Vikten av ett elektroniskt kalkylblad

Innan elektroniska kalkylblad använde företag stordatorer för att bearbeta stora mängder data; organisationer kunde inte motivera de höga kostnaderna för programmering för små stationära applikationer. Revisorer använde journalblock och tilläggsmaskiner för att komplettera data på sina stordatorutskrifter. De första elektroniska kalkylbladen för persondatorer, inklusive Visicalc och Lotus 1-2-3, revolutionerade verksamheten eftersom de var snabba, flexibla och låga i kostnad. Dagens programvara, som Microsofts Excel, fortsätter de produktivitetsfördelar som var banbrytande i de tidigare programmen.

Programvara för elektroniska kalkylblad förbättrar produktiviteten genom att minska arbetet med vardagliga redovisningsuppgifter. När du skriver in data i kalkylarket, beräknar formler omedelbart flera summor samtidigt. Till exempel behöver du inte längre manuellt lägga upp totaler per säljare och per vecka, månad och år som separata steg; kalkylarket gör detta automatiskt. Den gör också medelvärden, minimi-/maximumfunktioner och mer avancerade formler och statistik. Som en extra bonus producerar kalkylprogram som Microsofts Excel grafer och diagram med några få musklick.

Kalkylarksmjukvaran är allmänt förekommande innebär att du kan dela kalkylbladsfiler med dina kontorskollegor, affärspartners, revisorer och andra. Du kan skicka kalkylarksfiler via lokala nätverk eller e-post på några sekunder. Mobila proffs tar med sig sitt kalkylblad på bärbara datorer, surfplattor och mobiltelefoner och uppdaterar information i fält.

Att skapa ett nytt kalkylblad är relativt enkelt, liksom att lägga till nya rader, kolumner och formler till ett befintligt. Ett kalkylblad följer ett enkelt rutsystem, där varje cell kan innehålla en bit text, numerisk datapost eller formel. Programmet lägger ingen struktur på ditt kalkylblad förutom rad-kolumnrutnätet; du ställer in rubriktext, rader och kolumner med data och formler var du vill och i valfri kombination.

Kostnaden för kalkylblad varierar från gratis till några hundra dollar. Apache OpenOffices Calc- och Google-kalkylblad är tillgängliga utan kostnad; du kan importera standard Microsoft Excel-kalkylblad till dem eller arbeta med deras ursprungliga format. Vid tidpunkten för denna publikation innehåller Microsofts Office 2010 Excel, Word, PowerPoint och andra program för priser som sträcker sig från $120 för hemversioner till en $500-version för proffs. Låga kostnader gör att nystartade företag, ideella organisationer och skyltfönsterinnehavare kan dra samma fördelar med kalkylblad som globala företag.