Om du driver ett litet företag är lönehantering en kostsam och tidskrävande del av verksamheten.
Bildkredit: ijeab/iStock/GettyImages
Om du driver ett litet företag är lönehantering en kostsam och tidskrävande del av verksamheten. Men tack vare tekniken behöver du inte betala en tredjepartstjänst eller investera i dyr programvara för att skapa pappersbaserade checkar. Du kan enkelt skriva ut lönecheckar från Excel, men det är viktigt att ha rätt papper och bläck för utskrift för att säkerställa att dina anställda kan sätta in sin lön.
Kontrollera utskriftsmall Excel
Det första steget om du vill skriva ut lönecheckar från Excel är att hitta en mall. Du kan enkelt hitta dessa genom en webbsökning. De grundläggande mallarna som tillhandahålls med Excel inkluderar inte kontroller, men du kan hitta användbara mallar för stödjande dokumentation som tidrapporter.
Dagens video
När du har hittat och laddat ner en checkutskriftsmall för Excel anger du information som är specifik för mottagaren och pengar som betalas ut. Du sparar checken som en PDF som du sedan kan skriva ut och distribuera till medarbetaren.
Det räcker inte att ha en PDF-mall för check-utskrift. Finansiella institutioner är noga med att förebygga bedrägerier, så du kan inte skriva ut en check på vanligt papper och lämna ut den som officiell. Om möjligt, skaffa kraven från de finansiella institutioner som dina anställda använder för att se till att dina checkar inte nekas. Dessa kan inkludera specifikationer för papper, storlek och teckensnitt.
Att hitta rätt papper
När du har använt check-utskriftsmallen i Excel och skapat checkarna i PDF-format, nästa steg är att bekräfta att papperet och bläcket du måste använda för kontroller fungerar med den skrivare du redan ha. Om inte, måste du gå och handla en ny skrivare.
När du skriver ut checken till en skrivare måste den vara på ett tyngre papper än du använder till vardagstryck. Till exempel, amerikanska banken kräver att kontroller är på papper som har följande specifikationer:
- Storlek mellan 7,75 x 2,75 tum och 8,75 x 3,667 tum
- Mellan 24 lb. och 44 lb. vikt
- Papperskorn löper horisontellt.
Den goda nyheten är att du kan köpacheck-tryckpapper som uppfyller de flesta bankkrav. Besök antingen en lokal kontorsbutik eller handla online och se till att papperet är kompatibelt med den typ av skrivare du har.
Hitta rätt bläck
Du kan inte bara köra dina kontroller genom en skrivare med vanliga bläckpatroner. Bankerna kräver Magnetisk bläckkarakterigenkänning bläck eller toner för kontroller. Om du skriver ut på en bläckstråleskrivare behöver du MICR-bläck, medan utskrift av dina checkar på en laserskrivare kräver MICR-toner.
Om du planerar att skriva ut lönecheckar från Excel bör du också vara uppmärksam på bankens krav på bläck. Med Bank of America kan du inte använda duplexläge för att skriva ut dina checkar. Om dina lönecheckar är dubbelsidiga måste baksidan skrivas ut med bläck som inte kommer från MICR. Om du utnyttjar säkerhetsfunktioner för att förhindra manipulering, såsom vattenstämplar eller kemiska tomrum, se till att din utskriftsprocess är kompatibel med destinationsbankernas regler.
