Att hålla pappersarbetet i ett enhetligt system innebär att det inte blir oorganiserat.
Ett arkivsystem är en metod för att organisera pappersarbete och dokument för lagring. Det finns ett skåp eller en låda som innehåller pappersversioner av dokument, medan ett elektroniskt system håller data på en dator. Dessa uppgifter kan vara e-postmeddelanden eller skannade pappersarbete. När systemet väl är installerat är det viktigt att det underhålls så att det förblir i sin ordning med uppdaterad information regelbundet. För att underhålla systemet måste du skapa en procedur för att använda båda systemen.
Arkivering på papperskopia
Steg 1
Märk varje mapp, fil och låda eller låda. Titeln bör innehålla ämnet för dokumentationen, plus datumet då pappersarbetet börjar kl. Till exempel "Kvitton juni 2010 – nutid" eller "Mapp för mänskliga resurser februari 2008."
Dagens video
Steg 2
Skapa nya mappar, filer och lådor eller lådor när du har en ny kategori av pappersarbete att spara, eller när äldre mappar, filer och lådor är fulla. Använd färgkodning för att skilja mellan år eller månader.
Steg 3
Lägg till nya dokument i den mest relevanta mappen eller lådan. Att lägga dokument i mappar på måfå kommer att förstöra arkivsystemet, eftersom informationen kommer att letas efter på fel ställe. Om systemet ordnar dokument alfabetiskt, fortsätt att använda denna process istället för att byta till ett annat format.
Steg 4
Ta bort gamla, onödiga dokument årligen. När du fortsätter att lägga till filerna kommer viss information att bli irrelevant och inaktuell. Strimla den och frigör extra lagringsutrymme.
Elektronisk arkivering
Steg 1
Skapa mappar eller kataloger på din dator. Konsolidera data regelbundet så att de inte blir oorganiserade. Att ha flera nätverksenheter eller flera mappar som innehåller liknande information är inte ett effektivt sätt att organisera data.
Steg 2
Säkerhetskopiera data regelbundet. Använd DVD-skivor, en USB-enhet, en extern hårddisk eller ett externt företag för att göra detta. Detta skyddar data från förlust.
Steg 3
Säkra data genom att låsa varje fil, ge åtkomst till delegerade användare eller lägga till ett lösenord när du öppnar en fil. Detta förhindrar missbruk av data, bedrägeri eller obehörig åtkomst. Dessutom kan du vara säker på att endast personer som vet hur systemet fungerar använder det.
Steg 4
Skriv en procedur för att använda det elektroniska arkivsystemet. Inkludera steg-för-steg-instruktioner för hur man hittar, refererar, kategoriserar och arkiverar data, så att varje användare använder systemet på samma sätt. Håll det uppdaterat om du förfinar systemet för att förhindra förvirring mellan användare.
Steg 5
Se över arkiveringssystemet vartannat år. Kontrollera att det fungerar bra - detta kan definieras av hur effektiv arkiveringen är, hur lätt det är att hitta data och hur organiserat det är. Radera också oönskade filer och minimera elektronisk röran.
Saker du behöver
Arkivskåp eller låda
Mappar
Tomma etiketter
Pennor eller markörer
Dator
Dricks
Ha en gruppträningsdag för att förklara hur varje arkivsystem fungerar så att det kan hanteras och underhållas dagligen.
Be om feedback om hur man utvecklar arkivsystemet så att det är mer användarvänligt eller bättre organiserat.
