Genom att komprimera ett avsnitt kan du tillfälligt dölja undersektioner för att få en bättre titt på raden ovanför eller under dem.
Bildkredit: Pinkypills/iStock/GettyImages
Att hantera en stor mängd data i Microsoft Excel kan kännas överväldigande. Genom att komprimera ett avsnitt kan du tillfälligt dölja undersektioner för att få en bättre titt på raden ovanför eller under dem. För att lägga till hopfällbara Excel-rader, välj helt enkelt de rader du vill komprimera och använd dispositionsfunktionen under fliken Data för att gruppera dem. Du kan sedan klicka på plus- och minussymbolerna till vänster för att komprimera och expandera, eller siffrorna överst för att komprimera alla och expandera alla.
Funktionen för att komprimera kolumner i Excel
Excel kan verka som ingenting annat än rutor med siffror ibland, med rader och kolumner som verkar fortsätta i det oändliga. Om du har att göra med ett stort kalkylblad, packat med massor av information, kan alla dessa rader och kolumner löpa tillsammans vilket gör det svårt att se vad som händer. Genom att använda programvarans
grupperingsfunktion, kan du skapa hopfällbara Excel-rader som gör det lättare att se huvudavsnitten.Dagens video
Tänk på grupperingsfunktionen som en disposition. Varje avsnitt har en huvudpunkt, med underpunkter under dem. Om du på något sätt kan dölja dessa underpunkter, kommer du att kunna få en överblick över ditt innehåll samtidigt som du fortfarande har underpunkterna där när du är redo att titta på dem. Om du vill gruppera kolumner med rubriker i Excel måste du dock tänka lite på hur du ska gruppera saker när du ställer in kalkylarket.
Fördelarna med att gruppera
En av de bästa sakerna med att kunna ställa in Excel komprimera kolumner är den gruppering du gör i förväg. Om du till exempel har en budget kan du använda grupperingsfunktionen för att sätta ihop alla objekt och sedan lägga ihop dem. Du kan ha en budget för varje avdelning och du vill räkna ihop hur mycket du kommer att spendera på varje avdelning
När du grupperar Excel-gruppkolumner med rubriker kan du enklare hantera data. Dina rubriker kan vara summan för varje område i den budgeten, med dina hopfällbara kolumner som raderna för varje område. När dessa områden väl har kollapsat har du bara summan för varje avdelning, vilket gör det lättare att jämföra budgetar för varje område.
Gruppera rader i Excel
Innan du kan använda funktionen för att kollapsa kolumner i Excel måste du först skapa grupper. Det finns flera sätt att göra detta. Den första är att använda dispositionsfunktionen, som fungerar om din data bara har en informationsnivå. Markera de celler du vill gruppera, klicka sedan på fliken Data och välj Outline, Group och Auto Outline.
Om automatisk kontur inte är ett alternativ, eller om du hellre vill anpassa vilka områden som är hopfällbara, kan du manuellt skapa hopfällbara Excel-rader i hela arket. Markera raderna du vill gruppera och välj sedan Disposition, Grupp, Grupp och Rader. Du kommer att se en stapel till vänster med en minusknapp. Upprepa denna process med andra rader som du vill ska grupperas.
Komprimera grupperade objekt
När du har ställt in allt, inklusive Excel-gruppkolumner med rubrik och staplarna till vänster om varje grupperat område, är du redo att komprimera. För att komprimera dina föremål, klicka på minusknappen till vänster om varje grupp. Gruppen kommer omedelbart att kollapsa, men all information kommer att finnas kvar, helt enkelt gömmer sig utom synhåll tillfälligt.
För att expandera gruppen du just komprimerade, klicka på plustecknet till vänster om gruppen. Allt kommer att se ut som det gjorde innan du grupperade dem. Du kan växla från att expandera till att komprimera vid behov. När du har flera grupper kan du expandera eller komprimera alla på en gång genom att klicka på siffrorna 1 för att komprimera eller 2 för att expandera.
