Identifiera och registrera lärdomar när de inträffar under ett projekts livscykel.
George Santayana, en spansk-amerikansk författare sa en gång: "De som inte kan minnas det förflutna är dömda att upprepa det." Att upprepa tidigare misstag kan vara ett dyrt pris att betala för att inte ha en konkret lösning på plats för att fånga lärdomar lärt mig. Lärdomar är ett projekt- och processhanteringsverktyg som företagsledare använder för att dokumentera erfarenheter från tidigare projekt för att forma och förbättra nuvarande och framtida projekt. Du kan utnyttja en samling SharePoint-objekt för att skapa en enkel Lessons Learned-databas som innehåller Spårningslista för problem, en anpassad lista med lärdomar, uppslagskolumn som kopplar samman de två listorna och innehållstyper.
Skapa innehållstyp för lärdomar
Steg 1
Välj "Webbplatsinställningar" från rullgardinsmenyn "Webbplatsåtgärder" till vänster på din toppnivåwebbplats. Klicka på "Webbplatsinnehållstyp" under rubriken "Gallerier". Klicka på länken "Skapa" högst upp på sidan Webbplatsinnehållstyper.
Dagens video
Steg 2
Ange "LessonsLearned" i fältet "Name" på sidan Ny innehållstyp. Den första bokstaven i varje ord ska vara versal utan mellanslag. Välj överordnad innehållstyp från "Lista innehållstyper" och ställ in den överordnade innehållstypen som "objekt".
Steg 3
Ange gruppen Webbplatsinnehållstyp som "Anpassade innehållstyper" under rubriken "Befintlig grupp:". Klicka på "OK" för att bekräfta inställningarna och återgå till sidan Webbplatsinnehållstyper. Den nya innehållstypen "LessonsLearned" bör nu visas under kategorin Anpassad innehållstyp.
Steg 4
Klicka på den nya innehållstypen "LessonsLearned". Välj "Namn, beskrivning och grupp" under rubriken "Inställningar". Lägg till ett mellanslag mellan Lessons och Learned i fältet "Namn". Klicka på "OK" för att bekräfta denna ändring.
Skapa problemspårning och listor över lärdomar
Steg 1
Välj "Fler alternativ" från rullgardinsmenyn "Webbplatsåtgärder" till vänster på din toppnivåwebbplats.
Steg 2
Välj listtypen "Issue Tracking" från sidan "Skapa".
Steg 3
Ange "Problem" i fältet "Namn" och klicka på "Skapa".
Skapa en anpassad lista för lärdomar med uppslagskolumn
Steg 1
Klicka på "Titel, beskrivning och navigering" under rubriken "Allmänna inställningar". Lägg till ett mellanslag mellan Lessons och Learned och klicka på "Spara" för att bekräfta denna ändring. Klicka på "Avancerade inställningar" under rubriken "Allmänna inställningar". I avsnittet "Innehållstyper" ställer du in "Tillåt hantering av innehållstyper?" till "Ja" och klicka på "OK" för att bekräfta inställningarna.
Steg 2
Klicka på länken "Skapa kolumn" under rubriken "Kolumner". Ange "Lektion#" i fältet "Kolumnnamn". Välj "Beräknad" som kolumntyp. I avsnittet "Ytterligare kolumninställningar", under "Formel"-fältet, skriv "=[ID]" (utan citattecken). Välj "Nummer" som datareturtyp och "0" som antal decimaler. Avmarkera rutan bredvid "Lägg till i alla innehållstyper" och lämna "Lägg till i standardvy" markerad. Klicka på "OK" för att bekräfta inställningarna och skapa en ny kolumn.
Steg 3
Klicka på länken "Skapa kolumn" under rubriken "Kolumner". Ange "LessonDate" i fältet "Column Name". Välj "Datum och tid" som kolumntyp. I avsnittet "Ytterligare kolumninställningar" ställer du in "Kräv att denna kolumn innehåller information:" till "Ja;" "Tvinga upp unika värden" till "Nej;" "Datum och tid Format:" till "Endast datum" och "Standardvärde" till "Dagens datum." Avmarkera rutan bredvid "Lägg till i alla innehållstyper" och lämna "Lägg till i standardvy" markerad. Klicka på "OK" för att bekräfta inställningarna och skapa en ny kolumn.
Steg 4
Klicka på länken "Skapa kolumn" under rubriken "Kolumner". Ange "Händelsebeskrivning" i fältet "Kolumnnamn". Välj "Flera rader text" som kolumntyp. I avsnittet "Ytterligare kolumninställningar" ställer du in "Kräv att denna kolumn innehåller information:" till "Ja". Förändra texttyp till "Oformaterad text." Avmarkera rutan bredvid "Lägg till i alla innehållstyper" och lämna "Lägg till i standardvy" kontrollerade. Klicka på "OK" för att bekräfta inställningarna och skapa en ny kolumn.
