![Tonårsflickor som använder en dator](/f/2a62a125034694348816bac29add4b1c.jpg)
Inledande uttalanden berättar för läsarna vad mejlet handlar om.
Bildkredit: BananaStock/BananaStock/Getty Images
Affärsmeddelanden följer vanligtvis antingen ett direkt mönster eller ett indirekt mönster. Det är ett sätt att organisera informationen som kommuniceras i meddelandet, beroende på om huvudidén är bra, dåliga eller neutrala nyheter. Välj det mest effektiva mönstret för dina affärse-postmeddelanden beroende på hur du tror att din läsare kommer att reagera på huvudidén.
Använda direkt e-post för att komma till sak
I direkta e-postmeddelanden går huvudpoängen i början, följt av detaljer, förklaringar eller bevis som stöder det. Ett e-postmeddelande organiserat på detta sätt sparar läsaren tid genom att komma till syftet med meddelandet direkt. Det hjälper också läsaren att sätta detaljerna som följer i sammanhang och perspektiv. Detta förhindrar att läsaren blir frustrerad av att behöva vada igenom informationsstycken för att hitta huvudpoängen. Det direkta mönstret fungerar bäst om din läsare ska vara mottaglig för huvudpunkten, inte motståndskraftig.
Dagens video
Skicka positiva och neutrala meddelanden
Om din läsare kommer att vara nöjd, milt intresserad eller neutral (inte kommer att ha känslor för det på ett eller annat sätt), använd det direkta mönstret. Överväg ett e-postmeddelande från en kund efter ett bud för att uppfylla ett kontrakt. Om du vinner kontraktet börjar brevet med något i stil med "Ditt bud har granskats och vi är glada att kunna erbjuda din handla kontraktet." När huvudpoängen är goda nyheter eller neutrala nyheter, kommunicera det direkt och följ upp med detaljer. De flesta e-postmeddelanden kommer att använda detta tillvägagångssätt, inklusive de som handlar om rutinuppgifter, beställningar och bekräftelser.
Använda indirekt e-post för att göra en poäng
I indirekta e-postmeddelanden går huvudpoängen senare i meddelandet, efter detaljerna, förklaringarna eller bevisen. Att använda det indirekta mönstret i ett e-postmeddelande visar att du respekterar din läsares känslor, som kan skadas av huvudpoängen. Genom att bygga upp till det låter du din läsare vara mer beredd att ta emot det. Det är också ett försök att uppmuntra läsaren att höra av sig om du uttrycker en huvudidé som kommer att uppröra läsaren direkt i början av ett meddelande, han eller hon kan sluta läsa. Sammantaget är målet att minimera eventuella negativa reaktioner som din läsare kan få.
Skicka negativa eller känsliga meddelanden
Om din läsare kommer att vara ointresserad, missnöjd eller fientlig, använd det indirekta mönstret. Överväg e-postmeddelandet från klienten igen. Om du inte vann, börjar brevet annorlunda: "Tack för att du lämnade in ett anbud för att arbeta med vårt kontrakt. Vi granskade varje bud noggrant, etc." Huvudpunkten, som du redan tror att du vet, men fortsätter att läsa ändå, kommer mycket senare. Använd ett indirekt e-postmeddelande när huvudpoängen är dåliga nyheter, till exempel när du avslår en begäran eller avslår ett anspråk. Detta tillvägagångssätt fungerar också bra när du försöker sälja något eller delar känslig information.