Ett modernt affärskontor.
Bildkredit: Siri Stafford/Digital Vision/Getty Images
Kontorsautomation avser idag mycket mer än en skrivmaskin och en kopieringsmaskin. Elektronisk och digital information är kärnan i modern kontorsautomation. Det kan bestå av strikt interna datorer eller, mer troligt, inkluderar ett världsomspännande digitalt nätverk via Internet och molnlagring utanför platsen. När du går genom 2000-talet kommer du att stöta på både fördelar och nackdelar som är inneboende i kontorsautomation i alla dess omvandlingar.
Spara tid och företagsresurser
Sedan införandet av kontorsautomation har utrustningen gjort det möjligt för företag att spara tid och pengar. Istället för att vänta på att ett dokument ska nå en klient via post, kan du skjuta över det på några minuter via fax. Nu gjorde datorframsteg och Internet kommunikationen omedelbar. När du sparar tid sparar du pengar. Du är inte begränsad av geografiska begränsningar, vilket sparar resurser du spenderat på resor. Dessutom, även om du fortfarande kan göra papperskopior av många dokument, låter digital lagring dig spara tid och pengar på papper och lagringsutrymme.
Dagens video
Lita på automatisering för noggrannhet
Även om det är sant att en maskin bara är så effektiv som människorna som tillverkade den och information som samlats in digitalt bara är som korrekt som den person som skickade in den, när buggarna väl är utarbetade ur programmen är de oändligt mycket mer tillförlitliga än människor. Programvara finns för att lägga till siffror i till exempel kalkylblad och budgetar, som alltid kommer upp med rätt balans och inte litar på en bokhållares fingrar på att lägga till maskinen. Mallar kan skapas och användas om och om igen för att undvika fel i standarddokumentationen.
När automatiseringen går snett har du problem
Företag som uteslutande förlitar sig på automatisering för att driva och driva sina informationssystem kan hamna i panik när just dessa system misslyckas. Kostnaderna för att laga eller byta ut trasiga system kan vara orimliga. Du kan inte bara plocka fram ett suddgummi och göra korrigeringar. Du måste antingen anställa tekniker för att hålla jämna steg med uppdateringar och mjukvaru- och hårdvaruhärdningar, eller ha en pålitlig tjänst att ringa med ett ögonblicks varsel. Då har du hela frågan om sekretess och säkerhet. Du kan hålla affärshemligheter och bara berätta för ett fåtal betrodda personer, men om data kommer ut på webben går det inte att ta tillbaka det.
Användare är inte alltid lätta att ändra
Allt eftersom kontorsautomation fortsätter att utvecklas och du införlivar ny teknik i dina system förbli konkurrenskraftig och lönsam, nackdelen är att du måste omskola hela din kader användare. Alla från din sekreterare till beställaren och från dina kunder till säljarna som levererar din produkt eller tjänst måste lära sig de nya systemen. Många människor lär sig inte nya system lätt och andra är envisa när det gäller att göra saker som de alltid har gjort. Så även om du har kostnaderna för omskolning, har du också slutanvändarnas attityder att bekämpa.
