Hur fungerar ett flerlinjetelefonsystem?

Flerlinjetelefonsystem är ett av de bästa kontorsverktygen som finns eftersom de kondenserar flera telefonlinjer till en enda enhet så att du kan hantera och kontrollera flera samtal från ditt skrivbord. Modellerna av själva telefonenheten varierar, men de har liknande funktioner och fungerar enligt samma principer. Dessa telefonsystem tillåter dig också att låta flera telefonenheter arbeta utanför samma telefonlinjer, vilket gör att ett verkställande kontor och en reception kan använda samma linje.

Flerlinjetelefonsystem finns i två varianter: flerlinjetelefoner och PBX-linjer (private branch exchange). För vanliga flerlinjetelefoner är vanligtvis upp till 10 telefonlinjer anslutna till varje telefonenhet och kan vara besvaras individuellt -- dessa representeras vanligtvis som linjer -- och stöds vanligtvis av en receptionist. Ett växelsystem använder en automatiserad katalog för att dirigera uppringare dit de behöver gå. Du har antagligen använt dessa och blivit ombedd att "trycka 1" för vissa funktioner.

Flerlinjetelefonsystem har en mängd olika funktioner, som samtal väntar, nummerpresentation och grundläggande konferenssamtal, som alla är tillgängliga på enlinjetelefonsystem. Dessa system erbjuder dock ytterligare funktioner, såsom att överföra eller vidarekoppla ett samtal, personlig röst post för olika anknytning eller linjer, och stöd för en receptionist att svara på flera rader från en enda skrivbord. Genom att publicera varje telefonnummer du har kan kunder ringa ditt huvudkontor, olika avdelningar eller specifika individer i ditt företag.

Ett alternativ för ditt flerlinjesystem kallas ett rollover-system. För dessa använder du typiska flerlinjetelefonenheter men publicerar bara en rad i telefonkataloger, webbplatser och annat press- eller kontaktmaterial. Detta gör att du kan ha ett telefonnummer som dina kunder ringer, men systemet kommer att använda flera linjer i stigande ordning när den första är upptagen, så att du kan parkera kunder, överföra samtal till andra personer och låta flera anställda svara rader.

Den stora skillnaden för ett växelsystem är att det använder menyalternativ för att dirigera kundsamtal istället för en receptionist. Detta gör att ditt system kan hantera många samtal samtidigt och behandla dessa samtal utan att först ta upp en telefonlinje. Dessa system stöder även anknytningar genom att tillåta användare att ringa en anknytning och omedelbart dirigeras till det skrivbordet. PBX-plattformar låter dig också hålla medarbetarkonferenser på linjer utan att ringa till en extern linje.

Om du har två telefonenheter och två telefonlinjer men inte heller flerlinjemodeller, kan du fortfarande ha två olika telefonnummer för ditt hem eller kontor. Skaffa först en två-linjers splitter, som har ett dubbelt uttag i ena änden, från antingen ditt telefonbolag eller en lokal elektronikaffär. Anslut den här enheten till vägguttaget och sedan kan du ansluta två separata telefoner till den, en till var och en av uttagen den tillhandahåller. Vanligtvis stöder det övre eller högra uttaget den första raden du registrerade till din adress. Dessa splitter är begränsade till två linjer, så du behöver ett telefonsystem med flera linjer för tre eller fler linjer.