Ställ in komplexa regler med flera villkor eller undantag för att hantera din e-post.
En upptagen e-postkorg kan snart fyllas med en blandning av brådskande och viktiga eller helt irrelevanta och triviala meddelanden. Ett sätt att sortera e-postvetet från agnarna är att sätta upp regler som automatiskt filtrerar meddelandena i olika mappar när de kommer till din inkorg. Outlook erbjuder många regelalternativ för att filtrera meddelanden efter nyckelord, avsändare, ämne, konto eller adressfält. En av de vanligaste filterreglerna leder vidare e-postmeddelanden från en specifik person eller grupp av människor - säg din chef, en kund eller medlemmarna i ett projektteam - från inkorgen till en dedikerad mapp. Använd funktionen Regler och varningar i Outlook 2013 för att filtrera och organisera dina e-postmeddelanden automatiskt.
Steg 1
Klicka på fliken "Arkiv".
Klicka på fliken "Arkiv" i huvudmenybandet från valfri skärm i Outlook.
Dagens video
Steg 2
Välj "Hantera regler och varningar."
Välj knappen "Hantera regler och varningar" på infoskärmen.
Steg 3
Klicka på "Ny regel".
Klicka på knappen "Ny regel" i dialogrutan Regler och varningar. Du kan också ändra inställningarna för befintliga regler från detta dialogfönster.
Steg 4
Välj en regelmall.
Välj din föredragna regelmall från listan i avsnittet "Välj en mall" i dialogrutan Regelguide. Outlook erbjuder regelmallar som täcker många e-postfiltreringsuppgifter. En av de mest använda reglerna filtrerar meddelanden från en person eller grupp av personer till en specifik mapp. Välj "Flytta meddelanden från någon till en mapp" och klicka sedan på den understrukna länken "personer eller offentlig grupp" i regelbeskrivningsrutan.
Steg 5
Välj en kontakt.
Dubbelklicka på varje kontakt i din Outlook-adressbok för att lägga till dem i fältet "Från". Klicka på knappen "OK".
Steg 6
Ange en mapp.
Klicka på länken "specificerad" i regelbeskrivningsrutan i dialogrutan Regelguide.
Steg 7
Välj mappen.
Klicka för att välja den Outlook-mapp som du vill använda för att lagra meddelanden som filtrerats av regeln. Panelen "Välj en mapp:" visar alla tillgängliga Outlook-mappar. Klicka på knappen "OK".
Steg 8
Klicka på "Nästa".
Granska dina regelinställningar. Du kan lägga till eller ta bort personer eller ändra mappdestinationen genom att klicka på dessa länkar i regelbeskrivningsrutan. Klicka på "Nästa" när du är redo att gå vidare.
Steg 9
Välj regelvillkor.
Klicka för att välja andra villkor som du vill inkludera i regeln; Om du till exempel aktiverar kryssrutan "endast skickat till mig" innebär det att Outlook kommer att tillämpa regeln endast på e-postmeddelanden som skickas enbart till dig.
Steg 10
Välj regelundantag.
Välj eventuella undantag från din regel; Om du till exempel väljer "utom om det bara skickas till mig" betyder det att Outlook inte följer regeln för e-postmeddelanden som skickas enbart till dig. Många av undantagen och villkoren inkluderar konfigurerbara åtgärder. Om du till exempel väljer undantaget "förutom om ämnet innehåller specifika ord", klickar du på den understrukna länken "specifika ord" och väljer orden som ska läggas till i regeln. Klicka på knappen "Nästa".
Steg 11
Lägg till ett regelnamn.
Ange ett namn för regeln i det tillämpliga fältet. Klicka för att välja "Kör den här regeln nu på meddelanden som redan finns i Inkorgen" om du vill tillämpa regeln på alla befintliga inkorgsmeddelanden. Klicka på "Slutför"-knappen för att slutföra installationen och avsluta regelguiden.
Steg 12
Tillämpa ändringarna.
Välj "Apply" och sedan "OK" för att implementera regeln och avsluta dialogfönstret för regler och varningar.
Dricks
Outlook erbjuder också ett filteralternativ som hjälper dig att söka igenom dina e-postmeddelanden efter meddelanden baserat på specifika kriterier som mottagningsdatum, viktighetsstatus eller om den hade en bilaga. Klicka på fliken "Hem", klicka på "Filter e-post" i gruppen Sök verktyg och välj sedan önskat e-postsökningsfilter från rullgardinsmenyn.
Skräppostfiltret i Outlook flyttar automatiskt misstänkta skräppostmeddelanden till mappen Skräppost. Du kan justera dessa inställningar för att blockera avsändare eller lägga till avsändare till en säker lista. Gå till "Hem", "Skräp" och sedan "Alternativ för skräppost" för att kontrollera och ändra Outlooks skräppostinställningar.
