Bildkredit: oatawa/iStock/GettyImages
Att missa enstaka e-postmeddelanden är svårt att undvika. Inkorgar är fyllda med dagliga nyhetsbrev, e-postmeddelanden från företag och personliga e-postmeddelanden, och man kommer oundvikligen att glida mellan stolarna. Även om det inte finns några dåliga avsikter, kräver en grundläggande strategi att förklara varför mejlet missades och be om ursäkt. De flesta mottagare är förlåtande när de ser ett "Ursäkta för sent svar" e-postmeddelande eftersom alla är benägna att missa ett e-postmeddelande ibland.
Tänk på sammanhanget
Sammanhanget och insatserna är avgörande för ditt svar och kommer i slutändan att forma svaret. Om du missar ett tillfälligt mejl eller ett rutinmeddelande på jobbet räcker det med en enkel ursäkt. Missar du ett viktigt mejl bifogas dock konsekvenserna. Ditt svar bör ha en ursäktande och allvarlig ton. Att missa ett mejl från en potentiell kund kan kosta dig och din arbetsgivare intäkter, och att missa ett mejl med instruktioner eller uppgifter som är avgörande för ditt jobb kan få allvarliga negativa konsekvenser. I det här fallet ändras ditt svar från "Ursäkta för det sena svaret" till något mer som "Brådskande ursäkt för att du saknar din e-post."
Dagens video
Håll det enkelt
Långvariga ursäkter är leriga och återspeglar desperation snarare än ett enkelt misstag. För e-postmeddelanden som inte är av avgörande betydelse, håll dig till en grundläggande ursäkt och låt e-postavsändaren veta att du missade e-postmeddelandet i din inkorg och att du vill återvända till konversationen. Att återuppta samtalet på detta sätt ger personen en anledning att svara och återgå till ditt vanliga utbyte.
Korta e-postmeddelanden är mer läsbara och mottagaren är mer benägen att läsa ditt svar. Begränsa det till ett stycke om möjligt och avsluta ursäkten med en fråga eller uppmaning. Be om ett möte eller telefonsamtal för att göra diskussionen mer personlig. När du missar ett viktigt e-postmeddelande, be definitivt om ett personligt möte eller telefonsamtal. Möjligheten att ansluta personligen gör din ursäkt mer äkta och kan återställa relationen eller åtgärda problemet.
Använd en mall
Om du kämpar för att skriva ett effektivt mejl om ursäkt, använd ett som är bevisat och redan skrivet. Mallar är lätta att hitta genom en grundläggande internetsökning. Var dock försiktig med att kopiera och klistra in i sin helhet. Helst bör du anpassa och anpassa mallen för att säkerställa att texten är äkta och läser korrekt för din situation. Mallar är bäst att använda som en guide för ditt ursäktsmeddelande, inte som en ersättning.
