Hur du säkerhetskopierar din data och håller den säker för alltid

När filmkritiker och funktionshinder förespråkar Jeff Shannon gick bort oväntat i december förra året konfronterades jag med förlusten av en långvarig vän, men också ett dataproblem. För flera år sedan hade Jeff nämnt att det fanns kopior av hans personliga och professionella författarskap som sträckte sig över nästan ett decennium endast på ständigt åldrande disketter. Jeff visste att jag höll några äldre system igång för just den typen av tillfällen, och vi kunde göra nya kopior av nästan alla de gamla filerna innan disketterna blev till damm.

Några veckor innan han dog frågade Jeff mig om samma filer. "Jag kan inte öppna dem nu - de är bara trams. Finns det något sätt att göra dem läsbara igen?”

Vi fick aldrig en chans att räkna ut detaljerna.

Idag litar de flesta av oss på digital lagring för våra livs viktigaste arbete, händelser och minnen. Jeffs situation belyser två vanliga problem: lagringsmedia varar inte för evigt, och modern programvara kanske inte kan läsa gamla filer. Sociala medier och att lita på vår data till molnet gör bara saker och ting mer komplicerade. Våra digitala liv finns inte bara på våra enheter, de är spridda över hela Internet. Hur kan vi bevara våra digitala arv och se till att de kommer att vara tillgängliga i framtiden? Här är en djupgående titt på hur du säkerställer att ditt digitala liv varar för evigt.

Media spelar roll

Innan vi börjar oroa oss hur för att spara måste du bestämma dig Vad att spara. E-post, appar, dokument och de foton och videor vi tar och redigerar läggs ihop, så se till att hålla koll på de saker du vill hålla fast vid under överskådlig framtid.

Tidigare har att spara data för eftervärlden inneburit att man gör en kopia och gömmer den någonstans – en låda, en skokartong, kanske till och med ett värdeskåp. Men precis som ett värdeskåp är säkrare än skosorten, är inte alla digitala lagringsmedier lika, och det finns ingen tydlig vinnare för att spara vår data på lång sikt. Här är alternativen:

Optisk: Skrivbara CD-, DVD- och Blu-ray-skivor är allmänt tillgängliga – men de är inte särskilt stora: CD-R-skivor rymmer bara 700 MB, DVD-R-skivor är vanligtvis 4,7 GB och Blue-ray-skivor på konsumentnivå är vanligtvis 25 GB. Jag skulle behöva 28 DVD-skivor bara för att göra en kopia av mina foton och dokument – ​​det är mycket skivvändning. Och dessutom, DVD-enheter går vägen för disketten. De flesta bärbara datorer har inte ens DVD-enhetsalternativ, och de försvinner också från stationära datorer. Kommer du att kunna läsa en DVD om tio år? Förmodligen inte lätt.

Ändå är optiska medier billigt om du behöver lagra mycket data – så billigt har Facebook utvecklat en robotsystem för att använda Blu-ray-media som "kyllagring" för data kan den sällan (om någonsin) behöva komma åt. Och Sony och Panasonic bara tillkännagav ett nytt "arkiv" Blu-ray-format som klarar upp till 1 TB per skiva. Sony hävdar att Blu-ray-skivor av arkivkvalitet bör hålla i över 50 år – men dessa produkter är riktade till företag och proffs, inte konsumenter. Dessutom kan alla skivmedier bli sönder.

"Vi ser DVD- och Blu-ray-media misslyckas hela tiden", säger Bin Iwata, en senior tekniker på en videoredigeringsstudio i Vancouver, British Columbia. "Ibland går en skribent dåligt, men ibland misslyckas skivor som bränts till tomma media i bulk inom några månader. När tomma media säger att den har en genomsnittlig livslängd på fem år betyder det halv att tomma media misslyckas på mindre än fem år. Du kastar tärning."

Kvaliteten på skrivbara optiska medier tycks variera kraftigt. Vissa aficionados svär blank media från japanska Taiyo Yuden är mycket pålitlig – men du kan inte hämta den på Costco eller Best Buy.

Hårddiskar: Traditionella enheter erbjuder billig kapacitet (1 TB externa enheter är under $70 just nu) och de är snabbare att läsa och skriva än optiska medier. Men hårddiskar är mekaniska enheter som snurrar i höga hastigheter och är beroende av komplexa komponenter och kretsar. Dessutom blir deras gränssnitt snabbt föråldrade. En USB 3.0- eller eSATA-enhet är lättillgänglig idag – men kan du fortfarande komma åt en FireWire 400-enhet? Vad sägs om IDE? Eller SCSI? Har du ens hört av SCSI? Exakt.

Hårddiskar har en typisk livslängd på två till åtta år, beroende på deras miljö och hur de behandlas. Men till slut misslyckas de alla.

Blixt: Solid State Drives (SSD) är för närvarande dyrare än optiska media eller traditionella hårddiskar, men de har inga rörliga delar – så de borde vara idealiska för långtidslagring, eller hur? Tja, ingen vet riktigt än, delvis för att tekniken fortfarande förändras. Flash-tillverkare hävdar vanligtvis att deras media kommer att lagra data i tio år; Men minnesceller i flashmedia förlorar så småningom sin laddning när de lämnas inaktiva och utan ström. Rapporter och uppskattningar varierar mycket beroende på hur lång tid det kan ta – jag har förlorat data på en noggrant lagrad minnesenhet på drygt ett år. Flash-enheter möter också samma gränssnittsproblem som traditionella hårddiskar: även om data är intakt, kommer du att kunna ansluta till enheten för att hämta den?

