Det är ibland användbart att spara en Excel-fil som vad som kallas en avgränsad textfil, där varje rad av kalkylarket är en textrad och cellerna i en rad separeras av ett tecken som kallas a avgränsare.
Bildkredit: grinvalds/iStock/GettyImages
Det är ibland användbart att spara en Excel-fil som vad som kallas en avgränsad textfil, där varje rad av kalkylarket är en textrad och cellerna i en rad separeras av ett tecken som kallas a avgränsare. Ett alternativ är att använda rörsymbolen | som en avgränsare, vilket kan vara användbart eftersom det inte visas i de flesta kalkylblad och inte kommer att förväxlas för ett tecken i en av cellerna. Du kan ha en fil i Excel export pipe avgränsad på en Mac eller PC.
Förstå kalkylbladsformat
Microsoft Excel och andra kalkylprogram som Apple Numbers och LibreOffice Calc har sina egna anpassade filformat som de vanligtvis använder för att spara och ladda data. Det är ofta bra för att lagra filer själv och skicka dem till andra som också använder samma kalkylblad program, men det kan ibland vara en utmaning att öppna dessa filer i andra program som inte alltid kan analysera dem perfekt.
Dagens video
En lösning på detta problem är att spara ett kalkylblad som det som kallas en avgränsad textfil, som helt enkelt är vanlig text där varje rad är på en separat rad och enskilda celler separeras med en avgränsare karaktär. Vanliga val för avgränsaren inkluderar kommatecken, semikolon, rörsymbolen | och nolltecknet, som inte är synligt.
Spara röravgränsade filer i Excel
Som standard sparar Excel avgränsade textfiler separerade med kommatecken, men du kan konvertera Excel till pipavgränsade textfiler inställningar eller annan valfri avgränsare genom att ändra inställningarna i ditt operativsystem, oavsett om du är på en Windows-dator eller en Mac.
I Windows högerklickar du på Startknapp och klicka Inställningar. Klicka sedan Tid & Språk, följd av Område. Klick Ytterligare datum, tid och regionala inställningar och klicka sedan under Regionalternativen Ändra datum, tid eller nummerformat. Klick Ytterligare inställningar på Formatera fliken och sedan på Tal flik, skriv en | symbol eller vilken symbol du vill använda i Listavgränsare rutan och klicka OK.
Om du använder en Mac klickar du på Apple-knappen längst upp till vänster på skärmen och väljer Systeminställningar från rullgardinsmenyn. Välj Språk & Region, klicka sedan på Avancerad knapp. Under Nummeravskiljare, ändra kommatecken för decimalavgränsaren till ett rör eller en annan symbol som du väljer och klicka OK. Observera att den nya symbolen inte bara kommer att användas för avgränsade filer utan kommer också att användas för att separera grupper om tusentals, miljoner, etc., i siffror som visas på din Mac, så du kanske vill ändra denna inställning tillbaka efter att du sparat en Excel-fil som pipe avgränsad.
På båda systemen kan du sedan använda Spara som menyn för att skapa en avgränsad fil. Välj under "Spara som typ". CSV (kommaavgränsad). Excel kommer att använda systemavgränsaren snarare än ett kommatecken.
Avgränsad text För- och nackdelar
Avgränsade textfiler är användbara eftersom du kan öppna dem i i princip vilket program som helst. Du kan till och med öppna dem i en textredigerare eller ordbehandlare och helt enkelt läsa dem som text, även om det kan ibland vara svårt att hålla reda på de olika kolumnerna om texten är olika lång på olika rader. De flesta kalkylblads- och databasprogram kan öppna dem, och det kan de flesta programmeringsspråk också. Av den anledningen används ofta avgränsade textfiler för att skicka data mellan program.
En nackdel är dock att de normalt sett inte innehåller någon av den formatering som en vanlig kalkylarksfil i Excel skulle ha, som typsnitt, textstorlekar och färger. Om denna formatering är viktig kan du överväga att använda en annan filtyp för att skicka data fram och tillbaka.
