20 Ninja-tips för att få ut det mesta av Gmail

Gmail toppade 900 miljoner användare 2015. Inte illa för ett projekt vars kodnamn kom från en Dilbert-tecknad film. När den lanserades trodde ingen på den - den debuterade på första april.

Delvis på grund av Gmails no-nonsense gränssnitt gör folk sällan besväret att lära sig dess många funktioner. Det är trots allt redan så enkelt. Men för dem som tar sig tid att lära sig dess ins och outs, blir Gmail ett mycket kraftfullare verktyg. Här är 20 tips som hjälper dig att bli en Gmail-ninja.

Detta är det enskilt viktigaste verktyget för att navigera i Gmail. Om du är som de flesta människor har du förmodligen aldrig använt det. Klicka på Redskap -- placerad längst upp till höger på Gmail-skärmen -- det och gå in i en modig ny värld.

Det första du kommer att lägga märke till när du klickar på Redskap finns ett antal val under en rubrik som kallas Displaydensitet

Du kan också välja hur många e-postmeddelanden som ska visas på en sida. Klicka på Redskap och då Inställningar > Allmänt. Under Maximal sidstorlek du kan välja antalet konversationer (dvs e-postmeddelanden) per sida, från 10 till 100.

Kom ihåg att när du gör en ändring i Inställningar måste du gå ner till botten av sidan och välja Behåll växel annars kommer dina ändringar inte att behållas.

Att välja ditt tema är en av de mest dramatiska visuella förändringarna du kan göra i Gmail. Gå till Redskap och välj teman. Du kommer att mötas av en mängd olika bakgrunder. En färgstark bakgrund ger dig känslan av att du arbetar direkt från skrivbordet istället för i en webbläsare. Och du kan också välja en av dina egna bilder som bakgrund.

Om du vill gå tillbaka till Gmails standardbakgrund, välj den markerade Ljus.

Du kan också välja din textstil. Gå till Redskap och välj Inställningar > Allmänt och du ska se Standardtextstil. Här kan du välja typsnitt, stil och färg på din text.

Hur tycker du om dina trådar? Vi menar inte kläder. Trådar är en funktion i många e-postprogram som grupperar meddelanden med deras svar. Du kanske gillar detta eller inte; kanske vill du se varje e-postmeddelande separat. Om du inte vill ha dina e-postkonversationer kapslade i varandra kan du stänga av den funktionen. Gå till Redskap och välj Inställningar > Allmänt och då Konversationsvy. Välj alternativknappen bredvid Konversationsvy av att sätta stopp för trådar.

Du kan också ändra din inkorgsstil. Gå till Redskap och välj Inställningar > Inkorg. Välj rullgardinsmenyn bredvid Inkorgstyp. Den är inställd på standard, vilket visar e-postmeddelanden i den ordning de togs emot. Men du kanske föredrar ett annat sätt. Kanske skulle du vilja se olästa e-postmeddelanden först, eller stjärnmärkta e-postmeddelanden eller till och med viktiga e-postmeddelanden högst upp.

Men du frågar: Hur kan Gmail veta vad som är viktigt? Utmärkt fråga! Och det leder oss till vårt allra nästa tips.

Du kan lära Gmail vilka meddelanden som är viktiga för dig. Det finns en liten flaggliknande ikon bredvid varje e-postmeddelande som blir gul när du klickar på den (se skärmdumpen för detaljer). Genom att klicka på den säger du till Gmail att det är viktigt. Efter ett tag kommer Gmail på och börjar automatiskt identifiera dessa e-postmeddelanden som viktiga. Till exempel kommer varje mejl som kommer in från din chef att markeras som viktigt. Omvänt kan du avmarkera e-postmeddelanden som inte är viktiga men som Gmail av misstag identifierar på det sättet. Snart nog kommer Gmail att göra jobbet med att sortera din e-post åt dig.

Att organisera dina e-postmeddelanden visuellt kan hjälpa dig att identifiera viktiga e-postmeddelanden när du ger din inkorg en snabb gång. Gmails två huvudsakliga verktyg för att göra detta är etiketter och stjärnor. Låt oss börja med etiketter, som också fungerar som mappar i Gmail. För att skapa en etikett, går du till toppen av fönstret och väljer Flytta till ikon, formad som en mapp.

När du klickar på den får du en rullgardinsmeny. Välj Skapa ny. Ge din nya etikett ett namn och klicka Skapa.

Som vi nämnde är etiketter egentligen bara namnet som Gmail använder för mappar. De visas längs den vänstra sidan av din inkorg under Komponera knapp. Du kan få etiketterade e-postmeddelanden att poppa mer genom att tilldela dem en färg. Om du håller muspekaren över ett etikettnamn ser du en liten pil till höger. Klicka på den så visas en ruta. Överst i rutan ser du Etikettfärg. Klicka på pilen till höger om den och en ruta för val av etikettfärg visas. Klicka bara på den färg du vill ha så blir det färgen på din etikett.

