Bildkredit: Goodshoot/Goodshoot/Getty Images
En telefonkonferens är ett gruppsamtal mellan kollegor, familj eller vänner. En person initierar samtalet och skickar informationen till de andra. Som namnet antyder håller du en konferens, eller möte, över telefon. Det finns ett antal för- och nackdelar med telefonkonferenser som du bör tänka på innan du väljer denna mötesmetod.
Du kan ställa in ett telefonkonferenssamtal på några minuter. Det finns telefonkonferenstjänster online som låter dig logga in, ställa in datum och tid för ditt samtal och hämta ett telefonnummer och ett personligt identifieringsnummer, eller PIN-kod, för att nästan distribuera till dina samtalsdeltagare omedelbart. Samtalsdeltagare har också stor flexibilitet. Uppringare kan lämna och återkomma till diskussionen när så önskas.
Dagens video
Förmåga att spela in
En annan fördel med telefonkonferenser är att du har bevis på vem som deltagit i samtalet och du kan även få samtalet spelat in. Så om det finns några tvister eller frågor om villkoren i ett muntligt avtal som gjordes via telefon, kan du helt enkelt hänvisa till inspelningen eller utskriften av samtalet. Du kan också maila en kopia av samtalet till varje deltagare. Detta kommer att hjälpa dina kunder, kollegor och anställda att bli mer effektiva. Om du till exempel diskuterade ett projekt som skulle slutföras, kan en anställd spela upp samtalet för att vara tydlig med sin roll i projektet.
Svårt att tjänstgöra
Vid ett normalt möte utses vanligtvis en person som parlamentariker över förhandlingen. Riksdagsledamoten är en neutral person som hindrar diskussionen från att vika utanför ämnet, förmedlar argument och håller mötet kort. Men när du har ett möte över telefon är det mindre troligt att folk respekterar och erkänner parlamentarikern. Som ett resultat kan en telefonkonferens vara svår att hantera och sköta.
Opersonlig
Eftersom denna telefonkonferens ersätter ett verkligt möte ansikte mot ansikte, kan detta vara ett mycket opersonligt sätt att bedriva affärer eller diskutera frågor med din grupp. Du kan inte titta in i en persons ögon när han pratar eller titta på hans rörelser för att mäta hans humör, mening eller avsikt. Det är svårare för medlemmar att utveckla en stark koppling till varandra. Om du ersätter möten ansikte mot ansikte med telefonkonferenser kan dina gruppmedlemmar med tiden börja kopplas bort från varandra.
