Att skanna och skicka ett personligt eller affärsdokument som en e-postbilaga kan spara tid och pengar eftersom du inte behöver oroa dig för utskrifts- eller portoavgifter. Även om det är viktigt att välja rätt filformat är processen inte svår, och skanningsprocedurerna är i allmänhet desamma oavsett om du använder en fristående skanner eller en multifunktionsskrivare. Detsamma gäller för att bifoga ett skannat dokument till ett e-postmeddelande, eftersom procedurerna för bilagor i allmänhet är desamma i de flesta e-postprogram.
Välj en filtyp
De flesta skannrar låter dig välja mellan en PDF- och JPEG-fil. PDF-filen är det bästa valet för att skanna dokument som innehåller text eller vektorgrafik som inkluderar punkter, linjer, former och kurvor. Genom att använda detta format kan du också kombinera dokument med mer än en sida till en enda fil. JPEG-filformatet är ett bra val för fotografier, eftersom det låter dig komprimera bilddata och minska storleken på en stor fil.
Dagens video
Skanna dokumentet
Rengör skannerglaset med en ren mjuk trasa. Placera dokumentet med framsidan nedåt på skannerglaset. Rikta in det med hjälp av riktmärken längs glasets omkrets och sänk sedan locket. Välj "skanna" på skrivarmenyn, välj den dator du vill skanna dokumentet till, välj filtyp och starta skanningen. Som en alternativ metod, öppna programvaran du installerade under installationen och skanna dokumentet från din dator.
Spara och byt namn på den skannade filen
När skanningen är klar öppnas antingen Utforskaren eller Mina dokument automatiskt. Skanningen du just slutförde kommer att vara den sista på listan. Öppna och granska dokumentet för att se till att det har skannats korrekt och klicka sedan på knappen "Spara". Byt namn på filen från dess nuvarande namn, som Scan0001.jpg, till något mer beskrivande, till exempel "Företagstelefonlista", och spara filen på en lämplig plats.
Bifoga dokumentet till ett e-postmeddelande
Det finns två sätt att bifoga ett dokument till ett e-postmeddelande. I den första metoden högerklickar du på filnamnet från dess nuvarande plats. Från popup-menyn som visas väljer du "skicka till" och sedan "e-postmottagare". Ett nytt meddelandefönster öppnas med dokumentet redan bifogat. En andra metod är att öppna ditt e-postprogram och skriva ett nytt meddelande. När du är klar väljer du knappen "bifoga fil" längst upp i meddelandefönstret. Navigera till platsen där du sparar dokumentfilen, välj den och klicka på "infoga". Filen bifogas utan ytterligare åtgärd från din sida, och du kan sedan skicka e-postmeddelandet.
