Det bästa sättet att spara e-postmeddelanden från Outlook

När du använder Microsoft Outlook för ditt e-postkonto vill du se till att du kan hålla reda på alla dina meddelanden och att du kan hänvisa tillbaka till dem när du behöver. Det är därför det är viktigt att förstå vad som är det bästa sättet att spara och lagra dina e-postmeddelanden från ditt Outlook-konto.

Enligt Microsoft är bästa praxis att behålla inkorgen för de meddelanden du behöver läsa och bearbeta själv och skapa andra mappar som du kan använda för vissa typer av e-post. Skapa en "1-Referens"-mapp. Släpp alla meddelanden manuellt som du behöver gå tillbaka till senare eller som du inte har hunnit läsa ännu. Sätt en "1" framför den så att den dyker upp precis under din inkorg. Skapa andra mappar, till exempel "Personligt" för att spara personliga e-postmeddelanden och hålla dem åtskilda från dina arbetsmail. På så sätt behöver du inte oroa dig för att dina medarbetare tittar dig över axeln på personliga meddelanden. Du kan skapa en uppsättning mappar för e-postlistor, så att dessa meddelanden omdirigeras till en mapp. På så sätt behöver du inte tränga in din inkorg med massor av meddelanden som du kanske inte ens behöver läsa.

Ställ in alla dina mappar på automatisk arkivering årligen. Arkiveringssystemet låter dig spara de e-postmeddelanden som är viktiga utan att du behöver göra något. Outlook kan uppmana dig att svara på om du vill automatiskt arkivera alla dina meddelanden. Klicka på "Ja" och arkiveringsprocessen börjar. Dina meddelanden flyttas från inkorgen eller andra mappar till en "Arkiv"-mapp som du kan komma åt när som helst. Alla dina mappar kommer att efterliknas i mappen "Arkiv". Till exempel, om du har referens-, personliga och affärsmappar, kommer du att se samma tre mappar under "Arkiv".

Funktionen "AutoArchive" i Outlook är aktiverad som standard, men du kan också anpassa arkiveringssystemet. För att göra detta, klicka på "Verktyg"-menyn. Klicka på "Alternativ" och klicka på fliken "Övrigt". Välj "AutoArchive". Välj "Kör autoarkivera var n: e dag" och ange hur många du vill att det ska vara (till exempel var 14:e dag). Välj andra alternativ som du vill ändra. Om du vill tillämpa ändringarna på alla dina mappar, välj "Använd dessa inställningar på alla mappar."