Innehåll
- Steg 1: Förbered dina data
- Steg 2: Prova en rekommendation
- Steg 3: Anpassa din pivottabell
- Steg 4: Skapa dina egna pivottabeller från grunden
- Steg 5: Investera i lite lärande
Innan vi börjar, exakt vad är pivottabeller bra för? Enkelt uttryckt låter pivottabeller dig titta på samma data på olika sätt och från olika vinklar, för att göra det lättare att utföra djupgående analyser och att upptäcka viktiga trender. När du utvärderar försäljningsresultat, till exempel, kanske du vill titta på en enskild person, en specifik produkt eller en specifik tidsram. Med en pivottabell kan du skapa en informationspool och sedan enkelt ändra fokus från en sak till en annan – en analys som skulle vara tråkig att utföra manuellt.
Rekommenderade videor
Observera att du behöver den fullständiga versionen av Excel 2016 att använda pivottabeller. Universal Windows Platform (UWP) Windows 10 version av Excel inkluderar inte det och många andra avancerade Excel-funktioner. Slutligen, om du vill prova nya Excel-funktioner, gå med i Office Insider-programmet och kanske vara den första att uppleva en ny pivottabellfunktion.
Relaterad
- Så här hittar du din Windows 11-produktnyckel
- Microsoft driver ditt kontor. Microsoft 365 Personal vill sköta din familj också
Steg 1: Förbered dina data
Det kanske viktigaste steget i att använda Excel-pivottabeller är att noggrant organisera dina data. Det enklaste sättet att göra detta är att använda Excel-tabeller, som låter dig lägga till rader som kommer att inkluderas i din pivottabell när du trycker på Uppdatera. Men åtminstone vill du att din data ska vara i tabellform med informativa kolumnrubriker och med konsekventa data i kolumner.
Låt oss till exempel säga att du vill analysera försäljningsinformation för ditt företag. Du har sex säljare som säljer tre produkter i ett antal regioner. Dina produkter är skräddarsydda för varje kund och därför varierar priset. Här är en exempeltabell med fiktiv information för att ge dig en uppfattning om hur data kan organiseras med en pivottabell i åtanke.
Tabellen skapades helt enkelt genom att först ange data, sedan välja hela intervallet och sedan gå till Infoga > Tabell. Återigen, du behöver inte ta det här steget men det rekommenderas om du vill lägga till fler rader med data senare och göra det enklare att uppdatera din pivottabell.
Mark Coppock/Digital Trends
Steg 2: Prova en rekommendation
Excel är fullt av fiffiga knep för att göra det enklare att arbeta med data, och när det är möjligt kommer det att försöka gissa vad du vill åstadkomma och sedan automatiskt utföra några steg. Denna hjälpsamma karaktär demonstreras här av verktyget Recommended PivotTables, som tar en titt på dina data och erbjuder några logiska alternativ för hur man analyserar och presenterar saker.
För att använda en rekommenderad pivottabell, gå helt enkelt till Infoga > Rekommenderade pivottabeller. Excel kommer att presentera några alternativ för dig att överväga. I vårt exempel erbjuder Excel att skapa 10 olika pivottabeller som tar en titt på ett antal olika vinklar på vår försäljningsdata. Observera att det spelar roll hur du märker dina kolumner; Excel läser dessa rubriker och ger rekommendationer som är mest meningsfulla. Om du till exempel vill titta på försäljningspriser, använd inte termen "kostnad", eftersom Excel kommer att basera sin rekommendation därefter.
En rekommendation är "Summan av total försäljning per kund." Om vi väljer det alternativet fortsätter Excel att skapa pivottabellen.
Mark Coppock/Digital Trends
Observera att pivottabellen endast visar de data som är relevanta för vår nuvarande analys. På höger sida hittar du kriterierna som Excel använde för att skapa den i dialogrutan Pivottabellfält. Vi kommer att täcka vad vart och ett av dessa fält betyder i nästa avsnitt om anpassning.
Steg 3: Anpassa din pivottabell
Vart och ett av objekten i den här dialogrutan är viktigt för att avgöra hur din pivottabell ska fungera. Klicka på konfigurationskuggen för att ändra den här dialogrutans utseende till det som fungerar bäst för dig.
Val av fält
Här väljer du vilka kolumner som ska inkluderas i din pivottabell. Hur dessa data kommer att fyllas i pivottabellen bestäms av den typ av data som den representerar - Excel kommer att ta reda på om du ska lägga till en kolumn i din pivottabell eller lägga till fältets data i tabell. Om du till exempel väljer "Artiklar" antar Excel att du vill lägga till antalet artiklar för varje kund.
Mark Coppock/Digital Trends
Å andra sidan, om du väljer "Datum", placerar Excel data i tabellen och organiserar försäljningen efter när de inträffade.
Mark Coppock/Digital Trends
När du arbetar med dina egna pivottabeller kan du experimentera för att se hur tillagda och ta bort fält påverkar data som visas. Du kommer att upptäcka att Excel gör ett bra jobb med att göra val som är vettiga, men du kan också ändra saker om Excels val inte är vettiga.
Filter
Dra objekt från fältvallistan till avsnittet "Filter" om du vill begränsa vilka data som visas. Om du till exempel drar "Kund" till avsnittet "Filter", kan du enkelt visa endast data från en eller ett urval av kunder.
