Automatisk e-poståtkomstrapporter
Microsoft Access är ett kraftfullt, konsumentvänligt databasprogram. Den kan användas för enskilda hushåll och för företag. Vissa komponenter i databasen inkluderar tabeller, frågor, formulär, rapporter, makron och moduler. Rapporter ger en lättläst presentation av informationen i databasen. Makron tillåter att rutinuppgifter automatiseras. Rapporter kan delas via e-post och skickas automatiskt.
Steg 1
Gå till "Start" > "Program" > "Microsoft Office" > "Microsoft Access", eller om Access har öppnats nyligen, gå till "Start" > "Microsoft Access."
Dagens video
Steg 2
Välj en databas att använda. I det här fallet laddas Issue-databasen ned.
Steg 3
Klicka på fliken "Skapa".
Steg 4
Klicka på "Makro".
Steg 5
Välj "Skicka objekt" i rullgardinsmenyn Åtgärd.
Steg 6
Slutför vart och ett av stegen i Action Argument. Välj "Rapport" för objekttyp, välj "Öppna problem" för objektnamn (detta är namnet på rapporten som kommer att skickas via e-post) och välj "PDF-format (*.pdf)" för utdataformat. Ange e-postadresserna till rapportmottagarna, ämnet för e-postmeddelandet och texten för e-postmeddelandets brödtext (Meddelandetext). Om e-postmeddelandet behöver redigeras innan det skickas, välj "Ja"; annars väljer du "Nej". För HTML-filer, ange en sökväg för mallen.
Steg 7
Klicka på diskikonen för att spara makrot.
Steg 8
Namnge makrot och klicka sedan på "OK".
Steg 9
Klicka på utropstecknet för att köra makrot. Programmet kommer att begära att makrot sparas igen.
Steg 10
Klicka på "Tillåt" för att tillåta programmet att skicka e-postmeddelandet. Rapporterna kommer att skickas via Outlook.
Steg 11
Öppna navigeringsfönstret genom att klicka på dubbelpilarna.
Steg 12
Dubbelklicka på det sparade makrot för att automatiskt e-posta rapporten.
Steg 13
Öppna e-postmeddelandet för att bekräfta att det har skickats.
Dricks
Denna process fungerar även för Access 2003; skärmarna kommer att se annorlunda ut, men konceptet är detsamma.
Rapporter är inte de enda objekt som kan skickas via e-post. Tabeller, frågor och formulär kan också mailas. Gå till Outlooks utkorg för att skicka meddelandet, eller klicka på "Skicka alla" om Outlook är öppet.
Varning
Maila rapporten till dig själv för att säkerställa att de skickades automatiskt.
