Hur du städar upp din inkorg och håller skräpet borta

Tyngs din inkorg av gamla jobbmejl? Är det fyllt till bredden med skräppost från slumpmässiga butiker du handlat på en gång? Då är det definitivt dags att vårstäda den.

Om din inkorg är i behov av en djup digital declutter men du har ingen aning om var du ska börja, då är det här guiden för dig. Fortsätt läsa så kommer vi att gå igenom tips om hur du rengör den mer effektivt och hur du förhindrar att oönskad e-post täpper till din inkorg igen.

Fortsätt och massradera dessa skräppostmeddelanden

Det snabbaste sättet att minska röran (och förmodligen det mest tillfredsställande, för att vara ärlig), är att massradera en massa e-postmeddelanden. Och låt inte frasen "massradering" lura dig: Du kan radera massor av e-postmeddelanden på en gång och ändå hålla den riktad till specifika typer av e-post. Massradering betyder inte nödvändigtvis alltid att du bara slumpmässigt tar bort ett stort antal e-postmeddelanden. (

Generellt sett, om du vill rikta in dig på en specifik typ av oönskad e-post för massradering (som gamla reklammeddelanden från din favoritbutik), kan du vanligtvis bara söka efter det butikens namn eller e-postadress via din inkorgs sökfält, välj alla e-postmeddelanden som matchar dina kriterier från sökresultatsidan och tryck sedan på din e-postklients radera- eller papperskorgsknapp. E-postmeddelandena du valde kan sedan skickas till papperskorgen där de stannar under en viss tid och sedan automatiskt raderas permanent efteråt. Eller så kan du bara tömma papperskorgen själv för att påskynda den permanenta borttagningsprocessen.

Om du permanent har raderat alla e-postmeddelanden som du är bekväm med att bli av med och din inkorg fortfarande är rörig, är vårt nästa tips för dig.

Arkivera de e-postmeddelanden du fortfarande behöver behålla

Ibland är din inkorg rörig, men det är alla e-postmeddelanden du behöver behålla eller helt enkelt inte orkar skiljas med av någon anledning. (Det är okej. Ingen dom.) I det här fallet handlar det mindre om att ta bort e-postmeddelanden och mer om att flytta dem ut från din primära inkorg och till ett utom synhåll-men-fortfarande-säkert-och-tillgängligt arkiv. På så sätt kan du minska antalet e-postmeddelanden i din inkorg och fortfarande kunna komma åt arkiverade e-postmeddelanden när du behöver dem.

Ett bra exempel på detta är Gmails arkivfunktion, som låter dig arkivera enskilda meddelanden, massarkivera ett gäng av dem eller till och med flytta tillbaka dem till din inkorg om du vill. När du arkiverar meddelanden i Gmail går de till All Mail. Dessa meddelanden kommer fortfarande att visas i sökresultaten om du söker efter dem. I Gmail kan arkivering göras genom att helt enkelt föra musen över meddelandet och klicka på Arkiv ikonen som visas. Den här ikonen ser ut som en 3D-ruta med en nedåtriktad pil i mitten. Outlook har också en arkivfunktion.

Kalenderaviseringar: Ta bort de gamla och hantera kommande bättre

Om du använder en kalenderapp som är länkad till din e-postadress får du förmodligen e-postaviseringar för alla dina schemalagda möten och evenemang. Även om dessa aviseringar kan vara användbara påminnelser som håller dig på toppen av dina åtaganden, förlorar de snabbt sin användbarhet och blir rörig när dessa händelser är över. Så det är viktigt att ta bort dem när du inte behöver dem längre. Och om du inte har tagit bort dem medan du går, är det nu ett bra tillfälle att massradera dem.

