Fördelar och nackdelar med Microsoft Excel

Microsofts Excel är de facto-standarden för kalkylprogram och är ett ofta oumbärligt verktyg för budgetering, ekonomiska prognoser och datainmatning. Precis som vilken mjukvara som helst är Excel dock inte perfekt. Innan du investerar i en licens, jämför för- och nackdelarna för att avgöra om Excel är rätt för dig.

En av de största fördelarna med Excel är dess primära funktion: Möjligheten att organisera stora mängder data i ordnade, logiska kalkylblad och diagram. Med datan organiserad är det mycket lättare att analysera och smälta, särskilt när det används för att skapa grafer och andra visuella datarepresentationer.

Medan nästan vem som helst kan plocka upp Excel och börja fylla i tabeller, kräver det mycket övning att få full nytta av dess funktioner. Användare som inte är bekanta med Excel-syntax kan också tycka att det är lite frustrerande att skriva in beräkningar och anropa andra funktioner tills de får en solid förståelse.

Excel knackar siffror nästan omedelbart, vilket gör batchberäkningar mycket enklare än att räkna ut saker själv med en miniräknare. Beroende på din förståelse och skicklighet med Excel, används formlerna och ekvationerna för att snabbt beräkna både enkla och komplexa ekvationer med hjälp av stora mängder data.

Även om Excels automatiska beräkningsfunktioner gör de flesta storskaliga batchberäkningar enkla, är det inte idiotsäkert. Excel har inga sätt att kontrollera mänskliga fel under datainmatning, vilket innebär att fel information kan förvränga alla resultat - ibland katastrofalt. Som Tim Worstall från Forbes rapporterar, förlorade JP Morgan miljarder av dollar på grund av ett ekvationsfel i Excel som introducerats av användare som kopierar och klistrar in data.

Excel anses i huvudsak vara standarden för kalkylprogram och åtnjuter därför avsevärt stöd på ett antal plattformar, inklusive smartphones och surfplattor. De flesta andra kalkylbladsprogram stöder också import av Excel-ark till sina ursprungliga format och export av sina egna kalkylblad som Excel-filer.

Att manuellt mata in data i Excel kan ta mycket lång tid - speciellt om du har mycket data att ange. Den tid det tar att manuellt mata in data kan vara extremt ineffektivt och lika Lior Weinstein från Cogniview påpekar, kan leda till tristess, vilket leder till potentiellt kostsam ouppmärksamhet.

Som en del av Microsofts Office-paket fungerar Excel med nästan alla andra programvaror i Office. Excel-kalkylblad kan enkelt läggas till i Word-dokument och PowerPoint-presentationer för att skapa mer visuellt dynamiska rapporter eller presentationer.

Även om det finns flera billiga eller billiga alternativ, är det inte gratis att skaffa äkta Microsoft Excel. Den molnbaserade versionen av Excel kräver en prenumeration på Office 365, medan stationära versioner har ett inköpspris på över $60 från och med mars 2015.