Hur man gör en sökning på ett Excel-kalkylblad

Excel är ett oerhört användbart verktyg när det gäller att analysera och syntetisera stora mängder information, men att hitta en enstaka fras eller figur i ett omfattande kalkylblad kan kännas som att söka efter en nål i en höstack. Med så många kolumner och rader med data är det inte lätt eller praktiskt att lokalisera en enskild information manuellt, vilket är varför Microsoft inkluderade flera funktioner som du kan använda för att göra en sökning i Excel och visa upp den information du söka. Du kan dock närma dig problemet på några sätt, så det hjälper att lära dig om dem alla innan du bestämmer dig för den bästa vägen framåt.

Det enklaste sättet att söka i ett kalkylblad efter en specifik fras eller nummer är att använda Hitta på samma sätt som i Microsoft Word och många andra Office-program. Det här alternativet kräver ingen kod och returnerar exakt det du letar efter – cellplatserna för specifika textsträngar eller siffror. De andra alternativen för att hitta specifik information i ett kalkylblad är mer användbara för att hitta något inom en specifik cell och kräver lite mer arbete för att få exakt vad du vill ha.

Under Hem fliken, titta längst till höger på menyfliksområdet för Hitta och välj i Redigering grupp. Klicka på rullgardinspilen och välj sedan Hitta eller Byta ut från de visade alternativen. De Hitta alternativet är endast för att hitta specifika bitar av text och tar upp den enklaste versionen av fönstret. Skriv in texten du letar efter i Hitta vad och klicka sedan på antingen Hitta nästa för att bläddra igenom alla instanser av ordet, siffran eller frasen eller Hitta alla för att lista alla cellplatser som innehåller söktermen.

Klick Alternativ >> för att få fram fler val för exakt vad du vill att fönstret ska returnera. Du kan ändra Inom fältet för att söka i arket eller hela arbetsboken. Sökningen kan organiseras efter rad eller kolumn med hjälp av Sök och du kan välja att titta i formler, värden eller kommentarer med hjälp av Titta in fält. Du har också alternativ för Liknande fall, som endast returnerar celler med matchande fall, eller för Matcha hela cellinnehållet när du bara vill ha resultat där söktermen upptar hela cellen. Du kan använda Formatera alternativet för att hitta instanser av specifik formatering.

De Hitta alternativet hittar termen du letar efter, men vad händer om du vill ändra något i varje fall det inträffar? Till exempel, om du har listat en kunds namn som Smed, men det är det faktiskt Smyth, vill du ändra varje instans av Smed till Smyth. Använd Byta ut funktion för detta, som du väljer med antingen rullgardinsmenyn under Hitta & ersätt eller genom att byta till Byta ut fliken från fönstret som du tog upp i det sista steget med hjälp av Hitta alternativ.

Denna metod fungerar på exakt samma sätt som Hitta sektion, förutom att det finns ett extra fält som kallas Ersätta med där du anger texten eller numret du vill ha i dess ställe. I exemplet skulle du skriva Smed i Hitta vad fält och Smyth i Ersätta med fält. Alla andra alternativ är desamma, så du kan välja att hitta en specifik term och formatera om var och en av cellerna som innehåller den, till exempel genom att använda Formatera alternativet bredvid Ersätta med fält.

Som i Hitta avsnitt kan du klicka Byta ut eller Ersätt alla att antingen ersätta varje instans i tur och ordning eller ersätta alla på en gång.

Det finns specifika Excel-funktioner utformade för att hantera olika aspekter av sökning i Excel, med Sök funktion är en av de två viktigaste. Den här funktionen är utformad för att hjälpa dig att söka efter en sträng med tecken i en specifik cell. Att lära sig grunderna i hur man använder det kan vara användbart i många situationer, speciellt när du har celler som innehåller många tecken.

De Sök funktion på Excel har tre argument i formatet SÖK(hitta_text, inom_text, [startnummer]) med hjälp av Excels terminologi. De hitta_text sektionen är där du matar in textsträngen du letar efter och inom_text sektionen är där du anger referensen för cellen som innehåller texten du vill söka efter. Detta returnerar ett nummer som talar om teckennumret där din sökterm börjar eller #VÄRDE! om det inte visas i cellen alls. Du kan använda det sista valfria argumentet [_start_num_] för att ange ett teckennummer, vilket startar sökningen på detta teckennummer och ignorerar allt före det.

Till exempel, om du sökte efter postnumret 98199 från en rad adresser för att hitta personer i kalkylarket som bodde på den specifika platsen skulle du skriva =Sök("98199", [cellreferens_]) med en referens till en specifik cell på [_cellreferens_]-platsen, så _=Search("98199", A3), till exempel. Därifrån kan du dra formeln ner i kolumnen eller över raden för att kontrollera andra celler, kom ihåg att den kommer att returnera #VÄRDE! om termen inte visas.

