Hur man beräknar fält i en MS Access-rapport

Microsoft Access-rapport i designvy

Att bygga rapporter i Microsoft Access kan hjälpa användaren att fastställa resultaten av data som har filtrerats genom frågor och/eller lagrats i tabeller. När en Access-användare blir mer skicklig på att använda Access-rapporter, upptäcker hon att data inte bara kan visas, men beräknas genom en serie funktioner som är inbyggda i Microsoft Access-biblioteket. Att behärska dessa funktioner och rapportens funktioner kan göra vilken medioker rapport som helst till ett professionellt konstverk.

Steg 1

Öppna Microsoft Access. Öppna rapporten där du vill lägga till beräkningsfältet. Eftersom frågan handlar om rapporter bör användaren redan ha skapat en tabell och en fråga som rapporten kan läsas ur.

Dagens video

Steg 2

Gå in i "Designvy". Lägg till en textruta i avsnittet "Sidfot" i rapporten.

Steg 3

Högerklicka på textrutan (inte etiketten som är kopplad till textrutan) och välj alternativet "Egenskaper". "Egenskapsbladet" öppnas på höger sida av fönstret. Välj alternativet "Kontrollkälla" som finns i avsnittet "Alla" på "Egenskapsbladet". Klicka på knappen "...". Detta gör att uttrycksbyggaren öppnas.

Steg 4

Dubbelklicka på mappen "Funktioner" i den högra kolumnen. "Funktioner"-trädet öppnas. Välj mappen "Inbyggda funktioner".

Steg 5

Välj den funktion du vill utföra från listan längst till höger. Den mellersta kolumnen delar upp de olika funktionerna i separata kategorier.

Dubbelklicka på funktionen "Summa".

I uttrycksfönstret kommer du att se "Sum (<>)." Detta talar om för rapporten att lägga till alla värden från en viss datakälla.

Steg 6

Markera "<>" och tryck på "Delete"-tangenten. Dubbelklicka på mappen "Frågor" för att öppna frågeträdet, som visar alla dina projektfrågor. Enkelklicka på frågemappen så visas en lista med tillgängliga frågor i mittkolumnen. Dubbelklicka på frågan du använder för din datakälla. Frågan kommer att kallas "Weekly Costs."

Steg 7

Uttrycksfönstret visar nu "Summa (veckokostnader)."

Steg 8

Klicka på "OK"-knappen på "Expression Builder" för att stänga fönstret. Formeln Summa (Weekly Costs) visas i kontrollkällan på egenskapsbladet.

Steg 9

Kör rapporten för att se dina resultat.

Dricks

Om du känner till funktionerna du vill anropa kan du bara skriva in data i kontrollkällan och inte gå igenom uttrycksbyggaren. Tills du är bättre bekant med Access är det en bra idé att använda Expression Builder.

Varning

Den här artikeln är skriven för erfarna Access-användare.