Hur man använder Microsoft Teams

Att lära sig hur du använder Microsoft Teams på rätt sätt kan spara massor av tid. Den har en inbyggd whiteboard, videochattfunktionalitet, teamorganisationsverktyg och integreras väl med Microsoft 365 produktivitetsmoln och dess svit av användbara applikationer.

Med både utbildnings- och affärsinteraktioner som alltmer rör sig online är det viktigare än någonsin att effektivt kommunicera och organisera med stora grupper för att uppnå gemensamma mål, förmedla kunskap och skapa en produktiv miljö för arbete och lärande. Läs vidare för att ta reda på mer om hur du använder Microsoft Teams.

Vad är Microsoft Teams?

Skapat av Microsoft som en samarbetsapp, Teams kombinerar de bästa funktionerna från Microsoft Classroom och Skype for Business för att skapa ett program kapabel till fillagring, appintegration, videokonferenser, snabbmeddelanden, VoIP-samtal och detaljerad organisation av team och samarbetspartners.

Teams har mer än 270 miljoner användare runt om i världen och är den mest populära samarbetsappen med företag. Det är dock inte bara en affärsapp. Mer än 1 miljon människor använder Teams som sin primära meddelandeapp också.

Själva appen är fullspäckad med funktionalitet. Till att börja med kan människor silo olika delar av sina liv till oberoende team. En person kan till exempel ha personliga chattar och jobbchattar oberoende av varandra. Dessa är muttrarna och bultarna i Microsoft Teams.

Varje team har en-till-en-chattar (kallade chattar), gruppchattar (kallade Teams-kanaler), fildelning, grupp-whiteboards och videosamtal med upp till 100 personer. Det finns också möjligheten att schemalägga händelser direkt i appen så att alla inblandade får det i sina kalendrar och användare kan ställa in påminnelser i appen.

Slutligen finns det möjligheten att anpassa profilbilder för både individer och hela grupper, och användare kan ställa in sin tillgänglighetsstatus direkt i appen så att andra vet om de är i närheten eller inte.

Hur man installerar Microsoft Teams på PC

Microsoft Teams är gratis att använda. Men om du vill låsa upp full funktionalitet med sömlös synkronisering mellan OneDrive, Kalender, Att göra och andra Microsoft-appar, vill du ha ett Microsoft 365-konto. För mobila enheter, gå helt enkelt till App Store, sök efter "Microsoft Teams" och installera appen.

De flesta moderna Windows-datorer kommer med Teams förinstallerade. Men om din dator inte har det är processen enkel.

Steg 1: Ladda ner Teams från Microsoft.

Steg 2: Kör den nedladdade filen och följ instruktionerna på skärmen för att installera programmet.

Steg 3: Logga in med ditt Microsoft-konto när Teams öppnas.

Hur man ställer in team för individer

Teams är ett fantastiskt kommunikationsverktyg för dagligt bruk. Du kan inte bara ringa videosamtal med dina nära och kära, utan du kan också sms: a dem direkt från Teams!

Att ställa in det är enkelt och bör bara ta en minut eller två.

Steg 1: I Windows, öppna Start menyn och välj Lag. På Mac, öppna Launchpad och klicka på Lag.

Steg 2: Logga in med ditt Microsoft-konto.

Hur man ställer in Teams för organisationer

Företag och organisationer kan ställa in Teams lika enkelt som individer. Skillnaden är att organisationen kommer att behöva bjuda in medlemmar att gå med i sitt team. Denna process är enkel nog, men varje person i teamet måste installera och konfigurera Teams på sin sida.

Organisationer behöver också en aktiv Microsoft 365 Business eller Enterprise-prenumeration för att fungera, och de behöver ett giltigt domännamn. En annan sak att notera är att de fullständiga Business- eller Enterprise-versionerna av Teams inte är tillgängliga för akademiska institutioner.

När alla teammedlemmar har installerat Teams är det enkelt att konfigurera Teams för alla att använda. Här är hur:

Steg 1: Öppen Lag från Start-menyn eller Launchpad (på Mac).

Steg 2: Välj Anmäl dig till Teams.

Steg 3: Ange din organisations identitet och tryck Nästa.

Steg 4: Ange dina uppgifter och välj sedan Ställ in Teams.

Steg 5: Bjud in ditt team att gå med i din organisation.

Microsoft kommer att skicka en länk till dig via e-post som du kan använda för att bjuda in dina teammedlemmar, eller så kan du klicka på Lag ikonen på menyn till vänster och välj Bjuda folk på botten.

Hur man chattar i Teams

Att chatta är utan tvekan Teams starkaste sida. Vare sig som en enskild användare eller som en del av en organisation håller chattar dig uppkopplad.

Microsoft Teams har samma chattfunktioner som du förväntar dig att hitta i andra chattappar som WhatsApp och iMessage. Det är också en stark konkurrent till Slack när det kommer till lagbaserade chattar. Du kommer att tycka att appen är ganska enkel att använda.

