Använd din dator för att skapa en PDF-databas.
En PDF-fil (Portable Document Format) används ofta för att behålla all formatering av ett dokument som skapats i ett annat program, till exempel ett word-dokument, ett kalkylblad eller en komplex designfil. PDF-filer skapas och hanteras med Adobe Acrobat. För att skapa en PDF-databasfil är det bäst att skapa den först med en databas eller ett kalkylprogram, som Microsoft Excel. Sedan kan du konvertera filen till en PDF och lägga till Adobe Acrobats sökfält och indexfunktioner, vilket gör det enkelt för användare att söka i databasen.
Konvertera databas till PDF (Ref. 1, 2)
Steg 1
Öppna ett kalkylprogram på din dator och ange all data du vill inkludera i databasen. Om du använder ett databasprogram kommer du att kunna lägga in data mycket mer effektivt än om du skulle starta en PDF från början. Spara filen när den är klar.
Dagens video
Steg 2
Spara filen som en PDF om du använder ett program som tillåter det. Alla Microsoft Office-program ger denna möjlighet, så länge du redan har Adobe Acrobat installerat på din dator. Till exempel, i Excel, klicka på "Microsoft Office-knappen", rulla över "Spara som" och välj "PDF eller XPS." Skriv ett filnamn och klicka på "Publicera". I andra program kan du kanske skriva ut till PDF med Adobe PDF Skrivare. Öppna PDF-filen i Adobe Acrobat.
Steg 3
Konvertera filen via Adobe Acrobat om steg 2 inte är möjligt. Öppna Acrobat och klicka på "Arkiv, Skapa PDF, från fil." Välj kalkylarksfilen från dialogrutan "Öppna" och klicka på "Öppna". Filen kommer att konvertera och öppna ett nytt PDF-dokument. Klicka på "Arkiv, Spara som" för att spara filen.
Lägg till sökfunktioner (ref. 3, 4)
Steg 1
Öppna verktygsfältet "Sök" i Adobe Acrobat. Den kommer att vara öppen som standard, men du kan alltid hitta den igen genom att välja "Redigera, Hitta." Använd den för att hitta valfritt ord i dokumentet.
Steg 2
Använd fönstret "Sök" för att tillåta en mer komplex sökning. Klicka på "Redigera, Sök" för att visa den, eller klicka på pilen bredvid verktygsfältet "Sök" och klicka på "Öppna hela Acrobat-sökning". Den här funktionen är även tillgänglig för användare av Adobe Reader.
Steg 3
Skapa ett index för PDF-filen så att användare kan söka i databasen. För att lägga till ett index, klicka på "Avancerat, Dokumentbearbetning, Hantera inbäddat index." Klicka på "Bädda in index". Följ instruktionerna och klicka på "OK". Indexet kommer att inkluderas i PDF-filen när du distribuerar det till mottagare.
Saker du behöver
Adobe Acrobat
Kalkylprogram
