Microsoft Word har en Mail Merge-funktion som länkar ett Word-dokument med information som lagras i en datafil, en så kallad datakälla. Datakällan kan vara en databas. Innan sammanslagningen kan du skapa och hantera en databas i Word. Databasen sparas som en Access-databasfil i Word.
Dricks
Du kommer faktiskt inte att utföra kopplingen, men du måste välja vilken typ av kopplingsdokument du gör innan du skapar databasen.
Huvuddokumentets layout
Öppna ett tomt Word-dokument.
Dagens video
På Utskick fliken, klicka Starta sammanfogning och välj Katalog. A Katalog dokumenttyp talar om för Word att skapa en lista och använda fält från en datakälla, till exempel en databas.
Anpassa databasfält
Klick Välj Mottagare och välj Skriv ny lista att öppna Ny adresslista dialog ruta. Använd den för att anpassa fälten som kommer att användas i databasen. Klick Anpassa kolumner. De Anpassa adresslistan dialogrutan visas.
- För att ta bort fältnamn, välj fältnamnet, klicka Radera och klicka Ja för att ta bort fältnamnet.
- För att redigera fältnamn, välj fältnamnet, klicka Döp om, den Byt namn på fält dialogrutan visas, ändra fältnamnet och klicka OK.
- Klicka på för att lägga till ytterligare fältnamn Lägg till, den Lägg till fält dialogrutan visas, skriv ett nytt fältnamn och klicka OK.
- För att ändra ordningen på fältnamnen, markera ett fältnamn och klicka Flytta upp eller Flytta ner.
Klick OK när du är klar. De Ny adresslista dialogrutan visar de anpassade fältnamnen i en tabell.
Ange databasinformation
Skriv in data i varje fält. Använd Tab-tangenten för att flytta från ett fält till ett annat. Klick Ny ingång för att gå till nästa post i databasen. Klicka inte efter att ha skrivit in den sista posten Ny ingång för att flytta till ett nytt rekord.
Gå igenom register och gör eventuella ändringar
- För att redigera en post, markera data och skriv ändringarna.
- För att söka efter en post, klicka Hitta, den Hitta inträde dialogrutan visas, skriv in sökord och klicka Hitta nästa.
- För att radera en post, klicka på fyrkanten till vänster om det första fältet, klicka Ta bort inlägg och klicka Ja för att ta bort posten.
Klick OK när det är klart.
Spara databas och huvuddokument
De Spara adresslista dialogrutan visas. Välj var du vill spara databasfilen, skriv in filnamnet och klicka Spara.
Dricks
Skriv endast filnamnet och Word lägger till filtillägget .mdb och sparar filen som en Microsoft Access-databasfil.
Spara huvuddokumentet, en tom katalog som länkar till databasen, om du bestämmer dig för att utföra en e-postsammanfogning senare. Stäng huvuddokumentet och Avsluta Word.
Visa databas
Navigera till Access-databasfilen och öppna den. Microsoft Access öppnas. Klick Office_Address_List under Tabeller rubrik och databastabellen som skapades i Word visas.
Gå tillbaka till databas och redigera data
Öppna huvuddokumentet i ord. De Microsoft Word dialogrutan visas. Klick Ja så att huvuddokumentet kan hämta information från databasen. På Utskick fliken, klicka Redigera mottagarlista. De Mail MergeMottagare dialogrutan visas. Under rubriken Datakälla väljer du databasfilnamnet. Klick Redigera och den Redigera datakälla dialogrutan visas. Redigera data. Klicka på när du är klar OK och klicka Ja för att uppdatera databasen. I den Mail MergeMottagare dialogrutan kan du förfina databasinformationen med hjälp av Sortera, Filtrera, Hitta dubbletter, Hittamottagare och Validera adresser alternativ.
Klick OK när det är klart. Stäng huvuddokumentet. Klick Spara. Avsluta Word.
Dricks
Du kan utföra en katalogkoppling i Word med den skapade databasen och huvuddokumentet.
