Funktioner och funktioner i Microsoft Excel

Oavsett om det är för arbete eller hemmabruk är ett Excel-kalkylblad det bästa verktyget i Microsoft Office för att organisera data och göra listor. Även om Word-dokument kan innehålla tabeller och kolumner, gör Excel det mycket lättare att lägga ut information. Excel har också en rad funktioner för att utforma formler som automatiserar beräkningar. Även om Excel ser skrämmande ut till en början, liknar programmets layout som andra Office-program, så om du har använt Word kommer du att känna dig som hemma efter en titt. För att få extra hjälp med en viss knapp på Excels menyfliksställe, håll muspekaren över den för att se ett tips.

Huvuddelen av Excels fönster består av ett kalkylblad - eller arbetsblad -- av celler. Precis som med ett papperskalkylblad kan varje cell innehålla alla siffror eller vilken text som helst – till skillnad från att arbeta med en Access-databas, Excel låter dig helt enkelt klicka på valfri cell och fylla den som bäst passar din projekt. I vissa fall, till exempel för att spåra utgifter, vill du använda en organiserad serie rader och kolumner. Andra gånger, som att bygga en lista över teammedlemmar, kommer cellordning och positionering inte att spela någon större roll. En fördel med Excel är hur enkelt det gör att omorganisera data: välj en cell och dra dess kant för att flytta den till en ny plats på arket.

Varje Excel-fil, kallad a arbetsbok, innehåller ett eller flera kalkylblad. För att växla mellan ark i en arbetsbok, använd flikarna i det nedre vänstra hörnet av fönstret. Sedan Excel 2007 använder de flesta arbetsböcker filtillägget XLSX, medan äldre versioner används XLS filer. Nya exemplar av Excel kan läsa dessa gamla filer, men för att öppna en ny arbetsbok i en gammal utgåva behöver den gamla datorn Office-kompatibilitetspaket.

Som med resten av Office sedan 2007 har Microsoft ersatt Excels menyer med menyflikar. Du kan tänka på flikarna som visuella menyer som förblir öppna -- varje flik innehåller en uppsättning relaterade funktioner med förklarande ikoner. Till exempel innehåller fliken Hem de vanligaste alternativen, som teckensnitt och textfärg, medan fliken Infoga erbjuder sätt att infoga tabeller, textrutor och diagram. En flik, Arkiv, beter sig annorlunda. Filen innehåller fortfarande grundläggande uppgifter inklusive "Ny", "Öppna" och "Spara", men visar dessa uppgifter i ett helskärmsområde med extra alternativ, som kallas backstage vy. Till exempel erbjuder knappen "Ny" i backstagevyn ett sökbart urval av mallar för nya arbetsböcker.

Förutom att innehålla vanlig text och siffror kan celler innehålla formler, som alltid börjar med ett likhetstecken. Med en formel visar Excel resultatet av en ekvation i en cell, men håller automatiskt resultatet uppdaterat när du ändrar dess komponenter. En grundläggande formel kan ersätta en miniräknare: skriv "=2+4" och Excel visar "6". Formler fungerar också med data i andra celler: "=A1+B1" lägger till värdena för cellerna A1 och B1.

För andra procedurer än direkt aritmetik, använd funktioner att utföra olika operationer på data. Funktionernas förmågor sträcker sig från enkel matematik, som "MEDEL" till genomsnitt av ett cellintervall, till att ändra text, som "LOWER" för att konvertera en rad till gemener. De två termerna blandas ofta ihop, men kom ihåg att varje cell bara kan innehålla en formel, men varje formel kan använda flera funktioner, till exempel "=MEDEL(A1, B1)+SUMMA(A2, B2)" för att lägga till summan av två celler till medelvärdet av två andra celler.