Hur man skriver ut adressetiketter i Excel

Microsoft Excel fungerar som ett utmärkt program för att hantera e-postlistor. Stora e-postlistor är särskilt lätta att hantera i Excel samtidigt som de kategoriserar och organiserar kontakterna i ett anpassat format.

Excel- och CSV-format används för att importera och exportera listor från e-posthanterare, och cellindelningarna gör att du kan dela upp namn, adress och all annan relevant information i enskilda kolumner. Du kan också välja att placera hela kontakten i en enda cell.

Flexibiliteten för skickliga Excel-användare är bekväm, men att skriva ut etiketter direkt från Excel är inte lätt. Även om processen inte är alltför komplex, är den inte heller uppenbar, och du kan skapa en teknisk katastrof. Att använda en kopplingsprocess är det mest effektiva sättet att sätta upp etiketter för skrivaren.

Det snabbaste och mest effektiva sättet att skriva ut etiketter från din Excel-e-postlista är genom kopplingsprocessen. Denna process tar din organiserade Excel-information och sammanställer varje adress till en individuell etikett för skrivaren.

Även om detta låter enkelt, finns det en hake. Excel-arket måste formateras till en specifik layout som använder kolumner för varje kategori. Om du använde en annan metod när du skrev in adresserna är omformatering tidskrävande.

Helst börjar du om och kan skriva varje kontakt i rätt format. Om du redan har allt indelat i kategorier, kan de bara kräva enkla etikettändringar och justeringar för att uppfylla formateringskraven.

Konfigurera Excel-kalkylbladet med kolumnrubriker. Varje kolumn representerar en specifik kategori. Skapa en separat kolumn för förnamn, efternamn, adress, stad, stat och postnummer.

Informationen för varje individ sitter i en horisontell rad. Använd exakt stavning, förkortningar och versaler som önskas i varje fält. Använd t.ex. NV istället för Nevada om du inte vill stava till hela statens namn.

Tänk också på hur du vill att namnen ska se ut på etiketterna. Sättet du stilar bokstäver på är en fråga om personlig preferens. Vissa individer gillar att använda stora bokstäver, medan andra bara använder den första bokstaven i varje ord.

Du har också möjlighet att lägga till kolumner efter behov. Om du till exempel vill att den första raden på etiketten ska läsa företagsnamnet, ändra den första kolumnen för att återspegla denna information.

När kolumnerna är klara är nästa steg den tråkiga uppgiften att mata in för varje kontakt. Lägg till all data och gör en eller två omgångar med redigeringar för att säkerställa att allt ser bra ut.

Efter att kontakterna och all tillhörande information finns i kalkylarket markerar du allt inklusive kolumnrubrikerna. Du kan dra markören över alla fält samtidigt som du håller ned musknappen för att markera allt eller använda kortkommandot Välj alla, Ctrl+A.

När informationen är markerad, välj fliken märkt Formler och klicka Definiera namn. Skriv ett listnamn i rutan som dyker upp. Använd till exempel Bröllopsinbjudningar eller Julkort.

Om du skriver ut etiketter med någon regelbundenhet är det också användbart att lägga till ett datum i varje lista. Kontaktlistor uppdateras ofta och datumet ger dig en uppfattning om när listan senast uppdaterades. Det säkerställer också att du skriver ut den korrekta och senaste versionen.

Spara det nyligen namngivna Excel-kontaktarbetsbladet och avsluta dokumentet för att fortsätta med kopplingen.

Microsoft Word är där du skriver ut etiketterna. Excel är idealiskt för att organisera och vara värd för data, och det fungerar bra för att snabbt ladda listan i andra program. Microsoft Word har dock en inbyggd etikettutskriftsmall som lägger ut adresserna i det format som skrivaren kräver.

Sammanfogningsprocessen kombinerar Excel för möjligheten att organisera fälten och Word för möjligheten att formatera etiketterna för skrivaren.

Öppna ett nytt Word-dokument och klicka på Utskick fliken för att öppna en lista med alternativ. Klicka på rullgardinsmenyn för Starta sammanfogning för att visa en sekundär meny där du kan behöva klicka Starta sammanfogning igen innan du kan välja Etiketter för att öppna en meny med Etikettalternativ.

Vid det här laget behöver du information om skrivaren och etiketterna för att gå vidare. Du måste välja mellan skrivare med kontinuerlig matning och sidskrivare. Se din skrivarhandbok för att avgöra vilken typ du använder. Om du har en sidstilsskrivare kräver en annan rullgardinsmeny att du väljer den specifika typen av fack för din sidskrivare. Ett sidoinmatningsfack är ganska vanligt.

Välj sedan etikettleverantör. Varje leverantör har sin egen specifika layout, och detta är viktigt för skrivaren. Microsoft, Avery och många andra leverantörsalternativ listas i rullgardinsmenyn. Välj den som matchar etiketterna du köpte för jobbet.

Välj slutligen det produktnummer som motsvarar produktnumret på dina etiketter. Detta finns vanligtvis på förpackningen och inte själva etikettarken. Produktnumret talar om för din skrivare pappersmåtten för att säkerställa att utskriften är korrekt inriktad med etiketterna.

