Hur man komprimerar filer innan du skickar dem via e-post

När du överför stora filer i ett e-postmeddelande riskerar du att överskrida storleksgränsen för bilagor, vilket gör att sändningen misslyckas. Att komprimera filer minskar deras storlek, vilket gör det lättare att skicka dem utan att nå dessa gränser. Några av de bästa kandidaterna för komprimering är stora multimediafiler som videor, foton och ljudfiler, eftersom dessa tenderar att överskrida storleksgränserna på egen hand - särskilt videor.

Flera komprimeringsformat används ofta, och att välja rätt beror på några olika faktorer. ZIP-komprimering är det vanligaste stödet och är mer universellt än andra, men det erbjuder mindre komprimering än format som RAR och 7Z. Dessa format kräver dock specialiserade program för att dekomprimera filerna. Formaten som din fils mottagare kan dekomprimera spelar en stor roll i ditt beslut. I de flesta fall gör detta ZIP till det bästa valet, eftersom ZIP-komprimering är integrerad med Windows, vilket eliminerar behovet av ytterligare plug-ins eller nedladdningar.

Den exakta processen för filkomprimering varierar beroende på vilket program du använder. För att använda Windows inbyggda ZIP-komprimering i Windows 7, högerklicka på filen eller mappen, för musen över "Skicka till" och välj sedan "Komprimerad (zippad) mapp" från den resulterande rullgardinsmenyn. För Windows 8, välj filen och klicka på "Dela" följt av "Zip". I andra program brukar man skapa arkivet, lägga till filer i det och sedan instruera programmet att komprimera. För specifika anvisningar, se dokumentationen för ditt arkiveringsprogram.

Hur liten du behöver den komprimerade filen att vara beror på vilken e-posttjänst du använder för att skicka den. Gränserna varierar från en leverantör till en annan, så du måste kontakta din specifika leverantör för exakta detaljer. Populära alternativ som Gmail och Yahoo begränsar dig till 25 MB per e-post, medan Outlook.com begränsar dig till 10 MB per e-post. E-postklienter är ofta liknande, med Microsoft Outlook som begränsar dig till 20 MB per bilaga, Windows Live mail begränsar dig till 10 GB per e-post och inte mer än 50 MB per fil, och Mozilla Thunderbird erbjuder obegränsad storlek.

Molnlagring erbjuder ett bra alternativ om din fil fortfarande överskrider din storleksgräns, oavsett hur mycket du komprimerar den. Genom att lagra den komprimerade filen på en molnserver som OneDrive, Google Drive eller Dropbox och skicka en nedladdningslänk till mottagaren sparar du den tid det skulle ta att bifoga filen och skicka stora filer -- även de som sträcker sig till flera gigabyte territorium. Detta är också ett bekvämare sätt att dela filen med flera personer, eftersom den bara behöver laddas upp en gång. Dina mottagare kan sedan ladda ner filen när det passar dem.