Hur man skapar ett grundläggande inventeringskalkylblad med Excel

Lagerhantering är avgörande för alla detaljhandelsföretag. Även affärsmodeller utanför detaljhandeln kräver intern lagerhantering för att spåra verktyg och utrustning. Excel är exceptionellt användbart eftersom det erbjuder ett billigt sätt att effektivt spåra inventering. En stor, komplex butik kommer att dra nytta av ett heltäckande hanteringsprogram, men Excel är tillräckligt för enkla lagerhanteringsbehov.

Lagerhantering är ett system som spårar varor när de kommer in i verksamheten och loggar ut dem när de säljs. Till exempel kommer en klädbutik att logga in 100 skjortor i systemet efter att de har beställts och lagrats på ställen. När en kund köper en av dessa tröjor, checkas artikeln ut från lagret och försäljningen redovisas med vinstmarginalen bifogad. När 80 av dessa tröjor har sålts kan chefen eller ägaren överväga att lägga en ny beställning för att fylla på lagret.

Utan ett ledningssystem på plats spåras inte lagret och butiken vet inte hur mycket av varje vara som finns i lager. Detta stör beställningssystem, finansiell redovisning och möjligheten att övervaka försäljningen och fatta välutbildade köpbeslut baserat på de bäst och sämst sålda varorna.

Excel är mindre automatiserat än program som länkar upp till POS-systemet (Point of Sale). Dessa POS-system används för att logga transaktionen och behandla kreditkort. Många är utformade för att spåra lager också. Butiken lägger in nytt lager manuellt och varje vara tas bort från lagret när försäljningen är genomförd. Lagra inventeringsprogramvara i Excel är inte vanligt men många program tillåter export till Excel för journalföring.

Att skapa kalkylarket är en ganska enkel process. Lagerhantering Excel-formler är också användbara för att spåra det totala värdet av inventeringen som är inloggad i systemet. För att komma igång, skapa kategorirubrikerna för varje enskild kolumn.

Använd rubriken Artikel för den första kolumnen, Kvantitet för den andra och Enhetspris för den tredje och Totala värdet för den fjärde. Även om det finns flera olika system för att spåra lager, håller detta en korrekt räkning och visar det totala värdet av allt lager i lager.

För kolumnen Totalt värde, multiplicera Kvantiteten med enhetspriset för att bestämma detta antal för varje rad. Formeln för att spåra värde för varje artikel i lager är =summa (b*c). Använd detta på varje rad så att varje lagerartikel genererar ett unikt värde baserat på kvantitet och enhetspris. Till exempel skulle en t-shirt listad på tredje raden använda =summa (b3*c3) för att bestämma det totala värdet på din inventeringsblad i Excel.

Excel är användbart men är inte alltid det bästa alternativet. Kalkylarkssystemet fungerar bra för företag som endast hanterar ett fåtal föremål. Till exempel kan ett företag som säljer medicintekniska produkter bara ha ett fåtal olika stora artiklar i lager. En röntgenmaskinsmodell med 20 enheter är lätt att spåra oavsett värdet på varje enhet. Det är en situation med låg antal, låga lager som gör spårningen mycket enklare.

Ett medicinskt företag som säljer allt från gasbindor till salvor kommer dock att kräva ett mer robust system för att spåra lager. Excel är fortfarande en möjlighet men att komma åt rätt utrymme på kalkylarket när tusentals objekt listas gör processen ineffektiv. Ett program med sökfunktion kan snabbt dra objektet samtidigt som det visar all relevant information beträffande tillgängligt lager, gjorda försäljningar, värdet av försäljningen och det totala värdet av det kvarvarande lagret i stock.

Överväg att använda Excel som ett startprogram för grundläggande lagerspårning och uppgradera till ett mer seriöst system när det är lämpligt. Programvara för lagerspårning är dyr men är väl värd kostnaden när man spårar många enheter med hög omsättning.