De Hitta funktionen i Excel fungerar ungefär som Sök funktion, men det är inte lika effektivt som att använda Hitta & ersätt alternativet om du vill söka i hela arket. Argumenten för Hitta funktioner är exakt desamma som de för Sök fungera: hitta_text, inom_text, [startnummer]. Så du använder det på samma sätt.

I föregående exempel skulle du skriva =Sök("98199",A3) för att se var postnumret visas i cell A3, om det alls gör det. Utgångarna är också desamma som för Sök fungera. Du kan skriva in den här formeln i en cell och sedan dra den för att kopiera formeln men ändra valfri cell referenser i enlighet därmed, vilket gör att du kan söka i ett kalkylblad eller en kolumn eller rad inom det efter en specifik term.

Du kanske undrar varför Sök och Hitta är separata Excel-funktioner om de har samma argument och matar ut samma grundläggande information. Det finns två viktiga skillnader mellan dessa två funktioner, och att lära dig dessa hjälper dig att avgöra vilken som är bäst att använda i varje situation.

De Sök funktionen är inte skiftlägeskänslig, men Hitta är. Om du letar efter gröntill exempel Hitta funktion returnerar inte ett värde för celler som innehåller Grön, men Sök funktion kommer. Den andra stora skillnaden mellan de två är det Sök låter dig använda jokertecken i din söksträng, vilket kan vara användbart i många situationer, men Hitta inte.

När du vill söka efter början och slutet av en specifik term men vill returnera alla resultat oavsett vad som står i mitten av söktermen, kan du använda jokertecken ? och ***** med sökfunktionen eller dialogrutan Sök och ersätt.

De ? tecken placerat i mitten av en sökterm (den hitta_text argument) talar om för Excel att inkludera den specifika termen med ett individuellt tecken i utrymmet där frågetecknet är. Om du till exempel söker s? t, du får satt eller uppsättning som resultat, men inte tillbringade, eftersom det senare alternativet har flera tecken mellan s och t.

De ****-tecken fungerar i princip på samma sätt som frågetecknet, förutom att det kan vara hur många tecken som helst i utrymmet det tar upp. Om du till exempel söker _st, _ resultat kan inkludera satt, sitta, spotta, fläck, tillbringade och någon annan kombination med s och t i början och slutet av den. Genom att använda endera jokertecken i din sökning får du alla resultat du letar efter utan att missa allt som kan vara relevant, men var försiktig med hur du använder det eftersom det också kan leda till ovidkommande resultat.

Så vad gör du när du vill söka efter ett frågetecken? Hur skulle du hindra Excel från att behandla det som ett jokertecken? Detta kan uppnås genom att skriva en tilde ~ i fältet före karaktären du söker efter. Om du till exempel ville söka efter ett frågetecken i cell A2 skulle du skriva =Sök("~?",A2) in i en tom cell.

När du letar efter en av många termer i en specifik cell, fungerar de metoder som beskrivits hittills inte om du inte skapar en separat sökning för varje enskild term. Men med hjälp av en formel är det möjligt att söka efter flera termer samtidigt, även om den här metoden tar ett tag att ställa in på rätt sätt. Denna metod involverar Sök funktion som fungerar i kombination med IsNumber funktion och SumProduct.

Även om detta inte är nödvändigt, skapar du en namngivna intervall för listan över saker du vill testa förenklar processen. Gör detta genom att ange var och en av söktermerna i närliggande celler, markera alla celler och sedan ge dem ett namn genom att skriva namnet i det övre vänstra fältet precis till vänster om formelfältet. Detta gör att du kan referera till hela listan med dess förnamn. Du kan dock även inkludera alla söktermer utan att skapa ett namngivet intervall genom att separera dem med kommatecken inuti { } fästen.

För att testa en cell, använd formeln:

=SUMMAPRODUKT(--ÄRNUMMER(SÖK([namnområde],[cell])))>0

var [namngivet intervall] ersätts med namnet på intervallet eller { } parenteser som innehåller varje separat term och [cell] ersätts av referensen för den cell du vill testa.

Formeln returnerar a SANN värde om cellen i fråga innehåller en av termerna eller FALSK om det inte gör det. Den kan dras ned för att kontrollera andra celler eftersom cellreferensen i formeln uppdateras automatiskt.

Det finns många sätt att söka i Excel, så vilket ska du använda? Svaret beror mycket på ditt syfte. Om du tittar igenom en stor lista med celler för en specifik term – och i de flesta situationer i allmänhet – Hitta & ersätt box är det enklaste och mest effektiva sättet att få ditt resultat. Men om du vill hitta en specifik term i en serie långa celler, Sök funktion är sannolikt det bästa alternativet, eftersom den inte är skiftlägeskänslig och den låter dig använda jokertecken.

Om du letar efter en av många saker i specifika celler är formeln i föregående avsnitt det mest effektiva sättet att slutföra din uppgift.