Men vad händer om du faktiskt inte behöver dessa e-postmeddelanden i första hand? Du kanske kan förhindra att dessa e-postmeddelanden skickas överhuvudtaget. Om du till exempel använder Google Kalender kan du redigera aviseringsinställningarna för en viss händelse, inklusive att ta bort e-postaviseringar för den. Du kan till och med ersätta e-postaviseringarna med en annan typ av påminnelse, till exempel en skrivbords- eller telefonavisering istället. På så sätt kan du fortfarande bli påmind om dina kommande evenemang, men utan onödiga e-postmeddelanden.

Avsluta prenumerationen från dessa e-postlistor

Det här tipset handlar mer om förebyggande, vilket är nyckeln till att hålla din inkorg ren (och lättare att hantera) efter att du har gjort allt det hårda arbetet med att rensa bort den från första början. Din inkorg plågas förmodligen av reklammeddelanden och meddelanden från e-postlistor från företag och organisationer som du förmodligen inte interagerar med så mycket längre. Det är dags att avsluta prenumerationen från dem. I många fall ligger nyckeln till att avbryta prenumerationen på dem i själva de kränkande e-postmeddelandena: En liten avregistreringslänk längst ner i meddelandet. Så se till att e-postmeddelandet är legitimt innan du öppnar det (akta dig för skadlig programvara och bedrägerier). Om det är säkert att göra det, öppna meddelandet och scrolla ner till botten av det och leta efter en Säga upp knapp eller textlänk. Klicka på den länken. Du ska inte behöva göra mycket mer än så i de flesta fall.

Gmail erbjuder också sin egen avregistreringsknapp för dessa typer av e-postmeddelanden (inte alltid, men oftast). För att använda det öppnar du bara ett meddelande från en av dessa e-postlistor och letar efter avsändarens e-post ovanför meddelandet. Gmails Säga upp knappen ska vara till höger om avsändarens e-postadress.

Blockera oönskade avsändare

Ett annat tips för att förebygga röran i inkorgen: Alla behöver inte ha tillgång till dig. Om du behöver blockera individer från att skicka e-post till dig, använd sedan din e-postklients blockeringsfunktion för att göra det. Du kan vanligtvis få det gjort med bara några klick.

Här är ett annat Gmail-exempel på hur man blockerar en oönskad avsändares e-postmeddelanden: Öppna ett meddelande från avsändaren du vill blockera och klicka på den vertikala ikonen med tre punkter på höger sida av meddelandet. Välj från menyn som dyker upp Blockera [avsändarens namn]. Meddelanden från blockerade avsändare kommer vanligtvis att skickas till skräppost.

Skapa filter för att organisera de e-postmeddelanden du vill behålla

Du kan också hantera dina inkommande e-postmeddelanden bättre genom att använda filter. Istället för att bara låta varje meddelande komma genom din inkorg, kan du skapa filter som automatiskt tar bort eller arkiverar dessa meddelanden åt dig. På så sätt kan du hålla din inkorg ren utan att behöva göra mycket alls.

I Gmail kan du skapa ett filter via dess sökruta. Klicka bara på Visa sökalternativ ikonen i sökrutan. Den här ikonen ser ut som tre växlar staplade ovanpå varandra. I formuläret som visas anger du dina sökkriterier och klickar på Skapa filter. När du uppmanas, markera rutan bredvid den åtgärd du vill att Gmail ska utföra när ett e-postmeddelande som matchar dina sökkriterier tas emot. Klicka sedan på Skapa filter knapp. Med den här metoden kan du säga till Gmail att automatiskt radera eller arkivera inkommande e-postmeddelanden som matchar dina angivna kriterier.

Redaktörens rekommendationer

• Hur man skapar mappar i Gmail
• Hur du håller din Microsoft Teams-status aktiv
• Hur du säkerhetskopierar din dator
• Hur du rengör tangentbordet och musen på djupet
• 6 kabelhanteringstips för att hålla din teknik snygg

Uppgradera din livsstilDigitala trender hjälper läsare att hålla koll på den snabba teknikvärlden med alla de senaste nyheterna, roliga produktrecensioner, insiktsfulla redaktioner och unika smygtittar.