Gmail: 11 användbara tips och tricks

Skicka och arkivera i ett steg

Här är ett knep för att spara mycket tid. Klicka först på kugghjulsikonen och välj inställningar från den resulterande rullgardinsmenyn. Hitta avsnittet Skicka och arkivera och markera rutan bredvid Visa knappen "Skicka och arkivera" som svar. Detta lägger till en ny knapp när du svarar på ett e-postmeddelande. Genom att klicka på den kan du skicka ditt svar och automatiskt arkivera e-postmeddelandet, vilket tar bort det från din inkorg. Det är en gudagåva för dem som får oändliga mängder e-post, och en som håller din inkorg fri från skräp.

Aktivera och inaktivera flikar

Gmail har tre flikar – Primär, Social, och Befordran — och organiserar dina e-postmeddelanden åt dig automatiskt. Men visste du att du kan anpassa dessa flikar? Om du vill göra det klickar du på kugghjulsikonen i det övre högra hörnet och väljer Konfigurera inkorgen från rullgardinsmenyn. Detta gör att du kan lägga till nya flikar, som t.ex Uppdateringar och Forum, eller ta bort alla flikar som du inte gillar eller vill ha. Det är en praktisk bit av automatisk organisering när du känner dig överväldigad.

Se mer med inställningen Kompakt

När du klickar på kugghjulsikonen i det övre högra hörnet av Gmail är en av de första sakerna du ser i den resulterande rullgardinsmenyn ett alternativ att växla mellan Mysigt, Bekväm, och Kompakt visningslägen. Byter till Kompakt tar bort en hel del utrymme, vilket gör att du kan se mer e-postinformation på varje rad. Det är en bra inställning att gå med om du vill maximera din effektivitet och se så mycket information som möjligt i en blick.

Ta tillbaka ett olyckligt mejl

När du skickar ett e-postmeddelande i Gmail kommer du att märka en gul ruta som säger att e-postmeddelandet har skickats. Om du fångar det snabbt nog kan du faktiskt avbryta e-postmeddelandet medan det håller på att skickas. Om det redan har skickats, aktiveras det här alternativet Ångra Skicka, som låter dig rätta till ditt misstag med ett par klick. Om du inte ser funktionen klickar du på kugghjulsikonen i det övre högra hörnet och väljer inställningar från rullgardinsmenyn. Markera sedan rutan bredvid Aktivera Ångra skicka i avsnittet Ångra skicka. Här kan du också ställa in en avbokningstid på 5, 10, 20 eller 30 sekunder.

Skicka pengar direkt

Närhelst du börjar skriva ett e-postmeddelande Gmail kan du slå dollartecknet – eller pundtecknet, om du befinner dig i Storbritannien – för att använda det e-postmeddelandet som ett fordon för att skicka pengar. Det låter dig ange ett belopp och mata in, eller välja en betalningsmetod. När mottagaren får e-postmeddelandet kan de "aktivera" betalningen och transaktionen kommer att ske. Kan du bara använda PayPal? Ja, men det här alternativet är lika användbart när det gäller att göra snabba, små betalningar.

Använd Smart Reply för att spara tid på svar

I mobilversionen av Gmail finns för närvarande en funktion som heter Smart Reply. Den använder en del av Googles AI-teknik för att automatiskt skapa några snabba svar (något modellerade efter ditt e-postbeteende) som du omedelbart kan skicka. Dessa sträcker sig från ett grundläggande "tack!" till mer komplexa frågor baserade på e-postmeddelandet du svarar på. Det fungerar inte alltid, men för enkla svar kan det hjälpa dig att spara mycket tid på din mobila enhet.

Spara utrymme med Drive

Om du kan inte passa en fil i ett e-postmeddelande eller föredrar att inte bråka med bilagor, använd Google Drive istället. Varje Compose-fönster är utrustat med en Drive-ikon, som gör att du snabbt kan bifoga Drive-filer från din webbläsare. Det är också praktiskt om du behöver dela filer som inte är lagrade på enheten du använder... så länge Drive är ett av de vanliga lagringsalternativen.

Synergi med LinkedIn

En av de stora tilläggen att använda i affärsvärlden är Rapporterande, ett Gmail-tillägg som länkar avsändarens kontaktinformation med sociala medier, särskilt LinkedIn. Öppna ett mejl från någon med en LinkedIn-kontot och verktyget kommer omedelbart att visa sin profilinformation i ett sidofält, tillsammans med länkar till deras olika sociala medier konton. Det är ett av de bästa nätverksverktygen som finns tillgängliga om du regelbundet använder Gmail.

Använd standardsvar för att spara ännu mer tid

Gmail Labs är experimentella tillägg som du kan aktivera gratis. Labs finns inte alltid kvar, men Canned Responses har varit på blocket i flera år, så vi känner oss säkra på att rekommendera det. Gå över till kugghjulsikonen, välj inställningaroch klicka på Labs flik. Ett av labbet borde säga Sparade svar. Aktivera det och du kan skapa e-postmallar som du omedelbart kan kopiera till ett e-postmeddelande och justera efter behov. Det är idealiskt för kundservice eller för att spåra potentiella kunder.

Delegera några av dina e-postmeddelanden

Gmail erbjuder en tjänst som tillåter dig att inrätta en serie delegater. Dessa delegater har möjlighet att läsa och svara på dina e-postmeddelanden och till och med hantera dina kontakter, även om de inte kan chatta eller ändra dina inställningar. Att ställa in delegater är användbart om du är en upptagen proffs och behöver en anställd eller teammedlem att gå in och kontrollera de senaste svaren när du helt enkelt inte har tillräckligt med tid.

Prova IFTTT-konfigurationer

IFTTT eller "If This Then That" är en smart enhetsplattform som låter dig anpassa en mängd olika svar och scener för ditt smarta hem. Det fungerar också med många andra saker, inklusive Gmail. Här är några exempel på IFTTT-idéerna redan skapat av människor och redo att användas. Med rätt recept kan du spara filer direkt på Drive, automatiskt synkronisera Evernote och Todoist, utlösa aviseringar och utföra en massa andra användbara åtgärder. Hitta de alternativ som är bäst för ditt liv och du kan förvandla din Gmail-upplevelse till något dubbelt så användbart.

Redaktörens rekommendationer

• Google gjorde just detta viktiga säkerhetsverktyg för Gmail helt gratis
• Det här är de nya AI-funktionerna som kommer till Gmail, Google Dokument och Kalkylark
• Du kan använda kraften i ChatGPT i Google Presentationer nu
• Gmail får en stor visuell förändring, men du kan välja bort det
• Använd det här tricket för att göra dina onlinekonton supersäkra

Uppgradera din livsstilDigitala trender hjälper läsare att hålla koll på den snabba teknikvärlden med alla de senaste nyheterna, roliga produktrecensioner, insiktsfulla redaktioner och unika smygtittar.