Hur man skriver ut etiketter med Word

Under mycket lång tid har Microsoft Word inkluderat mallar för utskrivbara etikettark samt för vanliga dokument som brev. Med etikettlayouter för de olika leverantörerna kan Word antingen skriva ut en enda post på en viss etikett eller producera ett helt ark med etiketter på en gång.

Om du har en lista med kontakter i din Outlook-adressbok eller ett Excel-kalkylblad eller Access-databas, kan Mail Merge importera informationen för att skapa en serie etiketter automatiskt. Alternativt kan du skapa din egen e-postlista direkt i Word under Mail Merge. Microsofts Mail Merge är inte magisk, men det kan fungera nästan så snabbt.

Uppenbarligen inkluderar Mail Merge massor av fördelar för posthus och stora företag som utför massutskick. Men det är till och med väldigt praktiskt för vanligt folk. Om du inte längre behöver lämna över varje kuvert kan din familj komma tillbaka i en anda av att skicka ut vackra (pappersbaserade) julkort varje december. Om du hjälper till att driva den lokala PTA eller en scouttrupp kan Mail Merge vara väldigt praktisk för att skicka ut flygblad.

Det finns tre dokument inblandade i en sammanslagning. När det kommer till etiketter är huvuddokumentet det du använder för att sätta upp layouten, inklusive en företagslogotyp eller din returadress på fraktetiketter, om du vill ha med dessa. Din e-postlista, som innehåller adresserna som ska skrivas ut på etiketterna, är datakällan. Dessa två dokument, tillsammans, producerar adressetiketterna. Här är ett diagram:

Det finns några oväntade "gotchas".

Om du till exempel använder Excel, Outlook eller Access som datakälla måste du följa vissa regler som kanske inte är direkt uppenbara. När du till exempel använder ett Excel-kalkylblad måste du se till att kolumnen för postnummer eller postnummer är formaterad som text så att du inte tappar några nollor.

Du kan inte heller använda dina Outlook-kontakter som din datakälla om du inte har gjort Outlook till ditt standardprogram för e-post.

Det kan vara enklare att bara använda Word som din datakälla, särskilt om du har erfarenhet av Word men inte är djupt kunnig om Microsofts andra kontorsproduktivitetsverktyg.

Så här kan du snabbt skapa och skriva ut grundläggande adressetiketter i de flesta utgåvor av Word, allt inom Word, utan att behöva gå igenom den mer tidskrävande kompletta rutinen Steg för steg Mail Merge Wizard.

I Word, gå till Arkiv-menyn. Välj Nytt dokument och sedan Tomt dokument.

på fliken Utskick, gå till gruppen Starta sammanfogning av brev och välj Starta sammanfogning av brev, Etiketter. I dialogrutan Etikettalternativ markerar du om du planerar att använda en skrivare med kontinuerlig matning eller arkmatad skrivare.

Välj sedan din etikettleverantör under Etikettinformation och det produktnummer som motsvarar etikettpaketet du kommer att använda. Tryck på OK.

Gå till Välj mottagare och välj Skriv en ny lista.

I dialogrutan Ny adresslista som visas anger du information för varje medlem i din e-postlista i varje kolumn som är lämpligt. (Vi har gjort detta nedan med en kort lista över fiktiva karaktärer.)

Använd tabbtangenten för att antingen flytta från en kolumn till nästa eller gå vidare till nästa rad i tabellen. För att skapa en ny rad i tabellen, välj Ny post eller tryck ALT+N.

En lättanvänd funktion som heter Anpassa kolumner ger dig mycket flexibilitet när det gäller informationen som ska inkluderas i dina adressetiketter. Som anges nedan kan du ta bort kolumner som titel eller adressrad 2. Du kan lika gärna ta bort telefonnummer och e-postadresser också, eftersom dessa inte vanligtvis behövs på adressetiketter i alla fall.

Även i Anpassa kolumner kan du lägga till nya kolumner, byta namn på befintliga kolumner eller ändra ordningen på kolumner i listan. När du har gjort alla ändringar du vill i kolumner väljer du OK.

När du är klar med att lägga till alla personer du vill ha till din lista klickar du på OK.

I dialogrutan Spara adresslista, ge din nya fil ett namn och välj sedan Spara.

Efter att du har lagt till alla adresser till din e-postlista kommer du i slutändan att få en lista med mottagare av e-postkoppling som ser ut ungefär så här:

Word vet inte nödvändigtvis hur du vill att dina etiketter ska utformas. I nästa steg, gå till Adressblock för att definiera var adresserna ska visas på etiketterna.

När du har valt Adressblock klickar du på OK. Word kommer att infoga adressblocket i den första adressetiketten på sidan. Därefter väljer du Uppdatera alla etiketter för att replikera adressboken på alla etiketter på sidan.

På sidan Förhandsgranskningsresultat bör du se en förhandsvisning av alla adresser på sidan.

Om allt ser upp till snus, gå till Finish & Merge för att skriva ut dina etiketter. Om du har stött på något problem, eller om du har bestämt dig för att du vill ha snyggare etiketter, gå tillbaka till Arkiv-menyn och starta ett nytt tomt dokument.

Återgå till gruppen Starta sammankoppling av brev, den här gången genom att välja guiden – den i sammankoppling av brev, naturligtvis, inte den i Dorothy's Land of Oz.