Databaser gör det enkelt att söka i komplexa data.
En databas är ett program som organiserar data i fält och poster. Ett kalkylblad är ett program som lagrar data i ett rutnät av rader och kolumner som möjliggör beräkningar och generering av grafer. Både databaser och kalkylblad används av företag, skolor och andra organisationer för att organisera butik och använda data. Även om båda är värdefulla verktyg, har en databas flera fördelar jämfört med ett kalkylblad.
Datakvalitetskontroller
Databasen tillåter att vissa variabler ställs in som de enda möjliga posterna. Säg att de enda alternativen är manliga och kvinnliga - om du anger "Alien" kommer databasen inte att acceptera data. Kalkylblad tillåter värdekategorier som siffror, men inte anpassning av databasen. Databaser kontrollerar även vissa fält när de uppmanas att göra det för att förhindra att unika identifierare som patientnummer dupliceras. Denna dubbelkontroll är inte tillgänglig med kalkylblad.
Dagens video
Integration av data
Databaser tillåter som standard data från flera källor att integreras i en databas. Data från flera applikationer och källor kan integreras i fält så att data från alla källor är organiserade och sökbara. Detta kan åstadkommas med ett kalkylblad men kräver andra applikationer eller anpassad programmering för att tillåta denna funktion.
Resurseffektivitet
Ett kalkylblad lagras i en dators random access-minne medan det används. Detta är ett problem om kalkylarket innehåller extremt stora mängder data. En databas behöver bara ladda data som arbetas med i RAM-minnet, vilket innebär att endast delar av en stor databas används vid varje given tidpunkt.
Användareffektivitet
En databas kan programmeras för att visa data baserat på en användares behov. Till exempel kan en patientdatabas visa medicinsk historia för en läkare och faktureringsuppgifter till en receptionist. Ett kalkylblad visar all data som gör specifik information svårare att hitta.
Kostnadseffektivitet
En databas är mer effektiv att använda jämfört med stora kalkylblad. Effektiviteten tillåter mindre tid att spendera på uppgifter och färre misstag. Detta leder till besparingar i arbetstimmar och precision för ett företag eftersom dess anställda är mer produktiva och effektiva.
Tillväxteffektivitet
När data läggs in i ett kalkylblad ökar den totala storleken på kalkylarket mycket snabbare än en jämförbar databas. I takt med att mer och mer information matas in finns det avsevärda skillnader i den tid det tar att generera rapporter, grafer och dataåtkomst över ett nätverk.
