Genom att använda Google för din gemensamma inkorg kan du se till att inga meddelanden faller mellan stolarna.
Bildkredit: dolgachov/iStock/Getty Images
Google tillhandahåller en funktion som heter grupper som gör det möjligt för projektteam, klubbar och klasser – eller personer inom någon annan grupp – att kommunicera och dela innehåll, som dokument, videor och kalendrar. Ett sätt att använda en grupp är att ställa in den som en gemensam inkorg. Ditt team kan använda det här kontot för att läsa och svara på meddelanden som postats av gruppmedlemmar eller till och med kunder. Genom att använda Groups for Business kan du inkludera ett obegränsat antal medlemmar och tilldela ansvar till individer.
Steg 1
Gå till Google Groups webbplats (se Resurser) och klicka på "Skapa grupp". Ange ett namn för gruppen och skriv in e-postadress du vill använda, som slutar med "@googlegroups.com." Ange en beskrivning av gruppen för medlemmarna se.
Dagens video
Steg 2
Välj "Collaborative Inbox" från rullgardinsmenyn Välj en grupptyp. Välj vilka typer av medlemmar du vill ge åtkomst till inkorgens funktioner. Välj de grundläggande behörigheter du vill använda, som att tillåta allmänheten att se ämnen eller tillåta alla gruppmedlemmar att skicka meddelanden. Klicka på "Skapa" och sedan på "OK" för att hantera inkorgens inställningar.
Steg 3
Klicka på länken "Hantera" längst ned på sidan Ämnen. Klicka på "Bjud in medlemmar" i den vänstra rutan för att öppna ett e-postinbjudningsformulär. Ange e-postadresserna till de personer du vill tillåta att använda inkorgen, skriv ett inbjudningsmeddelande och klicka på "Skicka inbjudningar".
Steg 4
Välj "Roler" i den vänstra rutan och klicka på "Roller". Välj den roll som du vill hantera inställningar för. Lägg till medlemmar i rollen och välj de behörigheter du vill använda. Upprepa för de återstående rollerna. Beroende på vilka roller du tilldelar får medlemmar aviseringar via sin primära e-postadress när någon postar ett nytt meddelande.
Dricks
För att hålla koll på en diskussion, favoriter du den genom att klicka på stjärnikonen och lägger på så sätt till diskussionen i avsnittet Stjärnmärkt i huvudmenyn till vänster.
Gruppmedlemmar kan klicka på knappen "Markera som bästa svar" på sina favoritsvar på frågor eller knappen "Markera som slutförd" när ett problem är löst.
Gruppchefer eller ägare kan visa de svar som anses vara bäst framför andra. Klicka på kugghjulsikonen, välj "Hantera grupp" och välj "Avancerat". Klicka på "Anpassa webbvy" och välj "Ja" under Visa en kopia av bästa svar ovanför andra svar.
