Hur man använder Google Drive

Google Drive är en molnlagringslösning med 15 GB lagringsutrymme tillgängligt för gratis och betalda planer, plus ytterligare lagring och funktioner. Google Drive är ett användarvänligt alternativ tack vare dess enkla gränssnitt och integration med Google Dokument.

Om du är ny på att använda Google Drive, ta en titt på följande guide för att ta reda på hur du skapar ett konto, laddar upp och laddar ner dokument, delar dina filer och får ut det mesta av tjänsten.

Komma igång

Åtkomst till Google Drive

Steg 1: Om du inte redan har en måste du göra det skaffa ett Google-konto innan du fortsätter med Drive. Det är gratis att registrera sig, och om du gör det får du smidig, synkroniserad åtkomst till alla Googles tjänster. Du måste betala en avgift om du vill ha mer än 15 GB lagringsutrymme, men om du väljer att göra det påverkar inte din möjlighet att använda tjänsten. Laddar ner Google Chrome skadar inte heller, med tanke på att den populära webbläsaren har flera tillägg och verktyg som integreras väl med Drive.

Steg 2: När du har registrerat dig (eller loggat in på ditt befintliga konto) kan du komma åt Drive via din webbläsare eller den dedikerade mobilappen, som för närvarande är tillgänglig för båda Android och iOS.

Navigerande

När du har loggat in på Drive klickar du på det flerfärgade plustecknet Ny knappen i det övre vänstra hörnet eller Min enhet, som är placerad mot mitten av skärmen. I mobilappen trycker du på cirkeln med plustecknet i det nedre högra hörnet. Detta öppnar en meny som låter dig skapa eller ladda upp en fil till Drive. Du kan skapa ett kalkylblad, word-dokument, bildspelspresentation, formulär, ritning och en massa andra saker via tredjepartsappar.

Vi kommer inte att gå på djupet om hur du använder vart och ett av dessa gratisprogram här, men här är några tips för att lära dig hur du snabbt använder dessa tjänster:

Tips 1: Knapparna över Drive är ganska enkla, men om du någonsin är osäker på vad en gör, håll bara muspekaren över den. Ett popup-fönster bör visas som förklarar knappens funktion.

Dricks 2: Om du någonsin har använt Microsoft Office - det vill säga Excel, Word eller PowerPoint - bör Googles programvara för Kalkylark, Dokument och Presentationer se bekant ut. De fungerar på liknande sätt och är utan tvekan mer intuitiva. Du hittar inte lika många avancerade funktioner som i Microsofts programvara, men Drive är gratis, så det är att förvänta sig.

Dricks 3: Medan du kan gå till primär Dokument, Lakan, eller Rutschbanor sida för att se alla filer av den typen på en enda plats, kan skapa mappar vara ett bättre sätt att hålla ordning. För att skapa en mapp, klicka på Ny knappen i det övre vänstra hörnet, välj Mapp, och namnge filkatalogen. Sedan drar du helt enkelt dina filer till den mapp du väljer från Drive-huvudsidan.

Du kan också stjärnmärka filer som du vill komma åt senare genom att klicka Lägg till stjärna i det objektets meny, men kom ihåg att de bara kan ses av den person som lade till dem och inte av de som du har delat ett visst objekt med.

Dricks 4: Ett annat sätt att snabbt hitta ett objekt på din Drive är att använda Sök i Drive fungera. Överst på varje sida finns ett fält där du kan söka efter en fil med dess namn eller filtyp. Om du trycker på den nedåtvända pilen i detta fält eller Fler sökverktyg, kan du specificera ännu mer och söka efter filer baserat på specifika kriterier, som datum eller vem du har delat filen med.

Få ut det mesta av Google Drive

Ladda upp och dela dokument

För att ladda upp ett dokument till Drive, klicka på antingen Ladda upp filer eller Filuppladdning knappen under Ny eller Min enhet, och välj en fil från din dator. Drive är utmärkt för personligt bruk, men det som skiljer den från andra molntjänster är dess kraftfulla samarbetsverktyg. Om du behöver arbeta på distans med någon i ett projekt kan du dela ett dokument med dem och göra ändringar tillsammans i realtid.

För att dela ett dokument efter att du har skapat det, klicka på Dela med sig knappen i det övre högra hörnet, lägg till dina medarbetare med deras e-postadresser och klicka på den blå Gjort knapp. När de har beviljats ​​åtkomst bör dokumentet dyka upp under Delade med mig fliken i deras Drive-instrumentpanel, och en länk till det delade dokumentet kommer också att skickas till deras e-postinkorg.