I sällsynta fall kanske produktnumret inte är tillgängligt för dina etiketter. Utskriften kan fortfarande gå framåt, men du måste manuellt mäta den individuella etikettstorleken. Du måste också veta hur många etiketter som finns på en sida och hur många som finns i varje kolumn och rad.

För att ange en anpassad etikettdimension, välj Detaljer alternativet i Etikettalternativ fönster för att visa layouten för etikettarket efter kolumner och rader. Ange marginaler, kolumner och rader i fältet. Klick OK om detta matchar din konfiguration. Om inte, klicka Avbryt och välj sedan Ny etikett och försök igen.

Skriv ett namn för dina etiketter så att måtten sparas för framtida referens. Vilket namn som helst räcker. Ställ sedan in måtten till den uppmätta höjden och bredden. Ange också rad- och kolumnlayouten. Gå vidare och klicka OK för att spara de nya storleksinställningarna klicka sedan på OK igen för att spara alla inställningar.

Vid det här laget har du etiketterna förberedda i Excel och Word-dokumentet formaterat korrekt för att skriva ut etiketterna. Nu måste du importera kontaktinformationen för att fylla i etiketterna.

Klicka på i Word-dokumentet Fil och då alternativ och Avancerad. Markera kryssrutan bredvid Bekräfta konvertering av filformat vid öppen och välj OK. Återgå till Utskick fliken och klicka Välj Mottagare för att öppna en rullgardinsmeny med alternativ. Välja Använd befintlig lista för att hitta din Excel-kontaktinformation på din dator. Välj filen och klicka OK. Denna process kopplar Excel-arket till Word-dokumentet. Även om programmen är anslutna är etiketterna ännu inte fyllda med informationen.

Det enklaste sättet att importera hela listan är genom platshållare. Platshållarbeteckningen motsvarar kolumnerna du skapade i Excel-filen. Till exempel skriver du <> där du vill att förnamnet ska visas på etiketten. Tänk på att den här sekvensen upprepas över alla etiketter.

En standardadresssekvens ser ut så här:

<> <>

<>

<> <> <>

Varje etikett motsvarar direkt en kolumn i ditt Excel-ark. Om du vill lägga till anpassad information måste den finnas i en märkt kolumn på arket. Sedan anger du fältet i din föredragna placeringssekvens för etiketten.

Om du ofta laddar listor med hjälp av kopplingsprocessen, finns det också en adressblockgenväg för att kombinera flera datafält under en enda <

Nu när etiketterna är inställda med sekvensen för varje fält kan du effektivt ladda hundratals eller till och med tusentals kontakter samtidigt som du skapar en konsekvent etikettsekvens för skrivaren. Brevkopplingen är idealisk för bulkkontaktlistor.

Du måste mappa sammankopplingen så att Word läser rätt kolumner från Excel. Återgå till Utskick fliken, klicka Matcha fält och välj Skriv och infoga fält. En ruta visas med ett antal etiketter listade bredvid listrutorna.

Etiketterna är vanliga delar av en adressetikett. Den listar Titel, Förnamn, Efternamn, Gatuadress, och så vidare. I motsvarande rullgardinsmenyer ser du kolumnetiketterna från ditt Excel-ark. Många av dessa kommer redan att matchas men se till att varje element är justerat och korrekt matchat. Det betyder när du skriver <>, den drar bara från Förnamn kolumnen i Excel-arket.

Nu när fälten är mappade och etiketterna är byggda klickar du Förhandsvisning i Utskick flik. Innan du bestämmer dig för att skriva ut, gör en noggrann förhandsgranskning för att se etiketterna. Dubbelkolla justeringen och formateringen med den här vyn.

Klicka på när du är redo att skriva ut Avsluta och slå samman under Utskick flik. Klick Skriv ut dokument för att skicka det slutliga jobbet vidare till skrivaren. Se till att skrivaren är fylld med ditt etikettpapper innan du skickar igenom jobbet.

Även om Excel är ett utmärkt sätt att köra en e-postkoppling, kan du också importera kontakter från Outlook. Outlook låter dig exportera kontakter till ett Excel-kalkylblad, där du kan använda processen enligt ovan.

Om du vill hämta kontakter direkt från Outlooks e-postprogram, dra upp din kontaktlista. Använda sig av Flytta+Kontrollera för att välja och markera flera kontakter tills varje önskad kontakt är markerad.

Gå till Hem fliken och välj Mail Merge. Välja Endast valda kontakter följd av Alla kontaktfält. Välj sedan Nytt dokument och Postetiketter som dokumenttyp.

Den här åtgärden utlöser ett nytt Word-dokument med en e-postkoppling. Välj Skriv och infoga fält under Utskick och se till att allt är korrekt justerat. Klick Uppdatera etiketter för att generera etiketterna.

Använd förhandsgranskningsfunktionen för att granska och se till att allt är korrekt justerat. När du har redigerat och gjort eventuella slutliga ändringar, förhandsgranska igen och kör sedan Avsluta sammanfogning och Skriva ut för att skicka jobbet till skrivaren.

Outlook är bra på att hantera kontakter, och det är enkelt att köra en sammanslagning från programmet. Alla har dock inte Outlook som e-posthanterare, och utskriftsetiketter-från-Excel-processen är fortfarande det bästa alternativet för att hantera kontakter.