Excel kan minska antalet misstag genom att automatisera beräkningar.
Bildkredit: rgbdigital/iStock/Getty Images
Excel har ett rykte om att användas på redovisningsavdelningar, och även om dess matematiska funktioner är avgörande för bokföring, programmets kalkylblad och diagram hjälper till med allt från att bygga en inköpslista till att analysera vetenskapliga uppgifter. Att flytta från Word till Excel för dagliga uppgifter kan verka skrämmande i början, men när du väl har vant dig vid att arbeta i ett kalkylblad gör Excel organisation och beräkning mycket enklare.
Gör en lista för hemmet eller jobbet
En av Excels enklaste men mest grundläggande förmågor är organisera data. Excel kan inte konkurrera med Microsoft Access för att bygga komplexa databaser, men för den dagliga organisationen har Excel massor av funktioner och är mycket enklare att använda. För att göra en lista, skriv bara i vilka celler du behöver - oavsett om du behöver en grundläggande två-kolumn inköpslista eller en inventering eller en
katalog över hela ditt bibliotek, hjälper Excel att hålla dina data på plats och ger sortering och sökning.Dagens video
För en snyggare layout utan extra arbete, börja med en mall genom att söka på sidan "Ny" i Arkiv-menyn i Excel 2010 eller 2013. Microsoft tillhandahåller många gratis mallar för att bygga listor, allt från sportlistor till fakturor till telefonkataloger.
Rita dina data i ett diagram
Mata in en rad data i Excel och programmet kan automatiskt visualisera det som ett diagram eller diagram. När du har skrivit in din data, välj den och välj en av diagramstilarna på fliken Infoga. Excel 2013 gör processen ännu enklare med "Rekommenderade diagram"-knapp som skannar din data och förhandsgranskar de mest relevanta diagrammen.
Att lägga upp data på ett korrekt sätt för ett diagram kräver lite övning. Till exempel, för att bygga ett cirkeldiagram, använd två kolumner: den första innehåller etiketter och den andra innehåller procentsatser. På samma sätt använder ett linjediagram bara två kolumner: en för etiketter och en annan för punkter på Y-axeln. Om din data innehåller X- och Y-koordinater, använd ett punktdiagram istället.
Automatisera bokföring med funktioner
Excels funktioner automatiserar matematiska formler, förenklar bokföring, redovisning och annan dataspårning. En av de vanligaste funktionerna, SUM, lägger ihop andra celler och har en genväg med en knapp: välj en grupp av celler och tryck på "Alt-Equals" för att fylla i summan. Vissa funktioner analyserar cellers innehåll och kan till och med arbeta med text. Till exempel kontrollerar EXAKT om två celler har samma innehåll och returnerar "TRUE" eller "FALSE".
För att ange en funktion, skriv ett likhetstecken, funktionens namn och en öppen parentes, och fyll sedan i dess variabler genom att klicka på andra celler för att referera till deras innehåll. För en guidad förklaring till hur du använder en funktion, välj den från funktionsbiblioteket på fliken Formler.
Beräkna med komplexa formler
För att få ut det mesta av Excels funktioner, sätt ihop dem i formler med flera delar för att göra komplexa beräkningar. Nästan alla funktioner kan fungera tillsammans. Till exempel, lägg till en kolumn med celler och avrunda den till närmaste hundratal genom att kombinera SUMMA med RUND: =ROUND(SUMMA(A1:A5); -2) avrundar summan av cellerna A1 till A5 till två platser kvar av decimalen, vilket resulterar i en runda hundratal.
Formler kan också referera till andra formler. En användning är att snabbt spåra fakturering och betalningar för ditt företag. Summa en kunds fakturor i en kolumn, summa betalningar i en andra kolumn och använd sedan IF-funktionen för att mata ut ett enkelt svar: =OM(B10>=A10,"BETALT","OBETALT") kontrollerar om summan av betalningar i B10 motsvarar eller överstiger summan av avgifter i A10 och rapporterar antingen "BETALT" eller "OBETAT" i klartext.