Steg 1: Välj Chatt från menyraden till vänster.

Steg 2: Välj Ny chatt från den lilla lådan med en penna ovanför. Du hittar detta i chattfönstret till höger om menyraden.

Steg 3: Skriv namnet på den eller de personer som du vill chatta med i fältet "till".

Team kommer automatiskt att föreslå personer i din organisation eller din kontaktlista.

Steg 4: Skriv ditt meddelande i Skriv nytt meddelande fält.

Du kan enkelt hitta alla dina chattar i Chatt meny. Team kommer att behålla dem så fort du börjar en ny chatt.

Hur man använder kanaler i Teams

Kanaler är delar av ditt team där du kan hålla allt organiserat efter ämne, projekt, etc. Däremot kallas de för lag, inte för kanaler. Men när det kommer till användning, kallar Microsoft dem för kanaler, och den övergripande organisationen är "Team". Det är förvirrande, vi vet.

Kanaler (eller team) är stora gruppchattar där hela team av människor (där är det igen) kan skicka meddelanden till varandra, dela filer, gå med i videokonferenser och mer. Administratörer kan ställa in roller inom teamet, som teamägare och teammedlem. De kan också utse moderatorer för att hantera innehåll på kanalen... fel, laget.

Varje team kommer automatiskt med en "allmän" kanal, men om du driver ett företag vill du förmodligen dela upp det i mer fokuserade silos. Här är hur.

Steg 1: Klicka på Lag ikonen i menyraden till vänster.

Steg 2: Klick Gå med i eller skapa ett team längst ner på skärmen.

Steg 3: Välj om du vill skapa ett team Från början eller Från en grupp eller ett team för att lägga till befintliga grupp- eller teamkontakter.

Steg 4: Välj Privat, offentlig, eller Organisationsövergripande för ditt teams sekretessnivå, ange sedan ett namn och en beskrivning.

Steg 5: Välj Skapa Team för att avsluta processen.

Hur man delar filer i Teams

En av Microsoft Teams framstående funktioner är möjligheten att dela stora och små filer med hela din organisation. OneDrive och Sharepoint kan bäddas in direkt i applikationen, vilket ger dig snabb åtkomst till dina molnfiler på alla enheter.

Steg 1: Från ett chattfönster väljer du Bifoga ikon som liknar ett gem och klicka på antingen OneDrive eller Ladda upp från min dator. Du kan också kopiera och klistra delnings-URL i rutan för skrivmeddelande.

Steg 2: Att dela filer är exakt detsamma för kanaler, men Bifoga-alternativen inkluderar även Senaste och Bläddra i team och kanaler.

Steg 3: När filen har bifogats, välj Skicka för att dela din fil.

Hur man använder en whiteboard i Teams

Whiteboard-åtkomst är ett av de senaste tilläggen till Microsoft Teams, och det förvandlar plattformen till ett produktivitetskraftpaket för företag och organisationer. Du kan brainstorma, göra diagram och klottra tanklöst medan alla tittar på.

Whiteboard-funktionen är endast tillgänglig under ett teammöte. Men administratörer måste först aktivera möjligheten.

Steg 1:(Endast administratörer) Besök Microsoft Teams Admin Center - öppnas på en webbsida.

Steg 2: Klick inställningar.

Steg 3: Välj Tjänster och tillägg.

Steg 4: Scrolla ner till Whiteboard.

Steg 5: Växla Slå på eller av Whiteboard för hela organisationen till "på".

Steg 6: Gå till Lag ikonen i den vänstra menyraden i Teams-appen.

Steg 7: Hitta teamet (aka Channel) som du vill dela en whiteboard med.

Steg 8: Klicka på ikonen *Möt nu * i det övre högra hörnet av Teamchatt (det ser ut som en filmkamera).

Steg 9: Namnge ditt möte och tryck Gå med nu.

Steg 10: Väl i mötet väljer du Dela med sig.

Steg 11: Välj i avsnittet Whiteboard Microsoft Whiteboard.

Hur man schemalägger händelser i Teams

Du kan enkelt schemalägga möten och liveevenemang i Teams. och varje medlem kommer att meddelas. När de accepterar kommer mötet eller händelsen att visas i deras Microsoft 365-kalender. Du kan göra detta med återkommande händelser också.

Steg 1: Gå till Lag fliken i menyraden till vänster.

Steg 2: Välj det team som du vill ha ett möte med.

Steg 3: Klicka på Schemalägg ett möte under chattrutan.

Steg 4: Välj Kalender på vänstra sidan av mötesfönstret.

Steg 5: Klicka på Nytt möte.

Steg 6: Välj datum och tid för mötet i popup-fönstret.

Steg 7: Välj Spara.

