Hur man automatiskt utesluter tomrum i en pivottabell i Excel

Blanks är oundvikliga i en Excel-tabell, särskilt om du arbetar med en stor databas med information. Det kan vara så att du tillåtit en extra ruta för en andra rad i en adress, och inte alla behöver två rader för en adress. Om du använder en pivottabell för att arbeta med komplexa data, kan du stoppa pivottabellen från att räkna tomma celler för att hålla dina data så rena som möjligt.

När du arbetar med data i Excel ger en pivottabell dig den enkla hantering du behöver. Om din pivottabell har tomma fält kan du ta bort ett tomrum från en pivottabell eller ändra innehåll med de inbyggda pivottabellverktygen i Excel. Klicka på Pivottabell, sedan Välj Pivottabellverktyg på bandet.

Oavsett om du vill använda verktygen för att låta pivottabellen dölja tomma rader eller ta bort ordet "tom" från dem, klickar du på antingen Analysera eller alternativ och välj sedan

I vissa fall infogar pivottabellsfunktionen ordet "tom" i varje tom cell. Detta kan förstås vara problematiskt när du försöker rensa upp din data. Denna process skiljer sig från den process du använder för att låta pivottabellen dölja tomma rader.

För att stoppa en pivottabell från att räkna tomma celler och fylla dem med ordet "tom", följ dessa steg:

1. Klicka inuti pivottabellen och välj Kontrollera + A för att välja all information på sidan.
2. Välj Hem > Stilar > Villkorlig formatering och Ny regel.
3. Välj i rutan som öppnas Formatera endast celler som innehåller.
4. I rullgardinsrutorna under Formatera endast celler med, Välj Cellvärde, Lika med och typ (tom) i den tredje rutan.
5. Välj siffra flik. Välja Beställnings och sätt in tre semikolon under Typ.
6. Klick OK.

Detta tar bort ordet "blank" från pivottabellen och ersätter det med ett riktigt tomt fält.

I vissa fall kanske du vill sluta att din pivottabell räknar tomma celler helt och hållet för att rensa upp dina data. Så här förhindrar du att tomrum visas i rad:

1. Välj ett radfält.
2. På Analysera fliken, klicka Fältinställningar.
3. Välja Layout under Layout & Print och avmarkera kryssrutan Infoga en tom rad efter varje artikeletikett.

Om du vill eliminera tomma celler i Föremål, gör följande:

1. Välj det objekt du vill ha.
2. Under Design flik, leta efter Layout; klick Tomma rader och markera kryssrutan på endera Infoga en tom linje efter varje artikeletikett eller Ta bort tom rad efter varje artikeletikett.

Att städa upp ämnen i ett pivotbord kan bli irriterande med tiden. Att ställa in din pivottabell för att dölja tomma rader sparar automatiskt tid. För att göra detta sätter du upp en mall. Mallar hindrar dig från att behöva formatera om dina pivottabeller varje gång du arbetar med ny data.

Så här skapar du en mall:

1. I filen du vill spara som mall väljer du Fil och Spara som.
2. Leta efter i rutan som dyker upp Filformat och välj Excel-mall (.xltx).
3. Ge mallen ett namn.

Så här uppdaterar du data som du har matat in i en mall:

1. Öppna arbetsboken med nya data.
2. Kopiera alla nya data.
3. Öppna mallfilen.
4. Hitta intervallplatsen som matchar den nya data du klistrar in.
5. Klistra in den nya data som du har kopierat från det andra kalkylbladet.
6. Klick Uppdatera data.

All data uppdateras för att införliva den nya informationen du matar in.