Oavsett vilket du väljer, finns det alltid möjligheten att dina data kommer att skadas. "Om du har ord avskurna från en fysisk bokstav eller några rader som har bleknat, kanske du kan sätta ihop dem igen eller, med ett foto, enkelt förstå innehållet i bilden baserat på omgivande oskadade områden”, säger Evan Fay Earle, insamlingsspecialist och koordinator för tekniska arkivtjänster på Cornell Universitet. "Om du har en skiva eller digital fil som lider av bitröta eller blir något förändrad under en överföring kan det vara mycket svårare att fixa."

Tekniker som (dyrt) ECC-minne och kontrollsummor kan hjälpa till att upptäcka när något har gått fel, men de är liten eller ingen hjälp (även för experter) för att korrigera data när den väl har blivit skadad.

Hur är det med molnet?

Molnlagring som erbjuds av tjänster som Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive, iCloud och otaliga andra kan tyckas lösa medieproblemet. Molntjänster tar på sig ansvaret för att hålla din data säker och online – och det är de också geografiskt avlägsen, så en brand eller översvämning som kan förstöra dina personliga arkiv skulle inte påverka en molnbaserat arkiv.

Den goda nyheten är att allt är sant. Dock kan molnlagringslösningar vara dyra i det långa loppet (till exempel kostar 50 GB iCloud-lagring $100 per år) och uppenbarligen kräver bredbandsinternet: om ditt internet går ner (eller du kanske är på resa) kan du inte bara komma åt dina data, du kan inte spara något antingen. Du måste också bestämma hur mycket du litar på molntjänstoperatörer för att säkra din data. När allt kommer omkring har vi kommit till den punkt där stora säkerhetsintrång blir vardagliga nyheter.

Trots dessa nackdelar är det ett klokt drag att använda molnet för minst en av dina lagringsmetoder.

Dataformat

Det är viktigt att spara data på media som kommer att vara läsbara i framtiden, men också att använda filformat som kommer att vara tillgängliga i framtiden. Det här är exakt problemet som min vän Jeff Shannon stod inför: han skrev mycket av sitt tidiga skrivande med en proprietär ordbehandlare, och formatet stöds nästan inte idag.

För att bevara dokument på lång sikt är det bäst att dela ut dem från proprietära format (som Photoshop och Microsoft Offices .doc och .xls) till Open Document Format (ODF), Open XML eller kanske PDF. Fotografer bör överväga att spara bilder i original råformat (om tillgängligt), okomprimerat TIFF-format eller alternativ som PNG eller JPEG. För ljud, spara den högsta okomprimerade WAV eller AIFF om möjligt. Video är tuffare, men förlustfri MPEG-2 verkar vara ett bra val. Om du vill geek ut, Library of Congress upprätthåller en omfattande referens om för- och nackdelar med arkivfilformat.

Sociala media

Glöm inte din sociala mediehistorik – din Facebook-tidslinje eller Twitter-flöde kan vara mycket viktig för dig under de kommande åren. Både Facebook och Twitter låter användare begära ett arkiv via e-post, som kommer som en komprimerad, HTML-formaterad ögonblicksbild av din tidslinje. De går att bläddra på egen hand, och båda tjänsterna har gjort ett bra jobb med att skapa ögonblicksbilder som borde vara tillgängliga i många år.

På Facebook, gå till Konto > Kontoinställningar > Ladda ner din information. På Twitter, gå till Konto > Begär ditt arkiv, och Google gör det möjligt för användare att säkerhetskopiera en mängd olika data. Många (men inte alla) sociala medietjänster har liknande funktioner.

Så vad är den bästa planen?

Om du tror att du kanske vill rädda ditt digitala liv för eftervärlden, här är de viktigaste sakerna att tänka på:

• Gör regelbundna säkerhetskopior. Säkerhetskopiera dina enheter enligt ett regelbundet schema. Helst bör du göra mer än en, hålla en på en annan plats.
• Gör arkiv. Lagra foton, video och ljud till det media som verkar mest förnuftigt, oavsett om det är optiska, flash- eller traditionella hårddiskar. Testa dessa kopior minst vartannat år, migrera dessa arkiv till färska (eller kanske andra) media vart tredje till femte år.
• Göra kopior. Gör mer än en kopia av ditt arkiv – om den ena har ett problem är det osannolikt att den andra har samma problem. Överväg att använda olika lagringsmedia för olika kopior.
• Förvara dina arkiv på en sval, torr plats. Det behöver inte vara ett klimatkontrollerat rum, men stora förändringar i temperatur och luftfuktighet minskar medias livslängd.
• Begär regelbundna säkerhetskopior av din sociala medieaktivitet. Lagra dem med dina arkiverade filer.
• Konvertera dokument och media från proprietära format. Öppna format kommer sannolikt att stödjas inom en avlägsen framtid.
• Överväg att kryptera ditt arkiv. Detta har en potentiellt stor nackdel: om du tappar bort ditt lösenord – eller eller om dekrypteringsmjukvaran inte är tillgänglig i framtiden – förlorar du allt. Men om det görs rätt är du inte sårbar om ditt arkiv försvinner eller blir stulet.

Vissa människor bryr sig inte om sina data – allt är tillfälligt och övergående. Men om dina data är viktiga, börja skydda dem nu. Den kommer inte att arkivera sig själv.

Bilder med tillstånd av Shutterstock

Redaktörens rekommendationer

• Varför nya SSD-enheter smälter ner och hur du skyddar din
• Ge dina dokument liv med dessa Prime Day-skrivarerbjudanden
• Hur du ställer in ditt Facebook-flöde för att visa de senaste inläggen
• Hur man lägger till externa spel till ditt Steam-bibliotek
• Hur du styr alla dina PC-fläktar med Fläktkontroll