Skillnaden mellan kontakter och adressboken i Outlook

Medan de flesta som är bekanta med Microsoft Outlook kanske använder det främst för att skicka och ta emot e-post, Outlook är ett kraftfullt program med många praktiska verktyg, inklusive en kalender, uppgiftshantering och anteckningar funktion. Ett annat nyckelelement i Outlook är dess förmåga att hjälpa dig att organisera dina kontakters personliga information, oavsett om de är kollegor eller personer utanför ditt företag. Det gör du med verktygen Kontakter och Adressbok.

Både kontaktfunktionen i Outlook och den globala adressboken påminner mycket om en elektronisk Rolodex, där du kan få tillgång till kontaktinformation för personer som du troligen har att göra med regelbundet. Men funktionen Kontakter är vanligtvis en lista över externa kontakter, medan adressboken innehåller information för personer som arbetar i ditt företag. Detta är en vanlig uppställning i affärsvärlden eftersom adressböckerna lagras på en Exchange Server och kan delas med alla i företaget.

Kontaktfunktionen är utformad för att hjälpa dig att snabbt få tillgång till information om personer som du har varit i kontakt med tidigare men som inte nödvändigtvis arbetar för ditt företag. Den globala adresslistan är utformad för att snabbt få dig i kontakt med kollegor eller företagsdefinierade adresslistor.

Även om verktygen Kontakter och Adressbok innehåller kontaktinformation, kan endast kontakterna redigeras av användare eftersom de lagras på din dator. Du kan lägga till nya kontakter, redigera information om befintlig kontakt och ta bort kontakter. Adressboken å andra sidan kan vanligtvis bara redigeras av en systemadministratör. För hemanvändare är listorna båda redigerbara.

Adressboken innehåller vanligtvis en lista över varje anställd och avdelning inom ett företag, inklusive en e-postadress, anknytning eller telefonnummer, titel och plats. Genom att klicka på en enskild post får du ytterligare kontaktuppgifter, såsom ett andra företagsnummer och postadress. En kontaktlista innehåller ett namn, visningsnamn och e-postadress. Genom att klicka på en enskild kontakt öppnas ett formulär med fält för mer information som kan anges, inklusive företag, postadress, befattning, telefonnummer och ett foto.

Både kontakter och adressboken hjälper dig att snabbt hitta kontaktinformation om personer så att du behöver inte slösa tid på att leta efter visitkort eller bläddra i företagskataloger. Överst i programmets gränssnitt har du sannolikt en liten ikon som ser ut som en öppen bok. När du klickar på den dyker en sökruta upp. Du kan ange ett namn i den sökrutan och välja om du vill titta i adressboken eller kontaktlistan.