Stjärnor är ett annat bra sätt att få dina e-postmeddelanden att sticka ut visuellt. Titta till den högra kanten av e-postlistan i din inkorg, och du bör se ihåliga stjärnor. När du klickar på en stjärna blir den gul. Bom, du har nu flaggat meddelandet. Det kan betyda vad du vill; stjärnmärkta e-postmeddelanden kan tagga e-postmeddelandet som viktigt, behöver uppföljning eller något annat. Det är upp till dig.

Gult är bra, men du har många fler färger att välja mellan också, vilket avsevärt utökar det organisatoriska värdet av dessa små ikoner. Varje gång du klickar på en stjärna går den igenom en av de tillgängliga färgerna.

Men här är ett knep: Du styr vilka färger (och även former) som är tillgängliga. Klicka på Redskap och välj Inställningar > Allmänt. Scrolla ner till Stjärnor. Du kan dra stjärnor (och former) mellan sektionerna Används ej och Används, vilket ger dig all makt att avgöra vad som händer när du klickar på stjärnor tillbaka i inkorgen.

När du har valt det du vill ha, glöm inte att klicka Spara ändringar.

När du är tillbaka i din inkorg kan du välja färg på stjärnan du vill ha (eller annan ikon) genom att klicka upprepade gånger på stjärnikonen bredvid din e-post. Den kommer successivt att gå igenom dina färgalternativ.

Att skapa filter är ett utmärkt sätt att förbättra Gmails produktivitet. I grund och botten skapar du regler som automatiserar Gmails svar på inkommande e-postmeddelanden. Detta sparar dig tid genom att du inte längre behöver hantera varje e-postmeddelande individuellt. Reglerna kan vara vad som helst, från att flytta e-postmeddelanden till att vidarebefordra dem till att skicka ett standardsvar.

Välj först den e-post som du vill skapa ett filter för. Välj sedan Mer från den översta menyraden och gå ner till Filtrera meddelanden som dessa.

I exemplet nedan har vi valt ett marknadsföringsmeddelande från Phoenix-symfonin. Den första lådan som kommer upp har Från: raden ifylld. Klicka där det står Skapa filter med denna sökning.

När du är klar kommer du att föras till en annan ruta där du kan skapa den regel eller filter som du vill ha. I det här fallet kommer vi att skapa två regler: hoppa över inkorgen och kategorisera dessa typer av e-postmeddelanden som en kampanj. Klicka på när du har valt dina regler Skapa filter. När det är klart kommer alla mejl från marknadsföringsavdelningen för Phoenix symfonin att passera inkorgen och direkt till Kampanjer.

Du ser i den här rutan att du har många alternativ för att skapa ett filter. Du kan stjärnmärka alla e-postmeddelanden som kommer från avsändaren, (i det här fallet phoenixsympony.org) sätta på en etikett, markera dem som lästa eller ta bort dem, bland andra möjligheter.

Genom att skapa filter kommer du att introducera ett flöde till din inkorg som gör att e-postmeddelanden rör sig i den riktning du vill, vilket på ett kraftfullt sätt ökar din e-posteffektivitet.

När du skapar ett filter kommer det inte att ha någon effekt på e-postmeddelanden du redan har fått – om du inte väljer Använd även filter på matchande konversationer som är en kryssruta omedelbart till höger om Skapa filter knapp.

Du har förmodligen skickat minst ett e-postmeddelande som du önskar att du kunde få tillbaka.

Önskar du att du kunde klicka på ångra ögonblick efter att du klickat på Skicka? Lyckligtvis kan du göra just det i Gmail. Klicka på Redskap sedan Inställningar > Allmänt. Klicka på kryssrutan för att aktivera Ångra Skicka och välj hur mycket tid du vill ge dig själv. Tänk på att ju längre du ställer in respitperioden för ångra, desto längre tid kommer det att ta varje e-postmeddelande att faktiskt skickas från din utkorg, så 10 eller 20 sekunder är förmodligen tillräckligt.

Kortkommandon är ett utmärkt verktyg för att snabbare flytta genom Gmail. Du kan använda dem för att navigera runt i Gmail och även för att hjälpa dig sortera dina meddelanden. Det första du behöver göra är att aktivera kortkommandon eftersom deras standardposition är inaktiverad. Du gör detta genom att klicka på kugghjulet Inställningar > Allmänt. Gå till Tangentbordsgenvägar och välj alternativknappen bredvid Kortkommandon på.

För en komplett lista över Gmails kortkommandon, besök här. Du kan också hitta ett fuskblad för Gmail här.

De flesta av oss har mer än ett e-postkonto. Och det är möjligt att lägga till dessa konton i Gmail, så att du inte behöver logga in på flera konton för att kontrollera din e-post, så länge de är vanliga POP3-konton.