Du kan använda den delbara länken längst ned på Dela med personer och grupper menyn för att skicka filen via text eller annan meddelandetjänst. Klicka bara på Kopiera länk längst ner i den menyn.

När du är inne i ett delat dokument kan du se vem mer som för närvarande redigerar det genom att titta i det övre högra hörnet av fönstret. Samarbetspartners namn kommer att visas i olika färger (eller med deras kontobild), så att du snabbt kan skilja dem åt. Håll bara muspekaren över valfri färg för att se vem den representerar.

Ladda ner dokument och komma åt filer offline

En annan användbar Drive-funktion är möjligheten att visa och redigera filer även om du inte har tillgång till internet. Allt du behöver göra är att ladda ner Google Dokument offline tillägg för Google Chrome. När den har laddats ner - och aktiverats i din Drive-inställningar — du kan komma åt specifika filer (Dokument, Kalkylark och Presentationer) även när du är på resande fot eller utan internet under några timmar. En grå cirkel med en blixt genom den kommer att visas bredvid ditt filnamn i filfönstret, och låter dig veta när du är offline.

En av nackdelarna med detta är dock att du bara kan komma åt filer du har skapat och inte har delat med någon. Du måste också redan ha öppnat Google Drive i din webbläsare för att göra det. Data kan också nås offline via mobilappen, förutsatt att du har aktiverat funktionen inställningar i förväg.

Lägga till flera medarbetare via en Google-grupp

Om du vill dela ett dokument med en stor grupp människor kan du undvika att ange varje e-postadress individuellt genom att dela dokumentet med en hel Google-gruppen. Varje person i den gruppen (såväl som personer som läggs till i gruppen senare) kommer då att ha tillgång till vad du har delat.

Dela flera filer samtidigt

Behöver du dela ett gäng filer på en gång? Istället för att dela varje fil individuellt kan du flytta dem till en mapp och dela den mappen. Alla du delar mappen med kommer att ha tillgång till all data i den.

Konvertera dokument skapade med andra program

Om du har en dokumentfil skapad i ett annat program men behöver konvertera den till Google Drive, har du tur. Du kan göra ändringen snabbt, så länge dokumenten är korrekt formaterade. När du har flyttat den till Google Dokument kan du dela filen med alla medarbetare direkt. För att börja ladda upp din valda fil. O. skriv in den i Drive och en förhandsgranskningsskärm för dokument visas. Välj Öppna med från rullgardinsmenyn. Beroende på filtypen kan Google automatiskt komma med förslag på vilket program den ska öppnas med. Gör ett val från listan och konvertera filen till ett Google Dokument-format. Nedan finns filformaten som du för närvarande kan konvertera till Google Drive.

Återgå till en äldre version av ett dokument

En av de viktigaste nackdelarna med samarbetsprojekt är att det kan vara jobbigt att hitta en samarbetspartners redigering och korrigera den om de gör ett misstag. Det kan vara besvärligt att göra på livefiler där flera personer kan göra ändringar samtidigt. Google har gjort betydande framsteg för att minimera problemet för samarbetspartners. Drive sparar varje uppdaterad version av dina dokument i 30 dagar eller 100 revisioner, beroende på vad som inträffar först. Denna automatiska sparfunktion gör det enkelt att återgå till en äldre version av en fil, även om du måste återgå flera gånger.

För att återställa en tidigare version av ditt dokument, öppna filen du vill ändra. Klick Fil och Versionshistorik, sedan Välj Se versionshistorik. En ny skärm öppnas och en stapel visas på dokumentets högra sida. Den stapeln är nyckeln: den kommer att lista alla tidigare versioner i kronologisk ordning. Klicka på någon av dem för att få en förhandsvisning av den versionen. När du hittar korrigeringen du vill återgå till klickar du på den blå Återställ den här versionen knappen som visas högst upp på skärmen, och den ändras omedelbart. Denna revisionshistorik är också användbar eftersom den visar exakt vem som gjorde vilka ändringar. Om du märker att en person tenderar att vara mer problematisk kan du ändra deras redigeringsrättigheter till skrivskyddade rättigheter.

Redaktörens rekommendationer

• GPT-4: hur man använder AI-chatboten som gör ChatGPT på skam
• Hur du konverterar dina VHS-band till DVD, Blu-ray eller digitala
• Google gjorde just detta viktiga säkerhetsverktyg för Gmail helt gratis
• Wi-Fi fungerar inte? Hur man åtgärdar de vanligaste problemen
• Google backar på kontroversiella ändringar av Google Drive