Hur man använder Avery 5160-etiketter i Excel

Avery-etiketter är en välkänd standardprodukt för kontor, och 5160-etiketterna (bland andra storlekar) är kompatibla med Microsoft-produkter. Du kan skriva ut Avery-etiketter från Excel, men processen kräver i slutändan en brevkoppling för att kategorisera etikettfälten och importera dem till ett etikettformat.

Under sammankopplingsprocessen ställer du in kolumner med data i Excel och matchar sedan dem med formateringsfälten i Microsoft Word. Processen är inte komplicerad, men det kräver tid att ställa in formateringen korrekt. Stora kontaktlistor eller andra former av data i Excel kräver också mer tid att slutföra.

Alternativet till att använda Excel med Word är att manuellt skriva ut varje etikett eller att köra en sammanfogning genom ett annat kompatibelt program som Microsoft Outlook. Alternativet Microsoft Outlook är attraktivt endast om du redan använder tjänsten som din e-posthanterare.

Avery-etiketter är standard i Microsoft Word-etikettformatering, och storleken är redan lagrad i en förinställning, vilket gör dem till ett utmärkt val för märkningsprocessen. Andra vanliga etikettmärken och layouter lagras också i etikettformateringen för Microsoft.

Innan du hoppar in i Excel och använder programmet för att vara värd för dina data, fundera på om Excel är den bästa användningen för just din situation. Om du gör ett litet antal etiketter – till exempel under 100 med minimal information – är det ett bättre alternativ att skriva in informationen direkt i ett etikettformaterat Word-dokument. Detta gäller särskilt för en engångslista.

Excel är idealiskt för att lagra en stor mängd information som en kontaktlista med namn, adress och annan information för hundratals eller till och med tusentals människor. Listor som ständigt växer och utvecklas är lätta att hantera i Excel.

Excel-arbetsboken är inte ett bra val för att skriva ut etiketter för den hanterade listan, men formateringen gör det enkelt att flytta data till andra program och format. Du kan till exempel enkelt ladda upp en kontaktlista till en e-posthanterare från Excel.

Använd Excel om informationen är viktig och kommer att se kontinuerlig användning. Annars kan du överväga att manuellt skriva in informationen direkt i ett Word-dokument.

I Excel formaterar du etikettfälten med kolumnrubriker. Till exempel, rubrik varje kolumn med ett specifikt fält som t.ex förnamn, efternamn, adress, stad, stat, postnummer, e-postadress och all annan information du behåller på kontakterna. Att skapa en kolumn för varje specifik datauppsättning är viktigt när det är dags att formatera etiketterna.

Varje rad motsvarar en enda kontakt eller datamängd. Att använda en kolumnrubrik för varje information maximerar din förmåga att placera var informationen sitter på etiketterna senare när du använder kopplingsprocessen. Spara nu Excel-kalkylbladet och avsluta programmet. Öppna sedan Microsoft Word för att köra sammanslagningen och skriva ut etiketterna.

Gå till Utskick fliken i det nya Word-dokumentet och välj Starta sammanfogning alternativ. Välj Etiketter och klicka Etikettalternativ. Det är här du formaterar Word-dokumentet för Avery 5160-etiketterna.

Välj skrivare med kontinuerlig matning eller sidskrivare baserat på den modell du använder. Under skrivaralternativen finns etikettalternativen. Välj rullgardinsmenyn för att se leverantörerna och välj Avery från denna lista.

En annan lista genereras med alla Avery-etikettstilar. Klicka på 5160 modelletiketter och välj OK. Word-dokumentet dimensionerar etiketterna för att matcha det exakta avståndet och designen som krävs.

Klicka nu Fil och välj Avancerad möjlighet att ansluta Excel till Word. Markera Bekräfta konvertering av filformat kryssrutan och välj OK. Återvänd till Utskick och klicka Välj Mottagare för att hitta din Excel-fil. Välj filen för att slå samman informationen med Word.

Formatera hur din data ska se ut på etiketterna även i inställningarna för utskick. Använd <> styling för att lägga ut informationen. Detta korrelerar med kolumnerna du skapade tidigare i Excel. Du kan konfigurera denna information på vilket sätt du vill.

En adressetikett innehåller vanligtvis namn, gatuadress, stad, stat och postnummer. Du kan också lägga till ett företagsnamn eller något anpassat fält så länge det finns i en Excel-kolumn. Formatera varje kolumnrubrik på exakt det sätt du vill att den ska visas. Detta inkluderar avståndet mellan ord och raden där det finns.

Justera också teckensnittsinställningarna i detta område. Att använda standardteckensnittet som mappas från Excel fungerar bra, men anpassad stil är ett enkelt alternativ för etiketter. Kör bara en förhandsgranskning efter sammanslagningen för att se till att teckensnittet och textstorleken passar på etiketten.

Nu är Avery-etiketterna formaterade och informationen är kopplad. Klick Matcha fält under Utskick och se till att kolumnrubrikerna från Excel matchar <> formatering som du använde tidigare. Om allt stämmer, gå framåt. Om inte, använd rullgardinsmenyerna för att justera tills alla fält matchar. Detta mappar Excel-kolumnerna till etiketterna.

Klick Avsluta och slå samman under fliken Utskick för att slutföra processen. Klick Skriva ut för att skicka jobbet till din skrivare. Placera Avery-etiketterna i skrivarfacket innan du utför utskriftsfunktionen.

Gör också en förhandsgranskning för att dubbelkontrollera justering och avstånd och för att lokalisera eventuella fel. Etiketter och skrivarbläck är dyra, och dubbelkolla filen säkerställer att du inte behöver skriva ut mer än en gång.

Det finns ett alternativ till att köra en koppling mellan Excel och Word. Alternativet Outlook är specifikt för kontaktlistor, men det erbjuder en enkel metod för att ladda kontakter från Excel till kontakthanteraren i Outlook.

Om du har e-postkontakt med någon på listan är den här funktionen särskilt användbar. Gå in i Outlook och välj Lägg till kontakter och välj Från fil. Du kan använda Excel eller en vanlig CSV-fil för att uppnå samma resultat. Välj filen och importera allt till Outlook-hanteraren.

Nu är det en mycket kortare process att köra en sammanslagning i Word. Välj alla önskade kontakter med hjälp av Flytta+Kontrollera tangentbordskommando för att markera flera kontakter.

Gå till Hem fliken i Outlook och välj Mail Merge följd av Endast valda kontakter. Välj de kontaktfält du vill ha på etiketterna eller klicka Alla kontaktfält att överföra allt. Välja Nytt dokument och välj typ av dokument. Postetiketter är det mest uppenbara urvalet på listan.

Den här åtgärden startar att ett Word-dokument öppnas och all kontaktinformation är mappad och klar. Du måste fortfarande använda Word för att välja Avery-etikettstilen, men processen är densamma som ovan.

Om du är försiktig, ange Skriva och Föra inFält avsnitt i Word för att dubbelkolla mappningen. Du kan också köra en förhandsgranskning för att säkerställa att allt är korrekt upplagt och redo att skrivas ut. Annars är du redo och kan skriva ut etiketterna snabbt med hjälp av Outlooks sammankopplingsprocess.