Du måste känna till inställningarna för de e-postkonton du planerar att lägga till. När du har den informationen, gå till Gear Inställningar > Konton och import. Välj sedan Lägg till ett POP3-e-postkonto som du äger.

Härifrån anger du bara informationen som Gmail ber om. Gmail kommer att försöka fylla i en del av detta automatiskt, men det kan bli fel. Det är bättre att veta den här informationen i förväg och ange den manuellt. Du kommer också att märka en knapp bredvid Lämna en kopia av hämtade meddelanden på servern. Välj detta om du ofta kollar e-post för det kontot från andra ställen. När du har fyllt i informationen klickar du Lägg till konto. Du har nu ställt in Gmail för att ta emot e-post från ditt andra konto.

Du kommer också att bli tillfrågad om du också vill kunna skicka e-postmeddelanden från detta konto. Om du väljer ja, kommer du att märka i nästa ruta att du kommer att bli tillfrågad om du vill Behandla som ett alias. Detta är ett personligt val som påverkar sökinställningarna mer än något annat. Du kan få mer information här. I huvudsak, om du väljer Behandla som ett alias, när du söker "Från: Jag" kommer Gmail att behandla den här nya adressen också som "Jag" - vilket betyder dig - och hämtar alla dina e-postmeddelanden från det nya kontot du har lagt till.

Du kommer också att bli ombedd att fylla i din utgående serverinformation och lösenord. När du klickar på nästa kan du bli ombedd att ange en bekräftelsekod som bevisar att du verkligen äger kontot, som antingen skickas via e-post eller skickas till din telefon. När det steget är klart är du redo att gå. Du kommer att se det nya e-postmeddelandet under Skicka e-post som: i Konton och import under inställningar.

När du nästa gång skickar ett e-postmeddelande kommer du att märka en rullgardinsmeny i Från: rad i din e-post. Det ger dig valet att skicka ett e-postmeddelande från ditt ursprungliga Gmail-konto eller det nya kontot du har lagt till. Du kanske vill vara försiktig så att du skickar från adressen du vill skicka från. Det finns en miljö i Konton och import som låter dig Svar från samma adress som meddelandet skickades till. Med detta valt bör du undvika alla misstag om ditt mål är att alltid ha din till: och från: samma.

Att lägga till andra e-postkonton kan vara lite komplicerat. Så vi följer upp det med ett enkelt tips som kan spara dig mycket försvårande. Du kanske har märkt att du har samlat på dig ett ogudaktigt antal reklammeddelanden. Det är dags att kyssa dem hejdå och använda det värdefulla 15 GB utrymme som Gmail tilldelar dig för viktigare saker.

Du kanske redan vet det om du klickar på Välj alla ikonen längst till vänster i den övre menyraden, bara 100 e-postmeddelanden (eller hur många e-postmeddelanden du än har angett för en enda sida) är markerade. Om du har många e-postmeddelanden kommer det att ta lång tid att radera dem 100 åt gången.

Det visar sig att lösningen gömmer sig i sikte -- och du har förmodligen aldrig märkt det. När du markerar alla, om det finns fler e-postmeddelanden i den här mappen eller etiketten än vad som passar på den aktuella sidan, får du alltid alternativet att välja alla e-postmeddelanden. Klicka på länken i det gula meddelandet för att välja allt.

Klicka på när du har valt e-postmeddelanden Radera. Klart och gjort!

Sökoperatorer är kortkommandon i sökvärlden. Om du lär dig dem nu kommer du att spara mycket siktning senare. De hjälper till att förfina din sökning när du letar efter det e-postmeddelandet i en höstack.

Sökoperatorer i Gmail inkluderar Från: som, när den följs av ett namn, automatiskt hittar alla e-postmeddelanden från den personen. På samma sätt finns det Till: som anger en mottagare. Om du till exempel snabbt vill hitta all din fanmail till serielegendaren Stan Lee skulle du skriva Till: Stan Lee och listan visas i din inkorg. Du kan också söka på ämne med Ämne: Serietidningar. (Observera att det inte kan finnas något mellanslag mellan kolon och söktermen.) Du kan också söka efter etiketter (Märka:) och sortera e-postmeddelanden efter bilagor (Har: fäste).

Det finns många andra sätt att söka och Gmail tillhandahåller en lista över sökoperatorer här.

Googles ingenjörer lägger ofta till "experimentella" saker för att göra Gmail bättre. Google Labs är där du kan prova några av dessa nya funktioner först.

Dyk in direkt genom att klicka på Redskap och välja Inställningar > Labs. Du har precis kommit in i testområdet. Här hittar du saker som en autentiseringsikon för verifierade avsändare (ett verktyg för att förhindra spammare från att härma meddelanden för att få dem att se ut som om de kommer från en betrodd webbplats). För att prova, klicka Gör det möjligt.

Prova vilka du gillar; du kan alltid inaktivera de du bestämmer dig för att du egentligen inte behöver.