Fördelar med datorbaserade informationssystem

Datorbaserade informationssystem har varit i utbredd användning sedan 1990-talet inom industri, ideella organisationer och statliga myndigheter. Dessa system ger snabb, centraliserad tillgång till databaser med personalinformation, referens läsning, bästa praxis och utbildning på jobbet, och är lätta att anpassa för att möta en organisations behov. Med internet- och teknikboomen i början av 2000-talet växer användningen av datorbaserade informationsnätverk snabbare för varje år.

Tillgång till data via ett informationssystem för datornätverk är central, vilket ger en "one-stop" plats för att hitta och komma åt relevant datordata. De flesta storskaliga företag och organisationer använder någon form av central databas för att hantera användarinformation, hantera annonslistor, lagra produktinformation och hålla reda på beställningar. Exempel på centrala databaslösningar är MySQL, PostgreSQL eller Microsoft SQL databaslösningar, i kombination med anpassad programvara som tillhandahåller användargränssnitt.

Centrala informationssystem ger organisationer fördelarna av att ha stora mängder data, som täcker många olika områden, alla tillgängliga via en central källa. Informationstäckning är en stor fördel för alla organisationer, eftersom stora mängder användbar data från alla olika avdelningar effektiviserar åtkomsten och ökar produktiviteten. För användare är att ha tillgång till ett nätverksanslutet informationssystem analogt med att ha ett digitalt bibliotek med delad kunskap. Den senaste utvecklingen inom databasinformationssystem länkar företagsinformationstillgång till större databaser med akademisk och professionell forskning, såsom Google Scholar, för att ge ännu mer informationskapacitet personal.

Effektiv åtkomst är en avgörande fördel för nätverksanslutna informationssystem jämfört med mer traditionella informationshanteringssystem, såsom papperskatalogisering och arkivering. Datorbaserade informationssystem katalogiserar och arkiverar dokument på ett logiskt sätt, vilket gör dataåtkomst mycket effektiv och snabb. Data kan kategoriseras manuellt och filter skapas för att automatiskt arkivera dokument som matchar vissa mönster. Detta ökar medarbetarnas produktivitetstid genom att tillåta arbetare att fokusera mer på uppgiften i stället för att arkivera pappersarbete.

Datorbaserade informationssystem är helt utbyggbara och anpassningsbara efter en organisations behov. Vid installation använder skräddarsydda datorinformationssystem konfigurationsfiler som är skräddarsydda för en organisations behov för att arkivera och kategorisera data. Programvaruingenjörer designar ofta anpassade databasgränssnitt och informationslagring/återställningssystem för företagskunder. Allt eftersom ett företag växer gör ändringar och tillägg till denna arkiveringskonfiguration enkel utökning. Datorinformationssystem är inte begränsade i omfattning eller möjlighet. De är unikt designade för maximal organisatorisk nytta för varje kund.