Definition av en fråga i Access

Access är databasprogramvara som tillåter användare att hålla en stor mängd information. Komponenterna i en databas är tabeller, frågor, formulär, rapporter och makron. Tabeller tillåter användaren att lagra rådata. Frågor manipulerar data i tabellerna. Formulär kan användas för att mata in data i tabellerna och navigera i databasen. Rapporter är till för att presentera data i ett utskriftsvänligt format och makron hjälper till att automatisera databasuppgifter. Den mest centrala komponenten i en databas är frågor. Precis som namnet antyder låter en fråga användaren fråga om data i tabellerna.

Det finns flera typer av vanliga frågor i Access: välj, lägg till, uppdatera, ta bort, skapa tabell. Målet med frågan bestämmer vilken typ av fråga som ska användas. En urvalsfråga hjälper användaren att helt enkelt hämta information från tabellen baserat på användardefinierade behov. Till exempel kan en urvalsfråga isolera kundnamn som börjar med bokstaven "M". En tilläggsfråga skapas för att lägga till information i en tabell. En uppdateringsfråga kan ändra tabellposter enligt användarens behov. Ta bort frågor ta bort poster från tabellen. En fråga om skapa tabell låter en användare skapa en ny tabell från valda poster.

Frågor låter användaren beräkna enskilda fält. Användaren kan utföra grundläggande beräkningar som addition eller multiplikation av fält eller mer komplexa beräkningar för tekniska eller statistiska behov. De inbyggda beräkningarna av Access är desamma som de som finns i Microsoft Excel. Genom en fråga kan objekt också grupperas eller sorteras enligt användarspecificerade kriterier.

Data i en fråga hämtas ofta från tabeller i en databas. Tabellen kan finnas i den nuvarande databasen, i en annan databas eller från ett företagssystem som AS/400. Mer än en tabell kan placeras i en fråga. Frågor kan också hämta information från andra frågor. Med andra ord kan frågor bäddas in i frågor. I likhet med tabeller kan två eller flera frågor vara i en fråga. Inom en Access-fråga är tabeller och frågor länkade av fält som är gemensamma för var och en.

En fråga kan skapas med hjälp av en guide (steg-för-steg-guide) eller från början. De som är nya i Access-databaser bör helst använda guiden. Det låter användaren bli bekväm med frågor och hur man upprättar länkar mellan tabellerna och frågorna som databasen använder.

För att förhindra dubblering, välj ett tabellfält som ska vara primärnyckeln. Denna primärnyckel är ett fält som innehåller unik information över varje post. Till exempel kan en primärnyckel för en inkassodatabas vara fakturanummer eller kundkontonummer. Om en primärnyckel väljs, finns det mindre möjligheter för postduplicering när frågan körs.