Vilka är funktionerna för en databas i en applikation?

Alla har använt en databas i en eller annan form. En telefonbok kvalificerar till och med som en. Databaser lagrar information och organiserar den i en praktisk form. Programvaruapplikationer, såsom Microsoft Access, datoriserar databasfunktioner vilket ger användaren stor flexibilitet med sina data. Operatörer som tar sig tid att lära sig hur man använder databasprogramvara kommer att spara tid i slutändan.

Den grundläggande informationen som lagras i ett databasprogram läggs in i en tabell. I likhet med ett kalkylblad, som Microsoft Excel eller Lotus 123, ger tabeller ett organiserat sätt att mata in information. Användare har möjlighet att skapa fältnamn, såsom namn, adress och kundnummer. Användare kan också formatera fälten i tabellen. Till exempel kan ett numeriskt fält visas med monetär formatering som dollar eller euro.

De flesta databasprogram har mallar tillgängliga för ofta använda format, såsom kontakthantering, försäljning eller lagerspårning. Användare har möjlighet att modifiera dessa mallar för att anpassa dem för sina egna specifika syften.

Databasprogramvaran innehåller möjligheten att skapa användarvänliga formulär för att göra uppgiften att mata in data lättare för operatörens ögon. Arbetare har makten att anpassa formulär för att passa deras behov. Att använda anpassningsbara mallar för formulär gör skapandeprocessen snabbare och enklare.

För att hjälpa dem som matar in data i formuläret ger användningen av meddelanden vägledning. Till exempel, när de som anger data behöver välja från en rullgardinsmeny för ett givet fält, skapar databasen har möjlighet att lägga till ett popup-meddelande när det fältet väljs, vilket påminner användarna om att välja från rullgardinsmenyn.

Databasprogram inkluderar funktioner för att skapa rapporter. Rapporter tillåter användare att manipulera sina data på många sätt. Användare kan infoga funktioner i rapporter för att hjälpa till att analysera data. Till exempel kan en försäljningsavdelning skapa en rapport som endast visar deras första kvartalsdata samtidigt som totalsummor för varje månad separat.

Skapande av rapporter tillåter vanligtvis kreativitet när det gäller att utforma rapportens utseende. Visuella aspekter, såsom val av teckensnitt, fältplaceringar, infogning av grafik och manipulering av färger gör att designern av rapporten kan göra den visuellt tilltalande och professionell.

Databasprogramvara förser användare med funktioner för att organisera sin information enkelt och specifikt. Användning av sorteringsfunktioner tillåter till exempel alfa- eller omvänd alfasekvens, vanligtvis genom att helt enkelt klicka på en ikon. Filtreringsfunktioner låter användare dra ut information enligt angivna kriterier.