Data kan komma till dig i många olika format från många olika källor. Oavsett om det är en lista med kontakter, en tabell över kontoposter eller ett index över inventarier, behöver du ibland få data från Microsoft Word till en Microsoft Access-databas. Importer är det mest effektiva sättet att flytta data från ett Word-dokument till en Access-tabell eller databas. Dessa instruktioner gäller Microsoft Word 2010 och Microsoft Access 2010.
Steg 1
Förbered data i ditt Word-dokument för import. Strukturera data till antingen ett avgränsat eller fast breddformat. Avgränsade format separerar fält med ett enda tecken, till exempel kommatecken eller semikolon. Format med fast bredd ordnar data så att bredden på varje fält förblir konstant för att ange när ett fält slutar och nästa börjar. Båda formaten kräver att varje post finns på en separat rad. Dessa format talar om för Access var data ska placeras när de har importerats.
Dagens video
Steg 2
Spara Word-dokumentet som en vanlig textfil. Access kan endast läsa data som är i vanlig text, CSV eller Excel-format. När den har sparats, stäng filen.
Steg 3
Starta upp Microsoft Access och öppna en ny databas eller en befintlig databas där du kommer att lagra importerad data. Välj en ny tabell eller en befintlig tabell där du vill lagra data. Om du väljer en befintlig tabell kommer Access att lägga till data till den befintliga tabellen i det befintliga formatet. Den importerade informationen måste matcha den befintliga tabellens format och struktur.
Steg 4
Navigera till fliken "Externa data", hitta gruppen "Importera" och klicka på ikonen "Textfil". Detta öppnar dialogrutan "Hämta externa data - textfil".
Steg 5
Bläddra till eller skriv in namnet på textfilen du förberedde tidigare i rutan "Filnamn". Ange var du vill att data ska lagras. För en ny tabell, klicka på "Importera källdata till en ny tabell i den aktuella databasen." För en befintlig tabell, klicka på "Lägg till en kopia av posterna i tabellen" och välj lämplig tabell från rullgardinsmenyn lista.
Steg 6
Klicka på "OK" för att fortsätta och öppna "Import Text Wizard". Access kommer att skanna data och rekommendera en filstruktur. Bekräfta eller välj alternativet som matchar din fils format: "Avgränsad" eller "Fast bredd". Klicka på "Nästa".
Steg 7
Om du använder ett avgränsat format, välj det tecken som används för att avgränsa fälten. Om filen innehåller en textkvalificerare, välj den qualifier du har använt i rutan "Text Qualifier". Om den första raden i ditt Word-dokument innehåller fältnamnen, markera "Första raden innehåller fältnamn." Om du är använd ett format med fast bredd, granska data och struktur som visas och justera kolumnplaceringen om det behövs. Klicka på "Nästa".
Steg 8
Granska data och struktur en gång till innan du fortsätter. Om du behöver ange ytterligare information om något av fälten, klicka på fältrubriken och ange lämplig information för "Fältnamn" och "Datatyp". För att skapa ett index på det valda fältet, ställ in "Indexerad" till "Ja". För att utesluta det valda fältet i importen, bocka av "Importera inte fält (Hoppa över)." Klick "Nästa."
Steg 9
Upprätta en primärnyckel om du importerar till en ny tabell. Du kan välja "Låt åtkomst lägga till primärnyckel", som automatiskt fyller i en sekvens av ID: n, välja din egen primärnyckel från ett av källfälten eller välja "Ingen primärnyckel". Klicka på "Nästa".
Steg 10
För en ny tabell, bekräfta eller ändra namnet på den nya tabellen i rutan "Importera till tabell". Klicka på "Slutför" för att importera data. En dialogruta öppnas för att ange status för importen.
Saker du behöver
Dator
Microsoft Word 2010
Microsoft Access 2010