Steg 8: Alternativt kan du använda schemaläggningsassistenten för att hjälpa dig hitta den bästa tiden för ett möte med alla teammedlemmar.

Schemaläggningsassistent är vad Microsoft har med Cortana, deras numera nedlagda virtuella assistent. Välj det här alternativet så kommer assistenten att visa dig lediga och upptagna tider för dina teammedlemmar.

Hur man ringer videosamtal i Teams

Med Teams kan du ringa en-mot-en-videosamtal eller genomföra gruppvideosamtal med upp till 100 deltagare. Alla kan chatta, dela filer och arbeta på en whiteboard under dessa samtal.

Steg 1: Från din chattlista väljer du Ny chatt knapp.

Steg 2: Ange namnet eller namnen på dina kontakter i Till fältet överst i chatten.

Steg 3: Välj Videosamtal knapp som liknar en kamera för att starta ett samtal.

Så här delar du din skärm i Teams

Du kan dela din skärm med teammedlemmar under ett Teams-videosamtal. Processen är enkel. Här är hur.

Steg 1: Klicka på under ett Teams-möte Dela med sig i mitten av skärmen och välj sedan fönstret, dokumentet eller skärmen som du vill dela.

Steg 2: Klicka på när du är klar Sluta dela längst ner till höger.

Observera att en röd ram visas runt allt innehåll som du aktivt delar.

Så här kontrollerar du dina meddelanden och aviseringar på Teams

Aktivitetsflödet fungerar som en one-stop-shop för att se alla meddelanden, oavsett om du gick med eller fick kontroll över ett team, svar på dina inlägg samt inlägg du har gillat, föreslagna inlägg och trender inlägg. Du kommer att få ett meddelande i både chattmenyn och aktivitetsflödet när du får ett meddelande, men andra aviseringar finns bara under Aktiviteter.

Alla DM-meddelanden som skickas mellan individer eller grupper förblir privata, medan om du skickar ett meddelande i en kanal kommer ett meddelande att visas i ditt aktivitetsflöde. Kanalmeddelanden kan också hjälpa dig att skicka förhandsgranskningskort som beskriver aktiviteter i Teams-appen.

Så här ändrar du dina inställningar på Teams

Medan Teams erbjuder en uppsjö av alternativ inklusive språk, kortkommandon och appinställningar, så här ställer du in de tre viktigaste inställningarna. Nämligen hur du ändrar din profilbild, konfigurerar dina sekretessinställningar och väljer ett tema.

Steg 1: Välj din Kontoikon i det övre högra hörnet.

Steg 2: Klick inställningar.

Så här ändrar du din profilbild på Teams

Steg 1: Från inställningar menyn, välj Redigera profil.

Steg 2: Välj Ladda upp bild knappen för att öppna ett filuppladdningsfönster.

Steg 3: Välj din nya bild och klicka på Öppen knappen för att ladda upp ditt foto.

Steg 4: Välj Spara.

Så här ändrar du dina sekretessinställningar på Teams

Välj säkerhet fliken för att justera dina säkerhetsinställningar, inklusive Stör ej, prioriterad åtkomst, samtalsblockering, läskvitton och undersökningsdeltagande.

Observera att om du ändrar inställningarna för läskvitto måste du stänga alla chattar för att inställningarna ska ta till sig.

Hur man väljer ett tema på Teams

Steg 1: Från Teams-appen väljer du din Kontoikon i det övre högra hörnet för att öppna huvudmenyn och klicka Inställningar.

Steg 2: Välj Allmän flik och välj mellan Standard, Mörk, och Hög kontrast.

Hur man skickar ett SMS med Teams

Det fantastiska med Microsoft Teams är dess förmåga att skicka SMS-meddelanden till användare som inte är Teams. Den här funktionen är en förmån för att använda ett personligt Teams-konto som företag inte har.

Steg 1: Klicka på Chatt fliken i menyn till vänster.

Steg 2: Välj Ny chatt.

Steg 3: Ange mottagarens telefonnummer i Till: fält.

Steg 4: Ange ett namn för din kontakt. De kommer inte att se namnet du tilldelar – detta är enbart för din användning.

Steg 5: Skriv ett meddelande och skicka det.

Teams är proppfullt med funktionalitet för organisationer och individer. Microsoft har tydligt separerat det från konkurrenter som Slack genom att lägga till en mängd funktioner, från Whiteboard till SMS. Det är inte konstigt att Teams är en av de mest använda affärsapplikationerna i världen idag.

Redaktörens rekommendationer

• Så här installerar du Windows 11 eller Windows 10 på Steam-däcket
• Du kommer att bli förvånad över hur billig den här HP 17-tums bärbara datorn är just nu
• Hur Intel kunde använda AI för att ta itu med ett stort problem inom PC-spel
• Hur vi testar monitorer
• Hur vi testar PC-komponenter och hårdvara