Att ha ett digitalt filhanteringssystem har stora affärsfördelar.
När ditt företag går in i en tidsålder av digital distribution måste du bestämma dig för om du vill byta från ett pappersarkivsystem till ett digitalt filhanteringssystem. Även om övergången till ett helt datoriserat arkiveringssystem kan verka skrämmande, har de stora fördelarna med att ha ett digitalt arkiveringssystem fått många att göra övergången.
Minskad kostnad
På grund av kostnaden för att hyra fastigheter till butiksdokumentation börjar digital arkivering betala sig själv så snart den är implementerad. Eftersom det inte finns några fysiska pappersarbete minskar kostnaderna för att hantera och överföra dokument fram och tillbaka kraftigt. Detta gör det också möjligt för dokument som måste lagras som papper att arkiveras på mindre och billigare platser.
Dagens video
Blir grön
Att minska ditt företags koldioxidavtryck kan vara en viktig faktor för att nå dagens miljövänliga konsumentbas. Det kan avsevärt förbättra företagets image, ge skatteförmåner och minska kostnaderna för leveranser. Ett digitalt arkiveringssystem kan positivt förändra hela grunden för ett företag, och att byta till ett "grönare" system kan ge stora reklammöjligheter.
Smidigare arbetsflöde
Att hämta papperskopior av dokument som arkiverats och lagrats fysiskt kan vara en lång process som är öppen för mänskliga fel, säkerhetsproblem och fysisk förlust. Så är inte fallet med ett digitalt system. Inom några ögonblick kan ett dokument nås vid skrivbordet hos den person som behöver det. Detta resulterar i en kortare arbetsperiod, vilket ger snabbare framsteg och mer tid för att utveckla projekt.
Högre säkerhet
Medan ett traditionellt pappersarkiveringssystem kan öppnas och tittas på av alla som har tillgång till det, a digitalt arkivsystem kan ge olika skyddsnivåer som kan behålla dokument konfidentiell. Använda lösenord, specificerade mappar för olika användare, datakryptering och revisionsspår som låter dig behålla en register över vem som har tillgång till vilka filer och när, ett filhanteringssystem kan hålla dina dokument mycket säkrare.
Tillförlitlig arkivering
Pappersdokument och filer kan förstöras genom överhantering, brandskador, översvämningsskador och andra naturkatastrofer. Eftersom data kan lagras på servrar var som helst i världen kan du arkivera dina affärsdokument på ett säkert sätt utan att behöva stressa över potentiella egendomsskador. Du kan också göra din arkiverade data portabel med hjälp av saker som löstagbara hårddiskar, USB-minnen och CD-skivor.
