Bildkredit: Ignatiev/iStock/GettyImages
Granskningsläget i Microsoft Word – som vanligtvis kallas för sin mest populära funktion, "Spåra ändringar" – tillåter användare att dela och samarbeta i dokument. Aktivering av funktionen gör att Word noterar alla redigeringar som gjorts i dokumentet från den tidpunkten och gör att du kan lämna kommentarer till andra användare som tittar på dokumentet. Men även om det kan vara fördelaktigt att spåra ändringar i Word, kan det vara pinsamt eller till och med katastrofalt att skicka ett Word-dokument till en klient, klasslärare eller kollega, bara för att få veta att alla markeringar och kommentarer är synliga när du öppnar dokumentera. Du kan förhindra att detta händer genom att stänga av spåra ändringar i Word, men du måste förstå att Word fortfarande kan spåra ändringar, även när du inte kan se dem.
Skillnaden mellan att gömma och ta bort
De flesta användare som av misstag skickar dokument som fortfarande visar uppmärkning gör det av en enkel anledning; Att dölja spårade ändringar från visningen tar inte bort dessa ändringar från dokumentet. Microsoft Word tillåter användare att dölja och avslöja dokumentanteckningar från fliken "Granska" efter önskemål för att snabbare upp programmet och minimera de distraktioner som kan komma med varje redigering och ny mening loggas. Detta görs via rullgardinsmenyerna på fliken Granska, till höger om knappen "Spåra ändringar". Även när programmet inte visar ändringar när de inträffar, om funktionen har aktiverats, spårar och loggar Word fortfarande dem i dokumentet. Du kan spara ett dokument med ändringar dolda från din vy, men de visas fortfarande för andra användare om du inte tar bort dem på rätt sätt.
Dagens video
Ta bort ändringar från Word-dokument
Även om det brukade vara komplicerat att spara ett Word-dokument utan uppmärkning, gör 2016 Microsoft Office-paketet processen enkel. Klicka på fliken "Granska" i menyn ovanför dokumentet för att påbörja processen och välj knappen "Spåra ändringar" i menyn Granskningsläge för att stänga av spårning. Om du inte kan se en logg över ändringarna i dokumentet, klicka på den övre rullgardinsmenyn till höger om knappen Spåra ändringar. Det ska stå "Ingen markering" om inga ändringar är synliga. Välj "All Markup" för att visa alla ändringar som loggats för dokumentet. Detta visar även kommentarerna på dokumentet, om det finns några. Titta på fönstret till höger på skärmen. Du måste lösa eller avvisa alla ändringar eller kommentarer för att avvisa dem. Om du vill göra det snabbt, välj rullgardinsmenyerna under knapparna "Acceptera" eller "Avvisa" i rutan Ändringar, samt knappen "Ta bort" i kommentarsrutan. Genom att klicka på alternativet för att acceptera, avvisa eller ta bort alla ändringar eller kommentarer går det mycket snabbare att lösa ändringar.
Visar ditt dokument fortfarande uppmärkning?
När du har löst ändringar och tagit bort eventuella kommentarer, spara ditt dokument och öppna det igen i Word. Om några spårade ändringar fortfarande finns, visar Word uppmärkningsnoterna när dokumentet laddas - så att du kan hitta och lösa eller ta bort dem efter behov. Du kan också använda Words Document Inspector-funktion för att granska dokumentet som helhet, för att radera eventuella information som du kanske inte vill dela, till exempel personlig information som är nyckelad till dokumentet eller dold text. Detta kan nås genom att klicka på "Arkiv" från menyn högst upp i Word-fönstret och välja "Info", följt av "Kontrollera efter problem" och slutligen "Inspektera dokument."
