Håll koll på dina elevers frånvaro och dröjsmål med en studentnärvarolista i Microsoft Access. Microsoft Access erbjuder många alternativ för att skapa en mängd olika tabeller, frågor och rapporter. Skapa en enkel närvarolista genom att använda tabeller och relationer. Skapa två tabeller som kommer att innehålla studentinformation och närvaroinformation, och koppla ihop dem med hjälp av uppslagsfält. Genom att använda ett tvåbordssystem minskar du redundans och förbättrar effektiviteten. Istället för att skriva ett fullständigt namn för varje post, kommer uppslagsfältet att autoslutföras efter att du skrivit in bara några bokstäver.
Steg 1
Skapa en "Student"-tabell genom att klicka på "Skapa"-fliken på menyfliksområdet högst upp på sidan och välja "Tabell". I "Designvy", skapa nya fält för studentnamn, år, telefonnummer och andra viktiga studentrelaterade information. Om inte studenter har unika student-id-nummer, behåll standardfältet "ID" som primärnyckel.
Dagens video
Steg 2
Spara tabellen som "Studenter" genom att klicka på CTRL+S. Växla till "Databladvy" genom att klicka på "Visa"-knappen på menyfliksområdet och välja "Databladsvy." Skriv in alla elevnamn och kontaktuppgifter i tabellen. Eftersom den här tabellen endast är avsedd för grundläggande studentinformation, ange inga datum eller närvaroinformation.
Steg 3
Skapa en "Närvaro"-tabell genom att klicka på fliken "Skapa" på menyfliksområdet och välja "Tabell". Behåll standardfältet "ID" som primärnyckel. Byt till "Designvy" och skapa ett nytt fält märkt "Student" och välj "Lookup Wizard" under fälttyp.
Steg 4
Ställ in alternativet för att slå upp ditt fält med "data från en annan tabell" och välj tabellen "Studenter" när tillfrågas i "Lookup Wizard". Välj "Elevens namn" som uppslagsfält och ställ in sorteringsordningen till Stigande. Fyll i "Lookup Wizard" och namnge fältet som "Student".
Steg 5
Skapa ett "Närvaro"-fält och välj "Lookup Wizard" igen för datatypen. Den här gången väljer du alternativet "skriv in de fält som jag vill ha" för att ställa in några fältval. Skriv in följande alternativ: ursäktad, oursäktad, sen och närvarande.
Steg 6
Skapa ett "Datum"-fält och ställ in datatypen på "Datum/Time" och skapa ett "Notes"-fält och ställ in datatypen som "text." Spara tabellen genom att klicka på CTRL+S och växla till "Databladvy." Granska och testa tabellen i "Datablad Se."
Tips och varningar
- Anpassa tabellerna för att matcha dina behov genom att lägga till nya fält som är specifika för din användning, som betyg, förälders namn och adress.
