Excels sortering i flera nivåer hjälper dig att visualisera ditt bibliotek efter kategori.
Bildkredit: Bild med tillstånd av Microsoft
Även om många av Excels funktioner relaterar till beräkning och diagram av siffror, fungerar kalkylarksprogrammet också bra för att skapa en interaktiv lista. Genom att använda Excel, snarare än Word, för att katalogisera ditt hembibliotek, kan du sortera dina böcker efter vilken data du anger, begränsa vyn för att visa specifika författare och lägga till ytterligare information utan att bryta sidformateringen och layout. För att börja, ladda en bokkatalogmall och börja ange dina data.
Steg 1
Skapa en boksamling.
Bildkredit: Bild med tillstånd av Microsoft
Klicka på "Arkiv" och "Ny" i Excel 2013. Sök efter "boksamling" och välj "Boksamlingslista". Om du föredrar det kan du lägga ut ditt eget kalkylblad från repa istället, men att använda mallen automatiserar det mesta av formateringen och kolumndesignen och tillåter fortfarande anpassning.
Dagens video
Steg 2
Ta bort oönskade kolumner.
Bildkredit: Bild med tillstånd av Microsoft
Högerklicka på kolumnrubrikerna ovanför varje data som du inte vill spåra och välj "Ta bort" för att ta bort kolumnen.
Steg 3
Infoga och byt namn på kolumner
Bildkredit: Bild med tillstånd av Microsoft
Lägg till dina egna datakolumner genom att markera och skriva över oönskade kolumner, eller genom att högerklicka på en kolumnrubrik och välja "Infoga" för att skapa en ny kolumn. Ta bort, byt namn på och infoga så många kolumner du behöver för att skapa de katalogkategorier du vill ha.
Steg 4
Lägg till och ändra storlek på celler.
Bildkredit: Bild med tillstånd av Microsoft
Fyll i kalkylarket med dina böcker. Du behöver inte ange data i varje cell -- Excel kommer inte att ha några problem om vissa böcker saknar information. När du får ont om utrymme i mallen, dra handtaget i det nedre högra hörnet nedåt för att lägga till mer utrymme. Om en kolumn är för smal dubbelklickar du på stapeln efter kolumnhuvudet för att utöka kolumnen så att den passar den längsta texten.
Steg 5
Håll kolumntitlarna synliga.
Bildkredit: Bild med tillstånd av Microsoft
Välj den första raden under kolumntitlarna, öppna fliken "Visa" och välj "Frys rutor" från gruppen Fönster för att hålla titlarna synliga även när du scrollar ner på sidan.
Steg 6
Sortera katalogen.
Bildkredit: Bild med tillstånd av Microsoft
Välj "Sortera" från avsnittet Sortera och filtrera på fliken "Data" för att ordna om dina rader. Välj en kolumn att sortera efter och klicka på "Lägg till nivå" om du vill förfina sorteringen efter en annan kolumn. [Se referens 4.] När du trycker på "OK" omorganiserar Excel permanent dina rader - om du bryr dig om ordningen du skrev in dina böcker, skapa en kolumn som betecknar "Order tillagd" med stegvis ökande siffror före sortering.
Steg 7
Filtrera katalogen.
Bildkredit: Bild med tillstånd av Microsoft
Klicka på pilen vid en kolumnrubrik för att filtrera katalogen. Markera ett eller flera objekt från kolumnen och klicka på "OK" för att dölja alla poster som inte matchar de valda objekten. Filtrering ändrar inte dina data permanent – öppna filtret igen och välj "Rensa filter" för att visa hela kalkylarket igen.
Steg 8
Lägg till nya ark.
Bildkredit: Bild med tillstånd av Microsoft
Lägg till ytterligare sidor om det behövs, till exempel för att dela upp din katalog i "Fiction" och "Non-Fiction" kalkylblad. Högerklicka på det aktuella arkets flik, välj "Infoga" och välj boksamlingsmallen för att lägga till ytterligare en sida. För att byta namn på en sida, dubbelklicka på flikens titel.
Dricks
När du lägger till hundratals eller tusentals böcker, spara tid genom att söka efter varje bok ISBN online för att hitta och kopiera bokens data i Excel, istället för att gräva igenom upphovsrättssidan i varje bok och skriva info efter hand.
En handhållen USB streckkodsläsare kan ytterligare automatisera processen genom att importera varje bok ISBN till din dator.
Varning
Om du behöver jämföra flera relaterade uppsättningar data om dina böcker, till exempel om du driver en butik och vill behålla en databas över kunder, bokförsäljning och inköp, överväg att använda Access istället för Excel för att bättre organisera och spåra din katalog.