Mark Coppock/Digital Trends
Kolumner
Genom att dra fält till avsnittet "Kolumner" kan du utöka hur din data rapporteras. Återigen, när du drar ett fält till det här avsnittet kommer Excel att försöka ta reda på hur du vill att data ska presenteras. Om du till exempel drar "Datum" till avsnittet "Kolumner", visar Excel försäljningen som sammanfattad för den mest logiska tidsramen, som i det här fallet är per månad. Detta skulle vara användbart om din primära oro var hur mycket som såldes på månadsbasis med ett öga på kundernas köpmönster.
Mark Coppock/Digital Trends
Rader
På samma sätt kan du dra fält till avsnittet "Rader" för att bädda in olika data i pivottabellsrader. Återigen, om vi drar "Datum" till avsnittet "Rader", kommer Excel att dela upp försäljningen per kund per månad, men data kommer att sammanfattas av kund och inte per månad som i föregående exempel. I det här fallet är du mest orolig för hur mycket du sålt till varje kund, men du vill också upptäcka eventuella tidsbaserade trender.
Mark Coppock/Digital Trends
Värderingar
Slutligen avgör avsnittet "Värden" hur du analyserar din data. I alla våra exempel hittills har vi tittat på den totala försäljningen. Om du klickar på nedåtpilen i det här avsnittet kan du konfigurera dina värdefältsinställningar för att titta på en annan numerisk beräkning.
Mark Coppock/Digital Trends
Låt oss till exempel säga att du vill titta på försäljningsmedelvärden istället för total försäljning. Du skulle helt enkelt välja "Genomsnitt" i dialogrutan för värdefältsinställningar. Du kan också ställa in sifferformatet så att resultatet blir mest vettigt.
Mark Coppock/Digital Trends
Nu, istället för att ta hänsyn till den totala försäljningen per kund och sedan beräkna en totalsumma, tittar vi på genomsnittlig försäljning per företag och sedan genomsnittlig försäljning över hela företaget. Detta skulle vara till hjälp för att utvärdera vilka kunder som ligger över eller under genomsnittet i försäljning, till exempel, och som därför förtjänar mest (eller minst) uppmärksamhet. I vårt exempel kanske inte Acme Engineering och Jones Roofing förtjänar lika mycket försäljningsuppmärksamhet som de andra.
Det är uppenbart att pivottabeller erbjuder en mängd alternativ för att göra det enkelt att skära och tärna dina data. Tricket för att använda pivottabeller effektivt är att bestämma exakt vad du vill se innan du börjar tillämpa alternativ. Du vill också se till att dina data stämmer överens med hur du har lagt upp din tabell och hur du har namngett dina rubriker. Ju mer noggrann du är med att ställa in saker, desto effektivare blir dina pivottabeller.
Steg 4: Skapa dina egna pivottabeller från grunden
När du har lekt runt med pivottabellsfunktionen och fått lite förståelse för hur de olika alternativen påverkar din data, då kan du börja skapa en pivottabell från början. Processen liknar att använda en rekommendation, bara du går till Infoga > Pivottabell och väljer sedan manuellt din data som ditt första steg.
I vårt fall betyder det att vi väljer Tabell1, men vi kan också välja ett dataintervall eller hämta från en extern datakälla. Vi kan också bestämma om vi vill skapa ett nytt kalkylblad eller placera pivottabellen bredvid våra data på en viss plats på det befintliga kalkylbladet.
Mark Coppock/Digital Trends
När vi har gjort vårt val, presenteras vi med en tom pivottabell och vår Pivottabellfält-dialogruta.
Mark Coppock/Digital Trends
Att skapa vår egen pivottabell är då bara en enkel fråga om att välja fält och bestämma hur vi vill att data ska beräknas och visas. Låt oss säga att vi vill se hur säljarna presterade per månad, med en total försäljning för året. Vi skulle välja fälten "Säljare", "Datum" och "Total försäljning", dra fältet "Säljare" till avsnittet "Filter" och konfigurera värdena så att de visas som valuta. Excel lägger automatiskt till relevanta datumobjekt i avsnittet "Rader" och antar att vi vill se summor.
Mark Coppock/Digital Trends
Som standard visar Excel all data för alla säljare. Vi kan också välja en enskild säljare för att bara se hans eller hennes data. I det här fallet ser vi att Judy French hade försäljning på bara tre månader, även om hennes försäljningssummor var betydande. Det kan betyda att hennes försäljningsprocess var längre eftersom hon letade efter valar istället för fiskar - en värdefull slutsats, om den var korrekt. Att investera i en assistent för att hjälpa Judy att avsluta sin försäljning snabbare skulle kanske vara en bra idé.
Mark Coppock/Digital Trends
Steg 5: Investera i lite lärande
Om du vill få verkligen bra på att använda Excel-pivottabeller, investera lite tid i att lära dig lite mer om hur den använder de olika datatyperna. Microsoft erbjuder sina egna utbildningsresurser och det finns en mängd utbildare från tredje part att överväga.
I allmänhet innebär detta dock att man gräver i Excel på ett sätt som ligger utanför den här guidens räckvidd. Ändå, förhoppningsvis ser du nu hur pivottabeller kan vara ett kraftfullt verktyg för att analysera dina data, och det är relativt enkelt att komma igång så länge du har din data konfigurerad till rätt typ tabell. Och vi kan inte nog betona hur viktigt det är att veta vad du vill åstadkomma med din pivottabell innan du börjar.
Redaktörens rekommendationer
- Använder du Office? Din dator kan vara i fara på grund av denna Microsoft-ändring
- Hur man lösenordsskyddar en Excel-fil
