Bildkredit: Jupiterimages/Pixland/Getty Images
Microsoft Word ger användare funktionen att skapa enkla formulär och samla in data i ett standardformat. Tabeller i Word-dokument kan också organisera data. Word kan exportera dessa data till ett filformat som kan nås av Microsoft Excel eller databasprogram som MS Access. ".TXT" och ".RTF" anger universella filformat för text respektive Rich Text Format. Att spara en kopia av data i båda formaten säkerställer att data kan importeras till ett Excel-kalkylblad. Export- och importguider i Word och Excel ger användarna alternativ och förhandsvisningar av hur data formateras.
Word-dokument
Steg 1
Starta Microsoft Word och öppna önskat datadokument genom att välja "Öppna" under "Arkiv" i den övre menyraden (eller under Office 2007-bandet), välj filen och klicka på knappen "Öppna".
Dagens video
Steg 2
Kontrollera att varje dataenhet i Word-dokumentet är separerad av en tabb eller ett kommatecken och att varje post är separerad med en radbrytning.
Steg 3
Konvertera alla tabeller till text genom att välja "Välj" under "Tabell" i den övre menyraden och välja "Tabell". Välj funktionen under "Verktyg" för att "Konvertera tabell till text" och välj alternativet att separera data med antingen en "Tab" eller ett "Komma" innan du klickar på "OK"-knappen i dialogrutan låda.
Steg 4
Välj "Spara som" under "Arkiv" i den övre menyraden och skriv in namnet på dokumentet.
Steg 5
Välj "Rich Text Format (.rtf)" eller "Textfil (.txt)" från rullgardinsmenyn bredvid "Format" och klicka på knappen "Spara".
Data från Word Form
Steg 1
Starta Microsoft Word och öppna formuläret genom att välja "Öppna" under "Arkiv" i den övre menyraden, välj önskad fil och klicka på "Öppna"-knappen.
Steg 2
Välj "Alternativ" under "Verktyg" i den övre menyraden och klicka på fliken "Spara".
Steg 3
Markera alternativet "Spara data endast för formulär" för att markera rutan och klicka på knappen "OK".
Steg 4
Välj "Spara en kopia" under "Arkiv" i den övre menyraden.
Steg 5
Skriv in namnet på dokumentet och välj "Textformat (.txt)" som filtyp innan du klickar på knappen "Spara". En filkonverteringsguide öppnas för att korrekt kartlägga data.
Steg 6
Granska data som visas i filkonverteringsguiden och kontrollera att varje dataenhet identifieras inom citattecken och separeras med kommatecken. Bekräfta att tomma datafält är registrerade som ett tomt mellanslag mellan två citattecken innan du klickar på knappen "OK".
Importera data till Excel
Steg 1
Starta Microsoft Excel och öppna en tom arbetsbok.
Steg 2
Klicka på den första cellen i kalkylarket och välj "Importera externa data" under "Data" i den övre menyraden.
Steg 3
Välj alternativet "Importera data" och starta en textimportguide.
Steg 4
Granska varje steg i textimportguiden för att se till att fälten är korrekt mappade genom att välja "Avgränsade" alternativ och förhandsgranskning av distributionen av data på kalkylarket i förhandsgranskningsfönstret längst ned i dialog ruta. Klicka på knappen "Nästa" för att navigera genom textimportguiden och klicka på knappen "Slutför" för att stänga guiden och överföra data.
Steg 5
Spara den konverterade datan i Excel-format genom att välja "Spara" under "Arkiv" i den övre menyraden, skriv in filnamnet, välj "Excel-arbetsbok" som filformat och klicka på "Spara"-knappen.
Dricks
Enstaka datamängder som från formulär importeras till ett Excel-kalkylblad och skapar en inaktiverad andra rad. För att fortsätta importera data rekommenderar ComputorCompanion.com att du helt enkelt väljer den tredje raden i kalkylarket för att infoga data och tar bort den andra, oanvändbara raden. Användare av Microsoft Office 2007 (d.v.s. Word och Excel) kan komma åt funktionerna via det övre verktygsfältet och Office-bandet i applikationerna.
