Spärra semester i Outlook så att kollegor vet att du kommer att vara borta.
Bildkredit: Robert Daly/OJO Images/Getty Images
Med hjälp av Microsoft Outlook 2013, blockera semestertid i din kalender genom att helt enkelt boka ett möte med dig själv. Om ditt kontor använder Microsoft Exchange kan du anpassa automatiska svarsmeddelanden som bara går till personer i din organisation, samtidigt som du skickar ett annat meddelande till alla andra som skickar ett e-postmeddelande till dig när du är borta. Om du inte använder Exchange kan du fortfarande skicka automatiska svar på meddelanden från Outlook, men du måste lämna datorn på när du är borta.
Boka tid i din kalender
Steg 1
Öppna Kalender i Outlook 2013, dra markören över de dagar du kommer att vara på semester och högerklicka på det markerade tidsblocket. Alternativt kan du bara klicka på knappen "Nytt möte" och ange start- och sluttider i lämpliga menyer.
Dagens video
Steg 2
Skriv "Semester!" eller en annan tillämplig titel för din ledighet i rutan "Ämne". Ange en plats om så önskas i rutan "Plats". "Hawaii" fungerar alltid bra, även om du bara stannar hemma i en vecka för att titta på Netflix.
Steg 3
Klicka på rutan "Visa som" som finns i gruppen Alternativ under fliken Möte och välj "Out of Office" för att låta alla med tillgång till din kalender se när du är borta. Klicka på "Spara och stäng" för att slutföra dina semesterplaner - åtminstone vad gäller din Outlook-kalender.
Autosvar med utbyte
Steg 1
Klicka på "Arkiv"-menyn i Outlook 2013 och välj "Automatiska svar (Out of Office)." Om det här alternativet inte är tillgängligt har du inget Microsoft Exchange-konto. Fönstret Automatiska svar öppnas.
Steg 2
Klicka på alternativet "Skicka automatiska svar". Observera att fliken "Inuti min organisation" är vald.
Steg 3
Klicka på det stora textfältet och skriv meddelandet du vill skicka till alla inom din organisation när du är borta. Detta bör normalt inkludera det datum du kommer tillbaka. Om någon täcker för dig när du är borta kan du inkludera den personens kontaktinformation eller din nödkontaktinformation om så önskas. Använd formateringsalternativen ovanför textfältet för att anpassa formateringen precis som du skulle göra med alla e-postmeddelanden.
Steg 4
Klicka på fliken "Utanför min organisation" om du vill att Outlook också automatiskt ska svara till personer som inte arbetar i ditt företag. Klicka på alternativet "Autosvar till personer utanför min organisation". Välj antingen alternativet "Endast mina kontakter" eller "Alla utanför min organisation". Texten du använde för automatiska svar inom din organisation visas automatiskt i meddelandetextfältet. Redigera detta meddelande som du vill eller ta bort det och skriv ett annat meddelande.
Steg 5
Klicka på menyerna "Starttid" och "Sluttid" för att välja datum och tid när du ska åka på semester och när du kommer tillbaka till kontoret. Outlook kommer att skicka ditt automatiska svar under denna tidsperiod.
Steg 6
Stäng av automatiska svar om du kommer tillbaka tidigt genom att klicka på "Arkiv"-menyn och sedan klicka på knappen "Stäng av" under alternativet Automatiska svar.
Autosvar utan utbyte
Steg 1
Klicka på knappen "Ny e-post" i Outlook 2013. Skriv en lämplig rubrik på raden "Ämne", till exempel "Borta denna vecka", skriv sedan ett frånvaromeddelande i fältet "Meddelande".
Steg 2
Välj "Spara som" från Arkiv-menyn. Klicka på menyn "Spara som typ" och välj "Outlook-mall". Som standard är filtiteln densamma som din ämnesrad, men du kan ändra detta om det behövs. Klicka på knappen "Spara".
Steg 3
Klicka på knappen "Regler" på menyfliksområdet Hem. Välj "Hantera regler och varningar" från rullgardinsmenyn. Fönstret Regler och varningar öppnas.
Steg 4
Klicka på knappen "Ny regel". Detta öppnar guiden Nya regler. Klicka på alternativet "Använd regler på meddelanden jag tar emot" i avsnittet Börja från en tom regel. Klicka på "Nästa". En lista med alternativ visas för att filtrera vem som ska eller inte ska få ditt frånvaromeddelande. Du kan till exempel ange att meddelandet endast skickas till meddelanden när ditt namn står i "Till" fältet och inte "CC"-fältet, eller så kan du ange att svaret endast skickas till meddelanden med hög betydelse.
Steg 5
Välj alternativen för att avgöra vem som får eller inte får autosvaret. Om du lämnar alternativen tomma skickas autosvaret till alla som skickar ett e-postmeddelande till dig. Klicka på "Nästa".
Steg 6
Klicka på alternativet "Svara med en specifik mall" i avsnittet Steg 1 och klicka sedan på länken "en specifik mall" i avsnittet Steg 2. Ett navigeringsfönster öppnas. Klicka på menyn "Titta in" och välj "Användarmallar i filsystemet" och dubbelklicka sedan på mallen för automatiskt svarsmeddelande som du skapade för några minuter sedan.
Steg 7
Klicka på knappen "Nästa", granska dina val och klicka på "Nästa" igen. Klicka på "Slutför". Låt Outlook köras på din dator. Om datorn går i viloläge, stängs av eller om Outlook är stängt, skickas inte autosvarsmeddelandet till någon.
Steg 8
Tryck på "Sök"-ikonen på startskärmen i Windows 8.1, skriv "sleep" och välj "Ström- och viloinställningar". Klick menyn "Sömn" och välj "Aldrig". På en bärbar dator är detta endast tillgängligt i "När ansluten, stäng av efter" meny.
Steg 9
Stäng av autosvaret när du kommer tillbaka från semestern genom att gå tillbaka till alternativet "Hantera regler och varningar" från knappen Regler. Klicka på bockmarkeringen bredvid regeln för att inaktivera autosvaret och klicka på "Använd". Glöm inte att återställa datorns viloläge till det normala.
Dricks
Om ditt kontor använder Microsoft Exchange kan du göra en kollega till ombud för dina e-postmeddelanden och kalender när du är borta. Klicka på fliken "Arkiv" i Outlook 2013, välj "Kontoinställningar", klicka på "Delegerad åtkomst" och klicka sedan på "Lägg till". Skriv namnet på din kollega, välj den och klicka på "Lägg till". Du kan sedan ange vad delegaten kan göra, till exempel acceptera möten för din räkning, i delegatbehörigheterna dialog ruta. Din ombud kan sedan komma åt ditt konto.