Steg 5
Klicka på länken "Skapa kolumn" under rubriken "Kolumner". Ange "Lärdomar" i fältet "Kolumnnamn". Välj "Flera rader text" som kolumntyp. I avsnittet "Ytterligare kolumninställningar" ändrar du texttyp till "Oformaterad text". Avmarkera rutan bredvid "Lägg till i alla innehållstyper" och lämna "Lägg till i standardvy" markerad. Klicka på "OK" för att bekräfta inställningarna och skapa en ny kolumn.
Steg 6
Klicka på länken "Skapa kolumn" under rubriken "Kolumner". Ange "Rekommendationer" i fältet "Kolumnnamn". Välj "Flera rader text" som kolumntyp. I avsnittet "Ytterligare kolumninställningar" ändrar du texttyp till "Oformaterad text". Avmarkera rutan bredvid "Lägg till i alla innehållstyper" och lämna "Lägg till i standardvy" markerad. Klicka på "OK" för att bekräfta inställningarna och skapa en ny kolumn.
Steg 7
Klicka på länken "Skapa kolumn" under rubriken "Kolumner". Ange "RelatedIssues" i fältet "Column Name". Välj "Sök" som kolumntyp. I avsnittet "Ytterligare kolumninställningar", hämta information från listan "Problem" och ställ in "I denna kolumn:" till "Titel". Avmarkera rutan bredvid "Lägg till i alla innehållstyper" och lämna "Lägg till i standardvy" markerad. Klicka på "OK" för att bekräfta inställningarna och skapa en ny kolumn.
Steg 8
Klicka på varje kolumnnamn i listan för att lägga till mellanslag för kolumnnamnen nu när du har skapat alla kolumner.
Lägg till anpassade listkolumner till innehållstyp för lärdomar
Steg 1
Välj "Lägg till från befintliga webbplatsinnehållstyper" i rubriken "Innehållstyper" på sidan Inställningar för Lessons Learned List. Under rubriken "Tillgängliga webbplatsinnehållstyper", välj "Lärdomar" och klicka på "Lägg till". Klicka på "OK" för att fortsätta.
Steg 2
Välj den nya innehållstypen "Lessons Learned" på sidan Lessons Learned List Settings. Under rubriken "Kolumner", klicka på länken "Lägg till från befintlig webbplats eller lista kolumner". Markera alla listkolumner och klicka på "Lägg till". Klicka på "OK" för att fortsätta.
Steg 3
Klicka på länken "Ändra ny knappordning och standardinnehållstyp" och Lärdomars innehållstyp till "1" och klicka på "OK" för att fortsätta. Detta anger innehållstypen Lessons Learned som standardinnehållstypen för Lessons Learned-listan. Välj den nya innehållstypen "Lessons Learned" på sidan Lessons Learned List Settings. Under rubriken "Kolumner", klicka på länken "Lägg till från befintlig webbplats eller lista kolumner". Markera alla listkolumner och klicka på "Lägg till". Klicka på "OK" för att fortsätta.
Steg 4
Klicka på länken "Ändra ny knappordning och standardinnehållstyp" och Lärdomars innehållstyp till "1" och klicka på "OK" för att fortsätta. Detta anger innehållstypen Lessons Learned som standardinnehållstypen för Lessons Learned-listan.
Skapa enkel instrumentpanelsida för att ansluta listor
Steg 1
Välj problemlistan under rubriken "Listor" i snabbstartsfältet. Från listverktygen, välj "Skapa vy" menyfliksområdet under "Lista". Välj "Alla problem" i avsnittet "Börjar från en befintlig vy". Ange "Problem" som "Visa namn". Avmarkera alla kryssrutor utom kryssrutan bredvid kolumnen "Titel" och klicka på "OK" för att fortsätta.
Steg 2
Återgå till hemsidan för webbplatssamling. Placera markören i den vänstra webbdelzonen. Högst upp, bredvid "Bläddra", välj "Sida". Från menyfliksområdet, välj "Redigera" från menyn "Redigera". Från menyn Redigeringsverktyg, välj "Infoga" och klicka på menyfliksområdet "Web Part". Välj listan "Problem" och klicka på "Lägg till" för att infoga på sidan. Placera nu markören i den högra webbdelzonen. Välj listan "Lärdomar" och klicka på "Lägg till" för att infoga på sidan.
Steg 3
Välj "Redigera webbdel" från menyn Issues Web Part. Välj "Problem" från rullgardinsmenyn "Vald vy:" och klicka på "OK" för att fortsätta.
Steg 4
Välj "Anslutningar" från menyn Issues Web Part. Klicka på "Skicka rad med data till" och klicka på "Lärdomar". I dialogrutan Konfigurera anslutningar väljer du "Titel" som "Provider field name:" från listan över problem och "Relaterade problem" som "Consumer field name" från Lessons Learned lista. Klicka på "Slutför" för att fortsätta. Klicka på ikonen "Välj" bredvid varje nummertitel för att se relaterade lärdomar.
