De bästa Slack-tipsen och tricken

Om du någonsin har arbetat på ett kontor, eller för ett företag med massor av anställda, är chansen stor att du har använt Slack tidigare - eller åtminstone hört talas om det. En populär meddelandeapp på arbetsplatsen med oöverträffad appintegration, Slack förändrar, på gott och ont, snabbt dynamiken i kommunikationen på arbetsplatsen.

Vidare läsning

• Bästa chattklienter för Windows och MacOS
• De bästa textmeddelandeapparna för Android och iOS

Även om grunderna i appen är lätta att lära sig, finns det massor av knep för att få ut det mesta av din Slack-upplevelse. Hur kan den där killen från bokföring lägga upp gifs så snabbt eller din chef lyckas hitta meddelanden utan att bläddra igenom en månads loggar? Vi visar dig hur - läs vidare för alla detaljer.

Anpassa dina aviseringar

Även om Slack kan hjälpa dig att känna dig mer inkluderad i det som händer runt ditt kontor, kan det snabbt komma ut till hands om du ständigt får onödiga uppdateringar som drar din uppmärksamhet bort från uppgiften på hand. Anpassa dina Slack-aviseringar, särskilt för de mindre relevanta kanalerna du fortfarande vill vara en del av, hjälper dig att hålla fokus på ditt faktiska arbete utan att vara besatt av vem som stal vems lunch eller annan avdelningsövergripande drama.

För att komma åt dina aviseringsinställningar, klicka på ditt teamnamn i det övre vänstra hörnet av skrivbordsappen och välj Preferenss. Aviseringsinställningar kommer att vara den första fliken. I mobilappen trycker du på de tre vertikala prickarna i det övre högra hörnet på skärmen och klickar inställningar längst ned i den resulterande menyn. Aviseringar bör vara den tredje fliken från toppen.

Härifrån kan du välja vilka typer av aviseringar (om några) du vill ta emot på din stationära eller mobila enhet. De kan anpassas efter kanal så att du bara får aviseringar för meddelanden som är viktiga för dig eller ditt team. Sökordsspecifika meddelanden varnar dig när ett specifikt ord eller en specifik fras dyker upp i ditt flöde. Du kan också anpassa hur aviseringar ska visas genom att ändra eller stänga av deras ljud. Förhandsvisningar av meddelanden kan också inaktiveras för ökad säkerhet, men det här alternativet är endast tillgängligt i skrivbordsversionen av appen.

När du verkligen behöver fokusera kan Slacks Stör ej (DND)-funktion också vara en riktig livräddare. DND snoozar alla dina inkommande aviseringar så länge du har funktionen aktiv. Det är också lätt att ställa in: Tryck bara på klockikonen bredvid ditt lagnamn och välj hur länge du vill att det ska aktiveras. Du kan också ställa in ett DND-schema för att säkerställa att du inte får några aviseringar utanför arbetstid. Om en teammedlem skickar ett direktmeddelande till dig medan du är i DND-läge, får de ett meddelande från Slack som meddelar dem. Om det är brådskande kan de välja att skicka igenom meddelandet ändå, så att du aldrig är helt oåtkomlig.

Skapa en unik arbetsyta

Chansen är stor att du kommer att spendera en hel del tid i Slack, även efter att du har fulländat ditt meddelandeschema. Varför inte piffa till det lite och ge din arbetsplats lite mer personlighet? Även om många av dessa anpassningar beror på ditt företags Slack-policyer, kan du åtminstone ändra färgen på ditt arbetsplatstema (eftersom bara du kan se detta) från samma fönster som din avisering inställningar.

Om ditt företag är villig att låta dig slappna av lite mer (haha), det finns flera andra sätt att förbättra din arbetsplats. För att göra det, klicka på ditt lagnamn igen och tryck Anpassa Slack nära botten av menyn. Detta öppnar ett fönster i din webbläsare som låter dig anpassa din arbetsplatss emojis, ladda meddelanden och Slackbot-svar (förutsatt att du har tillgång). Även om du definitivt kan gå den fåniga vägen och fylla dessa med roliga tillägg och skämt, visst inställningar, särskilt Slackbot, kan vara ganska användbara genom att tillhandahålla länkar eller svar på vanliga frågor frågor.

Ett bra exempel på att använda Slackbot för det större bästa är att ställa in ett svar så att när någon skriver "Wi-Fi-lösenord" eller "vad är Wi-Fi-lösenordet", kommer Slack automatiskt att berätta för dem lösenordet. På så sätt behöver du inte slösa tid på att skriva ut det för varje nyanställd eller glömsk kollega.

Bli organiserad

Även om Slack kan vara roligt på många sätt och hålla dig uppdaterad om utflykter och evenemang efter jobbet, är det först och främst ett sätt att hålla ordning och kommunicera med dina kollegor om viktigt projekt. Från att stjärnmärka kanaler och filer till att markera dem som viktiga till att skräddarsy din sidofält för att bättre passa dina behov, det finns många enkla sätt att hålla ditt arbete lättillgängligt.

