Ladda ner en tillgänglig Excel-huvudbokmall från en av de kostnadsfria webbplatserna som tillhandahålls. Mallen bör fungera i alla Excel-versioner. En huvudbok är ett register över transaktionerna för varje konto i ditt redovisningssystem. Eftersom användningen av en huvudbok och korrekt redovisningsteknik kräver användning av dubbel bokföring, påverkar varje inmatad transaktion två konton.
Klicka i cellen precis ovanför "1" och till vänster om "A." Detta kommer att markera hela sidan på huvudboken. Håll ned tangenterna "CTRL" och "C" för att kopiera arket. Klicka på knappen "Infoga" i den övre menyraden och scrolla ner till knappen "Arbetsblad" och klicka sedan. Klicka i cellen i det övre vänstra hörnet ovanför "1" och till vänster om "A" i det nya kalkylbladet och håll ner "CTRL" och "V" tangenterna för att klistra in huvudbokmallen i ett annat ark. I den här mallen finns utrymme för att ange huvudbokstransaktioner för nio olika konton.
Skapa minst fem identiska ark, vilket ger dig totalt 45 olika konton som du kan hålla reda på. Det första bladet bör vara för check-, spar- eller lönekonton; benämna det "Bankkonton". Du skapar titeln genom att högerklicka på fliken i det nedre vänstra hörnet märkt "Sheet 1" och välja knappen "Byt namn". Det andra bladet ska vara för "Inkomst"-konton. Dessa skulle omfatta försäljningsintäkter, tjänsteintäkter och återbetalning av utbetalda avgifter.
Det tredje bladet ska vara för "Utgiftskonton". Dessa skulle inkludera betalda hyror, verktyg, arbete och licenser eller skatter. Det fjärde bladet ska vara för "Equity"-konton, inklusive den initiala investeringen för att starta företaget, eventuella dragningar för ägaren och eventuella återinvesteringar i företaget. Slutligen bör det femte bladet vara för "Skulder", inklusive lån till byggnader, fordon, utrustning och kreditkort.
Skapa ytterligare ark för de områden som har fler än nio konton i dem. Om en av kategorierna av en slump har fler än nio konton, till exempel "Utgifter", skapa ett till eller två ark till och döp om dem till "Utgifter 2" och "Utgifter 3." Varje konto du skapar bör tilldelas en siffra. Vanligtvis börjar alla bankkonton med 10--, inkomstkonton med 20--, kostnadskonton med 30--, aktiekonton med 40-- och skuldkonton med 50--.
Notera kolumnerna på varje huvudbokpost. Datum- och beskrivningskolumnerna är självförklarande. "Post Ref." kolumnen är för att ange numret på det andra kontot som påverkas av transaktionen på raden. De återstående kolumnerna är "Debet", "Kredit" och "Saldo".
För det mesta lägger en debitering till ett konto pengar till det kontot, och en kredit tar bort pengar från kontot. För varje debitering måste det finnas en kreditering. Ett annat sätt att tänka på det är detta: En debet är "vad du fick" och en kredit är "var kommer den ifrån".
Till exempel betalar du 400 USD för din elräkning. Du betalar för det med en check från din företagskontroll. Fråga dig själv, vad fick du? Du har 400 USD i el, så debitera Utilities-kontot (#3010) för 400 USD. Fråga dig själv nu, var kom det ifrån? Det kom från ditt checkkonto, så kreditera bankkontot (#1010) $400.
Ange #1010 för Postreferens på nyttokontot och på bankkontot anger #3010 för kontonumret.