För att stjärnmärka en kanal, gå till kanalen i fråga och tryck på den ofyllda stjärnan som finns direkt under kanalnamnet högst upp på skärmen. Den blir gul när den stjärnmärkts och kan enkelt stängas av genom att klicka på den igen. Stjärnmärkta kanaler flyttas över din kanallista i sidofältet. För att stjärnmärka ett meddelande, håll muspekaren över meddelandet för att få fram en liten popup-meny. Klicka sedan på stjärnknappen. Dessa är något annorlunda än stjärnmärkta kanaler och kommer att listas snyggt på ett ställe för att göra uppföljningen till en lek. Klicka bara på stjärnikonen i det övre högra hörnet för att se alla dina stjärnmärkta meddelanden.

Aktivitetsikonen direkt till vänster om dina stjärnmärkta meddelanden visar alla de senaste omnämnanden och reaktioner på dina meddelanden. Du kan också fästa meddelanden till en kanal som är viktiga för alla att se (eftersom stjärnmärkta meddelanden bara gäller dig) genom att välja Fler alternativ i menyn för muspekaren som visas och sedan Fäst till #[namn på kanal]. Du kan också ställa in påminnelser genom att klicka Påminn mig om detta i samma meny, eller genom att använda kommandot "/remind" för att påminna dina lagkamrater om att de fortfarande behöver svara på något. Om du bara behöver en plats där du kan skriva ner arbetsrelaterade tankar kan du också skicka ett meddelande till dig själv direkt.

Navigera lättare i Slack

Det finns mängder av knappar som är synliga i Slack-gränssnittet, och beroende på din arbetsplats kan det också finnas massor av användare och kanaler som kan göra saker förvirrande. Att bli bekant med vissa kortkommandon (som ofta kan nås genom att trycka på "Ctrl") runt appen kommer definitivt att hjälpa. Genom att trycka på "Ctrl+K" kommer till exempel upp Quick Switcher, som låter dig komma åt alla kanaler som du redan är en del av. För att hoppa tillbaka till föregående kanal, försök att trycka på "Alt" och vänsterpilen ("Cmd+[" på en Mac). Du kan också enkelt redigera ditt senaste meddelande genom att trycka på uppåtpilen och göra nödvändiga ändringar.

Installera appar

Det som skiljer Slack från andra arbetsplatsappar och budbärare är dess förmåga för att ansluta till tredjepartsappar du redan använder, till exempel Google Drive, Asana och Dropbox, bland andra. Detta gör det inte bara lättare att få ditt arbete gjort utan att ständigt behöva leta efter länkar på andra plattformar, det kommer också gör din Slack-upplevelse lite mer sömlös eftersom länkar du lägger upp kommer att utökas och bli mer synliga i appens användare gränssnitt. Övervakningsverktyg som PagerDuty, Statsbot och Trello kan också bryta ned barriärer för information på din arbetsplats. Du kan också ställa in spoilervarningar och andra appar för att göra din Slack-gemenskap mer intressant och inkluderande.

Förutom de många fantastiska produktivitetsappar, en av de bästa sakerna med workplace messenger är att den är sömlös integration med Giphy, en online databas med gifs som kan lägga till lite välbehövlig enfald till din arbetsdag och bryta väggen av text i din utfodra. Så hur använder du denna integration utan att leta igenom Giphys hemsida efter den perfekta gif-filen? Skriv bara "/giphy", ett mellanslag och nyckelordet du vill söka efter (exempel: "/giphy cats") i meddelandefältet i kanalen du vill lägga upp en gif. De flesta arbetsplatser kommer att sätta en åldersbegränsning för denna integration – om inte rekommenderar vi det – så att inga olämpliga gifs kommer in på din arbetsyta.

Andra mindre kända funktioner

Andra mindre kända funktioner i appen är dess förmåga att ringa ljud- och videosamtal till alla användare på din arbetsplats. För att göra det, klicka på deras namn och välj Ring upp från deras profil. För att städa upp skärmen, försök att använda "/kollapse" och "/expand", som antingen komprimerar eller utökar alla bilagor i den kanalen. Du kan också behålla din plats i en kanal genom att trycka på "Alt" och klicka på ett visst meddelande för att markera det (och alla meddelanden efter det) som oläst. Ett långt tryck kommer att visa samma alternativ i mobilappen.

Att veta skillnaden mellan @channel och @here är också avgörande för att inte irritera alla andra som använder appen. Att använda @channel-kommandot är förmodligen bäst att använda i nödsituationer, som om din webbplats är nere, nämligen eftersom det kommer att skicka ett meddelande till alla i den kanalen oavsett deras tidszon eller om de har DND aktiverad. Kommandot @here är ett mycket bättre alternativ när du försöker få folks uppmärksamhet, eftersom det bara kommer att meddela personer som för närvarande är online.

Använda fuskbladet för att formatera meddelanden som visas under meddelandefältet när du börjar att skriva, och sökfältet när du behöver hitta ett meddelande, är också praktiska verktyg som inte är ofta utnyttjas. Det finns till och med några avancerade sökalternativ som gör det lättare att hitta det du letar efter.

Från anpassade laddningsmeddelanden till kortkommandon, det finns massor av sätt att anpassa din Slack-upplevelse. Se bara till att faktiskt lämna lite tid till jobbet.

Redaktörens rekommendationer

• Slack vs. Disharmoni
• Få ut det mesta av GoToMeeting med dessa tips och tricks